Ca Mau mengarahkan bahwa digitalisasi dokumen harus selektif dalam hal waktu dan dokumen yang perlu didigitalkan, tidak boleh didigitalkan secara massal, untuk menghindari pemborosan.

Pada sore hari tanggal 21 April 2025, Kamerad Nguyen Duc Hien, Wakil Sekretaris Tetap Komite Partai Provinsi Ca Mau, mengadakan rapat kerja dengan perwakilan pimpinan badan penasihat dan pendukung Komite Partai Provinsi, Komite Front Tanah Air, serta organisasi sosial politik tingkat provinsi, Komite Partai distrik, Komite Partai kota, dan Komite Partai yang langsung berada di bawah Komite Partai Provinsi mengenai pekerjaan pengarsipan, pengelolaan dokumen, basis data dokumen, dan digitalisasi dokumen dalam proses reorganisasi aparatur sistem politik.

Adegan pertemuan

Pada sesi kerja tersebut, para delegasi diberitahu tentang Surat Keterangan Resmi No. 64-CV/TW, tertanggal 10 April 2025 dari Sekretariat tentang pengarsipan dan pengelolaan dokumen serta basis data dokumen dalam proses penataan dan pengorganisasian aparatur sistem politik dan unit administratif di tingkat lokal; Surat Keterangan Resmi No. 14204-CV/VPTW, tertanggal 9 April 2025 dari Kantor Pusat Partai yang memandu sejumlah konten tentang digitalisasi dokumen saat menata unit administratif dan sejumlah dokumen terkait.

Perwakilan sejumlah instansi dan unit melaporkan hasil yang telah dicapai dalam pengarsipan, pengelolaan dokumen, pangkalan data dokumen, dan digitalisasi arsip instansi dan unit; sekaligus merefleksikan kesulitan dan permasalahan di bidang kepegawaian, peralatan, keuangan yang melayani pengarsipan, pengelolaan dokumen, pangkalan data dokumen, dan digitalisasi dokumen dalam proses reorganisasi aparatur.

Perwakilan Komite Inspeksi Provinsi Ca Mau melaporkan status terkini dokumen arsip di Komite Inspeksi Komite Partai Provinsi; penerapan digitalisasi dan aplikasi perangkat lunak Komite Inspeksi Pusat pada manajemen catatan di masa lalu: Dengan demikian, catatan inspeksi dan pengawasan yang disimpan di Badan telah diatur, diindeks, 5914/9396 dokumen masuk telah didigitalkan, 2700/3176 dokumen keluar telah didigitalkan (periode 2020-2025); departemen khusus memperbarui petisi dan berkas kasus ke perangkat lunak Komite Inspeksi Pusat; untuk komite inspeksi tingkat distrik, mereka mengedit dan mendigitalkan dokumen dan berkas kasus (unit 01 telah menyelesaikan pengeditan dan digitalisasi), memperbarui petisi dan berkas ke perangkat lunak Komite Inspeksi Pusat di tingkat distrik belum dilakukan, perangkat lunak tidak beroperasi secara stabil, dan beberapa tempat tidak terhubung; Pada saat yang sama, dilaporkan sejumlah kesulitan dan masalah dalam proses penyuntingan dan digitalisasi dokumen: Kurangnya pemindai dan USB yang aman untuk menyalin dokumen rahasia dan awalnya mengalami kesulitan dalam memperbarui catatan pada perangkat lunak Komite Inspeksi Pusat. " Informasi tentang organisasi partai dan anggota partai belum disinkronkan dengan basis data, yang menyebabkan kesulitan dalam memperbarui kolom kode organisasi partai dan kode anggota partai, kurangnya informasi; perangkat lunak petisi tidak memungkinkan untuk melampirkan berkas petisi ke sistem, sehingga memerlukan entri manual, yang memakan banyak waktu ... ".

Kamerad Nguyen Duc Hien, Wakil Sekretaris Tetap Komite Partai Provinsi Ca Mau , menyimpulkan: Melalui laporan tersebut, digitalisasi dokumen arsip beberapa lembaga dan unit belum memenuhi harapan; ia meminta lembaga penasihat dan pendukung Komite Partai Provinsi, lembaga, unit, dan organisasi partai langsung di bawah Komite Partai Provinsi untuk mengidentifikasi digitalisasi dokumen sebagai kebutuhan mendesak, dan memprioritaskan sumber daya untuk segera mengedit dan mendigitalkan dokumen, untuk memastikan waktu yang ditentukan sesuai arahan Komite Sentral; dan tidak menyalahkannya pada dokumen rahasia, ini atau itu, untuk menghindari keterlambatan dalam mendigitalkan dokumen. Ia menyarankan agar para pemimpin lembaga dan unit perlu bertemu untuk membahas dengan hati-hati metode, metode implementasi, waktu penyelesaian, dan kebutuhan untuk membentuk tim, merekrut lebih banyak kader dan pegawai negeri sipil, dan dengan jelas menetapkan tugas untuk bersama-sama mengedit dan mendigitalkan dokumen; Perhatikan bahwa ketika mendigitalkan, perlu untuk memilih kerangka waktu dan dokumen yang perlu didigitalkan. Jangan melakukan digitalisasi secara massal, karena jika digitalisasi selesai tetapi tidak dimanfaatkan, dibagikan, atau digunakan dalam pekerjaan, digitalisasi tersebut tidak akan efektif dan malah akan boros. Tugaskan Kantor Komite Partai Provinsi untuk memberikan arahan tentang digitalisasi dokumen, sekaligus merangkum kesulitan, permasalahan, dan usulan dari berbagai lembaga dan unit, serta melaporkannya kepada Komite Tetap Komite Partai Provinsi untuk mendapatkan arahan penghapusan dokumen tersebut, yang akan membantu organisasi, lembaga, dan unit partai untuk segera menyelesaikan penyuntingan dan digitalisasi sesuai dengan semangat dan waktu yang ditentukan.

Khanh Hung

Sumber: https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html