Ca Mau menerapkan rencana untuk mengelola, mengedit, dan mendigitalkan dokumen arsip

Sebagai implementasi Undang-Undang Kearsipan 2024 dan peraturan Pemerintah, pada 3 November 2025, Komite Rakyat Provinsi Ca Mau menerbitkan Rencana Pengelolaan Arsip, Penyusunan, dan Digitalisasi Dokumen Kearsipan di provinsi tersebut. Hal ini merupakan tugas utama untuk memodernisasi pekerjaan kearsipan, berkontribusi pada pembangunan e-government, dan mendorong transformasi digital dalam kegiatan pengelolaan negara.

Berdasarkan statistik, total volume arsip dan dokumen yang saat ini dikelola dan disimpan di Pusat Arsip Sejarah dan instansi, unit, serta wilayah di seluruh provinsi mencapai lebih dari 52.900 meter persegi. Dari jumlah tersebut, baru sekitar 1.380 meter persegi yang telah didigitalisasi. Volume dokumen yang belum disunting masih besar, sehingga memerlukan perencanaan yang komprehensif, peta jalan yang jelas, dan koordinasi yang sinkron di semua tingkatan dan sektor. Rencana ini bertujuan untuk mengelola, menyunting, menentukan nilai, dan melestarikan semua arsip secara ilmiah ; sekaligus mendigitalisasi dokumen bernilai permanen secara selektif, dengan frekuensi pemanfaatan yang tinggi, sehingga efektif dalam mendukung pengelolaan, penelusuran, dan pemanfaatan. Dalam kurun waktu 2026-2030, seluruh provinsi berencana mendigitalisasi lebih dari 19.000 meter persegi dokumen, setara dengan hampir 94 juta halaman arsip, dengan total perkiraan biaya sekitar Rp412 miliar.

Bagi Dinas Pertanian dan Lingkungan Hidup, implementasi rencana ini membawa banyak manfaat praktis. Dinas dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip khusus seperti pertanahan, lingkungan hidup, sumber daya air, kehutanan, perikanan, dll. Digitalisasi arsip membantu pengambilan informasi dengan cepat untuk keperluan inspeksi, pemeriksaan, perizinan, dan penyelesaian prosedur administrasi, sekaligus mengurangi biaya penyimpanan kertas, sehingga menjamin akurasi dan transparansi dalam pengelolaan data. Sistem data digital ini juga mendukung integrasi dengan platform transformasi digital provinsi, yang berkontribusi pada pembentukan gudang data bersama tentang sumber daya alam dan lingkungan hidup.

Pusat Rekayasa - Teknologi - Pemantauan ditugaskan oleh Departemen Pertanian dan Lingkungan Hidup untuk mengumpulkan, mengedit, dan mendigitalkan dokumen arsip.

Terbentuknya sistem data digital terpusat tidak saja memudahkan Dinas Pertanian dan Lingkungan Hidup untuk bertransisi sepenuhnya ke lingkungan kerja elektronik, tetapi juga mendukung integrasi dengan platform transformasi digital provinsi, secara bertahap membentuk gudang data bersama tentang sumber daya alam dan lingkungan, melayani pengelolaan, pembuatan kebijakan, dan pembangunan berkelanjutan di wilayah tersebut.

Sumber: https://sonnmt.camau.gov.vn/tin-hoat-dong/ca-mau-trien-khai-ke-hoach-quan-ly-chinh-ly-va-so-hoa-tai-lieu-luu-tru-290668