Tanda tangan digital: “kunci” untuk transaksi elektronik yang aman dan cepat

Tanda tangan digital adalah solusi untuk mengautentikasi dan menandatangani dokumen elektronik menggunakan enkripsi, yang memungkinkan penanda tangan teridentifikasi, memastikan integritas data dan anti-penyangkalan setelah penandatanganan. Di Vietnam, tanda tangan digital telah menjadi alat penting bagi bisnis dan individu dalam transaksi elektronik: deklarasi pajak, penerbitan faktur elektronik, penandatanganan kontrak, pengiriman catatan administrasi, transaksi perbankan, dll. Artikel ini menjelaskan konsep, jenis tanda tangan digital, kegunaan praktis, metode pendaftaran, biaya, catatan keamanan, dan rekomendasi untuk bisnis dan individu.

Apa itu tanda tangan digital dan apa nilai hukumnya?

Tanda tangan digital adalah nilai elektronik yang terkait dengan data elektronik (teks, berkas, faktur, dll.), yang dibuat menggunakan algoritma enkripsi kunci publik (PKI). Ketika sebuah dokumen ditandatangani secara digital, sistem menciptakan pasangan kunci (kunci publik dan kunci privat). Kunci privat dirahasiakan oleh penanda tangan untuk membuat tanda tangan; kunci publik digunakan untuk memverifikasi tanda tangan dan mengautentikasi keaslian serta integritas dokumen.

Secara hukum, tanda tangan digital memiliki nilai autentikasi yang sama dengan tanda tangan dan stempel tulisan tangan dalam berbagai jenis transaksi elektronik berdasarkan peraturan yang berlaku: penandatanganan dokumen, kontrak, catatan elektronik; merupakan sarana wajib/diterima dalam berbagai prosedur perpajakan, bea cukai, deklarasi, faktur elektronik, dan layanan publik daring. Oleh karena itu, tanda tangan digital membantu para pihak yang bertransaksi memiliki dasar untuk membuktikan keaslian dan menghindari sengketa tanda tangan.

Jenis-jenis tanda tangan digital yang umum

Tanda tangan digital yang dilampirkan ke perangkat (token/USB): kunci pribadi disimpan dalam perangkat token USB; saat menandatangani, perlu mencolokkan token ke perangkat dan memasukkan PIN.

Tanda tangan digital SIM PKI (tanda tangan digital pada SIM telepon): kunci pribadi yang disimpan dalam SIM pelanggan seluler; praktis untuk penandatanganan di telepon.

Tanda tangan digital berbasis cloud/tanda tangan digital elektronik (tanda tangan elektronik pada platform cloud): kunci pribadi disimpan oleh penyedia di lingkungan yang aman (HSM). Pengguna menandatangani menggunakan autentikasi multi-faktor (kata sandi + OTP/biometrik). Formulir ini semakin populer karena kemudahannya, mendukung penandatanganan cepat melalui web/seluler.

Tanda tangan digital khusus/pihak ketiga: disediakan oleh penyedia layanan sertifikasi tanda tangan digital dengan layanan manajemen dan integrasi untuk bisnis.

Aplikasi praktis — di mana tanda tangan digital dapat membantu Anda?

Nyatakan pajak, kirimkan deklarasi elektronik, cari dan tandatangani deklarasi dengan otoritas pajak.

Menerbitkan dan menandatangani faktur elektronik (wajib bagi banyak bisnis).

Menandatangani kontrak elektronik, dokumen administratif, laporan, kontrak kerja, kontrak penjualan.

Transaksi dengan instansi negara (layanan publik daring), pendaftaran bisnis, penyerahan dokumen penawaran, prosedur kepabeanan.

Transaksi perbankan elektronik: otentikasi transaksi, persetujuan transaksi besar, penandatanganan dokumen elektronik.

Tata kelola internal perusahaan: prosedur penandatanganan dan persetujuan, persetujuan pengeluaran, dokumen akuntansi, penyimpanan dokumen elektronik yang sah secara hukum.

Manfaat luar biasa dari tanda tangan digital

Hemat waktu: tanda tangani - tukar - setujui langsung di platform elektronik, tidak perlu mencetak atau mengirimkan.

Penghematan biaya: mengurangi biaya pencetakan, penyimpanan, transportasi, dan pengelolaan dokumen kertas.

Mempercepat transaksi, e-commerce: memperluas kemampuan penandatanganan jarak jauh, mempermudah transaksi lintas batas.

Keamanan & legalitas: memastikan integritas data, mengautentikasi penandatangan; dokumen yang ditandatangani secara digital dapat berfungsi sebagai saksi dalam perselisihan.

Ramah lingkungan: kurangi penggunaan kertas, hemat sumber daya.

Integrasi otomatis: mudah dihubungkan dengan ERP, CRM, perangkat lunak akuntansi, sistem faktur elektronik.

Cara mendaftar, menerbitkan, dan menggunakan tanda tangan digital (ikhtisar)

Pilih penyedia layanan sertifikasi tanda tangan digital yang tepercaya. Di Vietnam, terdapat banyak penyedia komersial yang menyediakan tanda tangan digital untuk bisnis dan individu (layanan token, SIM PKI, tanda tangan cloud). Pilih sesuai kebutuhan Anda: tanda tangan di komputer (token USB), tanda tangan di ponsel (SIM PKI), atau tanda tangan multi-platform (cloud).

Siapkan dokumen: dokumen hukum (untuk bisnis) atau kartu identitas/CCCD/paspor (untuk perorangan), informasi perwakilan, surat kuasa (jika diperlukan).

Ajukan aplikasi, verifikasi identitas: langsung di tempat penerbitan atau melalui proses KYC elektronik jika didukung oleh pemasok.

Terima perangkat atau aktifkan layanan cloud: terima token USB atau aktifkan SIM/aplikasi, terima kunci dan panduan pengguna; atur PIN/OTP.

Instal perangkat lunak/driver: instal driver token dan perangkat lunak penandatanganan atau masuk ke portal tanda tangan cloud untuk menandatangani dokumen.

Penandatanganan & penyimpanan: menandatangani dokumen dengan metode yang disyaratkan; menyimpan file tanda tangan digital dan/atau sertifikasi pada sistem penyimpanan elektronik untuk memastikan pengambilan kembali.

Biaya referensi

Enterprise: biasanya membayar biaya inisialisasi + biaya berlangganan tahunan; paket mungkin termasuk token USB atau SIM PKI atau tanda tangan cloud. Harga tergantung pada penyedia, jumlah sertifikat yang dibutuhkan, dan layanan tambahan (integrasi, dukungan).

Pribadi: tersedia paket yang lebih murah; jika menggunakan SIM PKI, dapat ditambahkan ke tagihan seluler; paket tanda tangan cloud tersedia per pengguna.

(Biaya sebenarnya bervariasi berdasarkan penyedia dan konfigurasi layanan; bisnis harus membandingkan beberapa penyedia sebelum mendaftar.)

Risiko, batasan dan tindakan pencegahan keselamatan

Hilang/Kehilangan Kunci Pribadi: Jika token USB hilang atau kartu SIM dibajak, segera kunci sertifikat untuk menghindari penyalahgunaan. Selalu jaga kerahasiaan PIN dan kode OTP Anda, dan jangan bagikan kunci pribadi Anda.

Legalitas bergantung pada kepatuhan: agar dokumen yang ditandatangani secara digital diakui secara hukum, proses penerbitan, autentikasi, dan sertifikasi harus mematuhi standar dan peraturan yang berlaku.

Catatan kompatibilitas: beberapa sistem administrasi dan perbankan memiliki persyaratan teknisnya masing-masing (format tanda tangan, waktu sertifikat, standar PKI). Sebelum membeli, periksa kompatibilitas dengan perangkat lunak/sistem yang Anda gunakan.

Pemeliharaan & pencadangan: untuk tanda tangan cloud, tanyakan kepada penyedia tentang paket pencadangan, keamanan HSM, dan SLA; untuk token USB, simpan beberapa salinan catatan penerbitan yang valid (jangan cadangkan kunci pribadi ke tempat yang tidak aman).

Pelatihan staf: kesalahan penandatanganan (menandatangani dokumen yang salah) dapat menyebabkan kerusakan; diperlukan panduan tentang prosedur penandatanganan, pengarsipan, dan pemeriksaan.

Rekomendasi untuk bisnis dan individu

Perusahaan: menilai kebutuhan penandatanganan (jumlah tanda tangan/hari, penandatanganan di perangkat seluler atau desktop, integrasi sistem), pilih jenis tanda tangan yang sesuai (token jika keamanan tinggi diperlukan; cloud jika kemudahan dan integrasi API diperlukan). Bandingkan setidaknya 3 penyedia berdasarkan keamanan, kemampuan integrasi, layanan purnajual, dan harga. Siapkan proses internal (siapa yang menandatangani, menyimpan, memverifikasi).

Pribadi: Jika Anda sering menandatangani kontrak, melaporkan pajak, atau melakukan transaksi perbankan, sebaiknya Anda memiliki tanda tangan digital (SIM PKI atau cloud) demi kenyamanan. Jaga keamanan PIN/OTP Anda dan perbarui kata sandi Anda secara berkala.

Keduanya: sebelum menandatangani kontrak besar, periksa ulang data yang akan ditandatangani; simpan dokumen asli dengan tanda tangan digital di tempat yang aman; segera kunci sertifikat jika diduga telah disusupi.

Hukum & kepatuhan: bila ragu tentang keabsahan hukum dalam kasus tertentu (sengketa, transaksi khusus), konsultasikan dengan ahli hukum untuk memastikan tanda tangan digital dan proses yang Anda gunakan memenuhi persyaratan pembuktian di pengadilan atau otoritas yang berwenang.

Menyimpulkan

Tanda tangan digital merupakan alat kunci dalam transformasi digital, yang membantu mengoptimalkan proses, mengurangi biaya, dan meningkatkan keamanan transaksi elektronik. Dengan perkembangan tanda tangan cloud dan SIM PKI, penerapan tanda tangan digital semakin praktis, cocok untuk usaha kecil dan menengah (UKM) maupun pengguna individu. Namun, untuk memaksimalkan manfaat dan meminimalkan risiko, penting untuk memilih penyedia yang bereputasi baik, mematuhi proses penerbitan/sertifikasi, dan menerapkan manajemen internal yang ketat.

Sumber: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/chu-ky-so-chia-khoa-cho-giao-dich-dien-tu-an-toan-va-nhanh-chong-168593.html