Di banyak distrik dan komune di Kota Ho Chi Minh, gambaran orang-orang yang mengantre panjang menunggu para pemimpin menandatangani setiap set dokumen resmi hampir menghilang. Sebagai gantinya, pegawai negeri sipil berwenang untuk menandatangani dan mengembalikan hasil langsung di meja resepsionis. Perubahan ini merupakan implementasi dari Resolusi 29/2025 Dewan Rakyat Kota Ho Chi Minh yang mengatur tugas dan wewenang Ketua Komite Rakyat tingkat komune yang diberi wewenang kepada pegawai negeri sipil untuk bekerja di bidang peradilan.
Memberikan wewenang lebih besar kepada pegawai negeri sipil tidak hanya membantu mempersingkat waktu pemrosesan dokumen, tetapi juga mengurangi beban kerja, menciptakan kondisi bagi para pemimpin lingkungan dan komune untuk berfokus pada pekerjaan manajemen dan membawa kepuasan bagi masyarakat dan bisnis.
Tanda tangan di tempat, orang menerima dokumen hanya dalam beberapa menit
Dengan populasi lebih dari 204.000 orang, Ba Diem adalah salah satu komune terpadat di Kota Ho Chi Minh setelah reorganisasi, sehingga volume berkas yang diproses setiap hari selalu sangat besar.
Duduk di barisan tunggu, Bapak Le Van Giau dengan hati-hati membolak-balik berkas lamarannya, sesekali melirik papan elektronik menunggu gilirannya. Ketika namanya dipanggil, beliau segera berjalan ke meja resepsionis untuk menerima salinan yang telah dilegalisasi. Petugas memeriksanya, mengonfirmasi informasi, lalu menyerahkan berkas tersebut kepada Bapak Nguyen Van Hau, Wakil Direktur Pusat Layanan Administrasi Komune, yang langsung menandatangani di meja tersebut. Beberapa menit kemudian, stempel merah tercetak di kertas, menandakan berkas telah lengkap.
“Dari saat pengajuan hingga penerimaan aplikasi, hanya butuh waktu sekitar 15 menit, terutama menunggu giliran, namun prosesnya sangat cepat” - komentar Bapak Giau.
Beberapa baris darinya, Bapak Ho Van Thanh juga datang untuk mengesahkan lamaran kerjanya. Ketika namanya dipanggil untuk menerima hasil, beliau menerima kembali lamaran yang telah dicap, dan staf membimbingnya untuk memeriksa informasi tersebut sekali lagi. "Sekarang mengurus dokumen terasa jauh lebih mudah daripada sebelumnya. Staf memberikan instruksi yang jelas, semuanya dilakukan dengan cepat, tidak perlu menunggu atau bolak-balik berkali-kali seperti sebelumnya," ujar Bapak Thanh.
Di sudut Pusat Layanan Administrasi Publik Kecamatan Tan Son Nhat, Bapak Thai Truong Vu, seorang pegawai negeri sipil di pusat tersebut, sedang memeriksa dan mengesahkan dua set dokumen lamaran kerja dan ijazah universitas untuk Bapak Le Minh (yang tinggal di Kecamatan Tan Son Nhat). "Sebelumnya, untuk proses sertifikasi, kami harus menunggu cukup lama, terkadang setelah menyerahkan dokumen, kami tidak tahu kapan pimpinan akan menandatangani. Sekarang, para pegawai negeri sipil langsung menandatangani di loket, hanya butuh waktu kurang dari 10 menit untuk menyelesaikannya," ungkap Bapak Minh.
Bapak Tran Ngoc Dang Khoa, perwakilan sebuah perusahaan di distrik Tan Son Nhat, membawa 16 set dokumen untuk disertifikasi. Beliau menjelaskan bahwa perusahaan seringkali harus melakukan prosedur penyalinan dan sertifikasi dokumen, sehingga perusahaan cukup familiar dengan proses ini. "Akhir-akhir ini, saya melihat staf bekerja sangat fleksibel, menangani berbagai hal dengan cepat sambil tetap memeriksa dengan cermat, sehingga membantu bisnis menghemat banyak waktu," ujar Bapak Khoa.
Proses cepat dan lancar
Di kelurahan Binh Dong, sejak pertengahan September, para pemimpin kelurahan telah memberi wewenang kepada Bapak Huynh Huu Liem, Wakil Direktur Pusat Layanan Administrasi Publik, untuk langsung menandatangani dan mengembalikan hasil untuk empat prosedur administratif, terutama mengesahkan salinan dari dokumen asli dan mengesahkan tanda tangan pada dokumen.
Bapak Liem mengatakan bahwa berdasarkan proses sebelumnya, PNS menerima dokumen, lalu memeriksa, membandingkan, dan menyerahkannya kepada pimpinan DPRD kecamatan untuk ditandatangani dan dikembalikan hasilnya, sehingga waktu pemrosesannya lama. Sejak diberi wewenang untuk menandatangani langsung, prosesnya jauh lebih cepat.
"Rata-rata, saya menandatangani hampir 130 dokumen setiap hari. Banyak orang hanya perlu menunggu beberapa menit untuk mendapatkan hasilnya," ujarnya, seraya menambahkan bahwa desentralisasi kekuasaan yang berani dari para pemimpin kepada bawahan tidak hanya membantu mengurangi tekanan pada bawahan, tetapi juga memberikan kepuasan bagi rakyat.
Bapak Thai Truong Vu, seorang pejabat pengadilan di Pusat Layanan Administrasi Publik Distrik Tan Son Nhat, juga diberi wewenang untuk menandatangani dan mengembalikan dokumen yang telah diaktakan dan disahkan. Setelah bertahun-tahun bekerja di Departemen Kehakiman Distrik Tan Binh (dulu), Bapak Vu memahami betul tekanan pekerjaan ini. "Dulu, ketika kami tidak diberi wewenang, semua dokumen harus diserahkan kepada pimpinan untuk ditandatangani. Ketika pimpinan sedang rapat, kami harus pergi ke ruang rapat atau menunggu, sehingga membuat orang-orang menunggu lama," kenangnya.
Sejak mendapatkan izin, Pak Vu dapat memproses dokumen orang-orang segera setelah mereka menerimanya. "Banyak orang yang sebelumnya pergi untuk sertifikasi terkejut karena sekarang prosesnya hanya butuh beberapa menit," ujarnya.
Meskipun jumlah dokumennya banyak, Tn. Vu tetap berpegang teguh pada aturan, yakni hanya mengesahkan jika ada dokumen asli yang diperbandingkan. Jika dokumen tidak memenuhi persyaratan, ia akan menjelaskan dan meminta dokumen tambahan guna menghindari kesalahan.
Di Pusat Layanan Administrasi Publik Komune Ba Diem, konter notaris menerima 200-250 dokumen setiap hari, dengan minggu-minggu puncak melebihi hampir 2.000 dokumen per minggu. Pemberian wewenang kepada para pemimpin komune untuk memberi wewenang kepada pegawai negeri sipil untuk menandatangani dan mengembalikan hasil secara langsung telah membuahkan hasil yang nyata.
Sebelumnya, sejak awal Oktober, sebagai pelaksanaan Resolusi 29/2025 Dewan Rakyat Kota Ho Chi Minh dan arahan Departemen Kehakiman, para pemimpin komune mengesahkan enam isi notaris dan sertifikasi kepada wakil direktur Pusat Layanan Administrasi Publik dan wakil kepala kantor Dewan Rakyat - Komite Rakyat komune untuk ditandatangani atas nama mereka.
Bapak Nguyen Van Hau, Wakil Direktur Pusat Layanan Administrasi Publik Komune Ba Diem, mengatakan bahwa pada hari-hari ia ditugaskan, ia hampir "terjebak" di konter fotokopi dan sertifikasi. "Sejak adanya pengaturan tanda tangan oleh para pemimpin saat bertugas, satu berkas hanya membutuhkan waktu 5-10 menit untuk diselesaikan, bukan setengah jam seperti sebelumnya. Tidak ada lagi antrian atau kemacetan," komentar Bapak Hau.
Meskipun beban kerja meningkat, Bapak Hau tetap mempertahankan semangat kerja yang berkelanjutan untuk menghindari penumpukan dokumen. Untuk kasus-kasus yang sulit atau mendesak, beliau menerima dan segera berdiskusi dengan departemen profesional untuk menyepakati arahan penanganan, membantu orang-orang memahami dengan jelas dan menghindari bolak-balik dokumen berkali-kali.
Bapak Tran Minh Tuan, Wakil Kepala Kantor Dewan Rakyat - Komite Rakyat Komune Ba Diem, yang juga berwenang menandatangani dokumen tersebut, mengatakan bahwa wewenang ini sepenuhnya wajar. Beliau memiliki pengalaman bertahun-tahun, pernah menjabat sebagai Ketua Komite Rakyat Komune sebelum pengaturan ini, sehingga penandatanganan dokumen bukanlah hal yang sulit dari segi keterampilan profesional, tetapi tantangannya terletak pada waktu. "Saya ditugaskan dua hari seminggu untuk menandatangani salinan dan mengesahkannya. Terkadang ada puluhan berkas, yang harus diklasifikasikan dan diprioritaskan sesuai tenggat waktu untuk menghindari keterlambatan bagi masyarakat," ujarnya.
Delegasikan orang yang tepat ke pekerjaan yang tepat
Berbicara dengan Hukum Kota Ho Chi Minh , Tn. Nguyen Thanh Danh, Wakil Ketua Komite Rakyat Distrik Tan Son Nhat, mengatakan bahwa sejak awal Oktober, setelah menerima instruksi dari Departemen Kehakiman, distrik tersebut telah mengeluarkan otorisasi untuk lima konten yang terkait dengan notaris dan sertifikasi kepada dua pegawai negeri sipil di Pusat Layanan Administrasi Publik.
Menurut Bapak Danh, pemilihan pejabat yang berwenang dilakukan dengan sangat cermat, memprioritaskan mereka yang langsung melayani masyarakat setiap hari, memahami proses, dan memiliki keahlian serta keterampilan yang mumpuni. "Kedua pejabat yang terpilih memiliki pekerjaan serupa di unit sebelumnya, jadi kami sepenuhnya yakin," kata Bapak Danh.
Perwakilan dari kecamatan Tan Son Nhat juga menyampaikan bahwa agar reformasi administrasi benar-benar efektif, tidak cukup hanya berhenti pada tahap perizinan saja, namun instansi dan unit juga perlu membatasi kewajiban pengesahan dokumen yang tidak diperlukan.
"Banyak tempat masih mewajibkan orang untuk membuat salinan resmi semua dokumen, padahal menurut peraturan, fotokopi dengan dokumen asli saja sudah cukup sebagai pembanding. Jika kita memanfaatkan data elektronik dan mencarinya melalui CCCD atau VNeID, ini akan menghemat banyak waktu bagi banyak orang," ujar Bapak Nguyen Thanh Danh.
Bapak Nguyen Tuan Anh, Ketua Komite Rakyat Komune Ba Diem, mengatakan bahwa penerapan mekanisme otorisasi telah menciptakan perubahan yang nyata, baik dalam mengurangi tekanan pada pimpinan maupun secara signifikan mempersingkat waktu tunggu masyarakat. Untuk memastikan efisiensi dan tanggung jawab, komune menetapkan kriteria pemilihan pejabat yang berwenang, yaitu pejabat manajemen yang berpengalaman di bidang ini.
Namun, menurut Bapak Tuan Anh, karena banyaknya dokumen, dua pejabat yang ditugaskan di instansi tersebut, yaitu Wakil Direktur Pusat Layanan Administrasi Publik dan Wakil Kepala Kantor Dewan Rakyat - Komite Rakyat komune, juga harus bekerja hampir tanpa henti sepanjang hari untuk memastikan kemajuan. "Komune kemudian memutuskan untuk menugaskan kembali, dengan merotasi ketua, dua wakil ketua, Wakil Kepala Kantor, dan Wakil Direktur Pusat, masing-masing bertugas menandatangani satu hari dalam seminggu," jelas Bapak Tuan Anh.
Ketua Komune Ba Diem juga mengatakan bahwa tekanan dalam proses sertifikasi saat ini tidak hanya berasal dari banyaknya dokumen, tetapi juga dari banyaknya lembaga dan organisasi yang masih mengharuskan orang untuk menyalin dan mengesahkan dokumen yang sebenarnya tidak diperlukan. "Saya pikir perlu untuk meninjau peraturan untuk mengurangi prosedur, menghindari pemborosan waktu dan tenaga bagi orang-orang," sarannya.
14 konten resmi
Menurut Resolusi 29/2025 Dewan Rakyat Kota Ho Chi Minh yang disahkan pada akhir Agustus, ketua Komite Rakyat di tingkat komune berwenang memberi wewenang kepada pegawai negeri sipil Komite Rakyat di tingkat komune untuk melaksanakan 14 konten di bidang peradilan.
Pada tanggal 18 Oktober, Departemen Kehakiman Kota Ho Chi Minh telah menerbitkan dokumen yang memberikan instruksi terperinci tentang pelaksanaan otorisasi. Ketua Komite Rakyat Komune, berdasarkan kebutuhan individu, organisasi, dan praktik setempat, akan mempertimbangkan dan memutuskan untuk memberikan wewenang kepada satu atau beberapa pegawai negeri sipil untuk melaksanakan tugas-tugas pengesahan salinan dari dokumen asli dan pengesahan tanda tangan.
Terkait sertifikasi kontrak dan transaksi, Ketua Komite Rakyat di tingkat komune akan mempertimbangkan dan memutuskan otorisasi bagi pegawai negeri sipil untuk melakukan sertifikasi tersebut ketika memastikan standar dan kondisi yang memadai untuk melaksanakan tugas seperti kualifikasi, kapasitas profesional, keahlian, pengalaman, kemampuan untuk terhubung ke basis data untuk melihat riwayat transaksi pegawai negeri sipil, tanggung jawab hukum, dll. Bagi daerah yang telah mengalihkan kewenangan untuk mengesahkan kontrak dan transaksi kepada organisasi notaris, otorisasi tidak dilakukan.
*****
Pemerintahan dua tingkat beroperasi lebih efektif berkat mekanisme delegasi.
Pemberian wewenang kepada pegawai negeri sipil tingkat komune untuk melaksanakan sejumlah tugas dan wewenang Ketua Komite Rakyat tingkat komune di bidang peradilan administratif menurut Resolusi 29/2025 Dewan Rakyat Kota Ho Chi Minh telah menciptakan perubahan yang jelas dalam pekerjaan otentikasi di daerah tersebut.
Wakil Direktur Departemen Kehakiman Kota Ho Chi Minh, Nguyen Thi Phuong Ngoc, mengatakan bahwa hingga saat ini, 110 daerah telah menerapkan otorisasi bagi pegawai negeri sipil untuk menandatangani dan mengesahkan salinan. Hal ini membantu mengurangi beban kerja para pemimpin Komite Rakyat tingkat komune dan mempersingkat waktu pemrosesan dokumen bagi masyarakat.
Menurut Ibu Ngoc, setelah Resolusi 29 disahkan, Departemen Kehakiman segera melakukan penelitian, mengumpulkan pendapat dari 168 daerah dan menyarankan Komite Rakyat Kota untuk mengeluarkan dokumen dengan instruksi terperinci tentang pelaksanaan otorisasi.
Departemen juga secara berkala menyelenggarakan propaganda, pelatihan, dan memberikan dukungan kepada pegawai negeri sipil setempat dalam proses implementasi. Hingga saat ini, pemerintah daerah pada dasarnya telah memahami dan menerapkan semangat Resolusi 29 dengan benar.
Para pemimpin di setiap daerah wajib, berdasarkan situasi aktual, memilih pegawai negeri sipil yang kompeten dan berkualifikasi untuk memastikan mereka melaksanakan tugas yang diberikan sesuai dengan hukum dan memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat. Selain itu, mereka wajib membentuk mekanisme pengawasan untuk segera menangani setiap permasalahan yang muncul.
Setelah dua bulan implementasi, mekanisme otorisasi ini telah berkontribusi pada peningkatan kepuasan masyarakat; pegawai negeri sipil memiliki motivasi, tanggung jawab, dan profesionalisme yang lebih tinggi dalam menjalankan tugasnya. "Otorisasi ini telah membantu mengatasi masalah penumpukan dokumen ketika para pemimpin Komite Rakyat di tingkat kecamatan menghadiri rapat atau bekerja; dokumen diproses tepat waktu, tanpa membuat masyarakat menunggu," ungkap Ibu Ngoc.
Ibu Nguyen Thi Phuong Ngoc juga mengatakan bahwa di waktu mendatang, departemen akan terus memantau dan berkoordinasi dengan instansi dan daerah untuk mengevaluasi efektivitas pelaksanaan Resolusi 29; meneliti dan mengusulkan perluasan mekanisme otorisasi di bidang yang sesuai, berkontribusi pada reformasi administrasi dan melayani masyarakat dengan lebih baik dan lebih baik lagi.
“Delegasi merupakan solusi praktis dalam reformasi prosedur administratif, yang bertujuan untuk membangun model pemerintahan kota yang dinamis dan efektif. Pemerintah daerah perlu secara proaktif mengusulkan kepada Dewan Rakyat Kota dan Komite Rakyat untuk segera mengeluarkan mekanisme dan kebijakan yang sesuai dengan kenyataan. Sebagai badan penasihat, Departemen Kehakiman akan terus mendampingi, memastikan penerapan hukum yang tepat, dan memberikan manfaat praktis bagi masyarakat,” tegas Ibu Ngoc.
LE THOA
Sumber: https://ttbc-hcm.gov.vn/cong-chuc-phuong-xa-tp-hcm-ky-sao-y-chung-thuc-giam-tai-ap-luc-1019946.html
![Transisi OCOP Dong Nai: [Pasal 3] Menghubungkan pariwisata dengan konsumsi produk OCOP](https://vphoto.vietnam.vn/thumb/402x226/vietnam/resource/IMAGE/2025/11/10/1762739199309_1324-2740-7_n-162543_981.jpeg)
Komentar (0)