Notarisasi elektronik: Perlu dorongan untuk implementasi yang efektif

Infrastruktur teknologi informasi di banyak Kantor Notaris belum memenuhi persyaratan notaris elektronik.

Belum sinkron tentang database

Mulai 1 Juli 2025, Undang-Undang Notaris 2024 (yang telah diubah) dan Keputusan 104/2025/ND-CP yang merinci sejumlah pasal dan langkah-langkah untuk menerapkan Undang-Undang Notaris resmi berlaku, yang memungkinkan pengesahan notaris secara langsung dan daring. Dengan demikian, pengesahan notaris sepenuhnya dilakukan secara elektronik, tanpa menggunakan dokumen dan menghasilkan dokumen notaris dalam bentuk elektronik.

Hampir 2 bulan kemudian, di Kantor Notaris Viet (219 Nguyen Ngoc Vu, Hanoi ), di antara sekian banyak orang yang datang untuk melakukan prosedur, tidak ada yang memilih metode notaris elektronik. Ibu Le Thu Ha, Distrik Dai Mo, Hanoi, berkata: "Hari ini saya datang ke sini untuk mengesahkan transaksi jual beli rumah. Sebenarnya, saya belum banyak mendengar tentang notaris elektronik, jadi saya memilih notaris tradisional. Mengurus dan mengurusnya sendiri lebih mudah."

Bapak Tran Van Chinh, Notaris di kantor tersebut, mengatakan bahwa bukan saja masyarakat tidak paham, bahkan para Notaris pun tidak tahu bagaimana cara melakukannya, sedangkan sarana dan prasarana kantor tidak memenuhi persyaratan.

"Kita semua memahami bahwa proses ini dilakukan secara daring. Namun, menurut peraturan baru, meskipun pengesahan notaris dilakukan secara elektronik, penandatanganan dokumen di hadapan notaris harus difoto dan disimpan dalam berkas pengesahan. Kami masih menunggu instruksi khusus mengenai prosesnya serta sedang diberikan perangkat terminal baru untuk melakukannya," tambah Bapak Chinh.

Situasi ini tidak hanya terjadi di kantor notaris, tetapi juga di kantor notaris lainnya. Menurut Bapak Tran Thai Binh , Kepala Kantor Notaris No. 3 di Hanoi, masih banyak masyarakat yang belum memahami dan siap dengan sistem notaris elektronik, terutama untuk transaksi properti.

Sementara itu, hingga saat ini, belum ada koneksi pencatatan notaris elektronik ke Portal Layanan Publik Nasional. Dokumen notaris elektronik masih "masih" berada di Kantor Notaris atau Kantor Notaris dan berada di tangan masyarakat. Oleh karena itu, perlu dikaji secara saksama agar masyarakat dapat menikmati proses elektronik yang lancar, saling terhubung, sistem yang sinkron, dan kepastian hukum.

Menurut Associate Professor, Dr. Doan Hong Nhung, Wakil Kepala Departemen Hukum Asosiasi Real Estat Vietnam (VNREA), kerangka hukum untuk notaris elektronik di Vietnam belum sepenuhnya lengkap dan konsisten, sehingga menimbulkan banyak kesulitan dalam penerapan praktis. Peraturan terkait notaris elektronik, penyimpanan, dan penggunaan dokumen digital juga belum konsisten, sehingga menyebabkan kesulitan dalam mengenali nilai hukum dari dokumen elektronik.

Sementara itu, konektivitas basis data notaris baru diterapkan secara lokal dan belum mencapai skala nasional. Jika sistem penyimpanan data tidak terstandarisasi atau terjadi kendala teknis, potensi sengketa sangat tinggi.

Baru-baru ini, Ikatan Notaris Vietnam telah mengusulkan kepada Perdana Menteri untuk mendorong implementasi konektivitas cepat basis data notaris dengan basis data yang ada terkait pertanahan, status sipil, dan sebagainya. Dengan terhubungnya basis data tersebut, dokumen notaris elektronik dapat digunakan secara efektif dan nyaman untuk prosedur lain terkait pendaftaran perubahan transaksi, perpajakan, dan sebagainya.

Keamanan informasi diperlukan.

Masalah ini tetap menjadi tantangan utama untuk notaris elektronik, terutama notaris transaksi real estat, yang mudah menjadi sasaran penjahat dunia maya, sehingga menimbulkan kekhawatiran tentang pengungkapan atau pemalsuan data.

Infrastruktur teknologi informasi di banyak Kantor Notaris masih terbatas, belum memenuhi persyaratan kecepatan, keamanan, dan kapasitas penyimpanan jangka panjang. Biaya investasi masih menjadi beban bagi banyak kantor; di saat yang sama, risiko kebocoran informasi juga tidak kecil. Koneksi dan berbagi data antara sistem kenotarisan dan basis data nasional kependudukan, pertanahan, dan perusahaan masih belum sinkron, sehingga menyebabkan kesulitan dalam verifikasi dan pembandingan informasi. Sementara itu, sumber daya manusia organisasi kenotarisan masih terbatas dan lemah dalam keterampilan teknologi untuk menghadapi tingginya risiko kejahatan siber.

Menurut Tn. Phan Duc Hieu, anggota penuh waktu Komite Ekonomi dan Keuangan Majelis Nasional, masalah keamanan dan keselamatan data tidak hanya merupakan peraturan hukum tetapi juga bergantung pada teknologi, perangkat lunak, dan banyak faktor lainnya, yang tantangan terbesarnya adalah teknologi.

Profesor Madya, Dr. Doan Hong Nhung mengatakan bahwa perlu dibangun koridor hukum yang terpadu antara peraturan perundang-undangan yang relevan, menentukan nilai hukum kontrak dan tanda tangan digital, dan mengembangkan basis data pertanahan nasional yang terhubung dengan sistem notaris, perbankan, dan perpajakan; Undang-Undang Notaris perlu diamandemen untuk mengakui notaris elektronik, autentikasi jarak jauh yang terkait dengan solusi autentikasi identitas modern seperti eKYC dan biometrik; mekanisme perlindungan data pribadi yang ketat dan sanksi yang tegas terhadap pelanggaran diperlukan agar digitalisasi kegiatan notaris dapat beroperasi secara efektif, aman, dan sebagian menggantikan notaris tradisional.

nhandan.vn

Sumber: https://baolaocai.vn/cong-chung-dien-tu-can-cu-huych-de-thuc-thi-hieu-qua-post881555.html