Mempromosikan digitalisasi catatan dan hasil penyelesaian prosedur administrasi

[iklan_1]

Digitalisasi catatan dan hasil penyelesaian prosedur administrasi (TTHC) merupakan salah satu tugas kunci dan penting dalam membangun pemerintahan digital, yang berkontribusi pada pembentukan gudang pengelolaan data elektronik organisasi dan individu secara bertahap di portal layanan publik. Dengan demikian, hal ini membantu meningkatkan efisiensi penyediaan layanan publik oleh lembaga administrasi negara, menciptakan kondisi yang paling kondusif bagi organisasi dan individu untuk melaksanakan TTHC dengan cepat dan mudah.

Petugas Departemen Perhubungan di departemen "satu atap" Pusat Layanan Administrasi Publik Provinsi mendigitalkan komponen berkas. Foto: Duong Chung

Disamping mendorong terselenggaranya layanan publik daring di seluruh prosesnya, akhir-akhir ini Kementerian Perhubungan juga aktif melakukan digitalisasi data dan hasil penyelesaian prosedur administratif guna mempercepat proses penyelesaian prosedur administratif bagi masyarakat, meningkatkan efisiensi penyelenggaraan negara, serta berkontribusi dalam membangun dan memutakhirkan data elektronik organisasi dan perorangan pada Portal Layanan Publik Provinsi.

Rata-rata, setiap hari, departemen "satu atap" Departemen Perhubungan di Pusat Layanan Administrasi Publik Provinsi menerima sekitar 140 berkas prosedur administratif, yang 100% di antaranya didigitalkan oleh petugas dan pegawai negeri sipil sesuai dengan peraturan.

Rekan Ha Thi Minh Nguyet, seorang petugas Departemen Perhubungan yang ditugaskan untuk memandu dan menerima prosedur administrasi di Pusat Layanan Administrasi Publik Provinsi, mengatakan: “Saat menerima dokumen dari organisasi dan warga negara, kami memeriksa dan memfotokopi setiap jenis dokumen, mengubahnya menjadi salinan elektronik, dan menggunakan tanda tangan digital pribadi untuk menandatangani salinan elektronik tersebut. Dokumen-dokumen tersebut kemudian diekstraksi dari data, diberi kode hasil digitalisasi, dan disimpan di gudang manajemen data elektronik.

Dengan digitalisasi catatan prosedur administratif, segera setelah menerima dan mendigitalkan catatan, petugas dapat mengirimkannya ke departemen khusus untuk melanjutkan ke langkah penanganan prosedur selanjutnya tanpa harus menunggu hingga akhir hari untuk mengembalikan dokumen seperti semula. Berkat hal ini, waktu penanganan prosedur administratif bagi organisasi dan warga negara menjadi lebih cepat. Selain itu, catatan digital juga membantu meningkatkan efisiensi manajemen, sehingga mengurangi risiko kehilangan dan kerusakan.

Untuk memastikan terlaksananya tugas digitalisasi catatan dan hasil prosedur administratif, Kementerian Perhubungan telah melengkapi diri dengan peralatan dan mesin yang memadai; seluruh staf yang memandu dan menerima catatan telah mengikuti pelatihan digitalisasi catatan. Memahami pentingnya dan manfaat digitalisasi catatan dan hasil prosedur administratif, setiap staf yang ditugaskan senantiasa berupaya melaksanakan tugasnya dengan baik.

Menyadari manfaat digitalisasi catatan dan hasil penyelesaian prosedur administratif, pada bulan Mei 2021, Komite Rakyat Provinsi menerbitkan Rencana No. 131 tentang "Digitalisasi Hasil Prosedur Administratif di Lingkungan Badan Administrasi Negara di Provinsi".

Melaksanakan arahan Komite Rakyat Provinsi, semua tingkatan, sektor, dan daerah telah segera melengkapi peralatan dan menyelenggarakan pelatihan bagi staf "satu atap" tentang digitalisasi hasil prosedur administrasi. Dalam 6 bulan pertama tahun ini, seluruh provinsi menerima lebih dari 204 ribu catatan prosedur administrasi, dengan tingkat digitalisasi catatan dan hasil prosedur administrasi mencapai 79,63%; tingkat digitalisasi catatan dengan hasil elektronik mencapai 70,95%.

Berdasarkan penilaian Portal Layanan Publik Nasional, indeks digitalisasi catatan Vinh Phuc mencapai 11,1 poin, 1,8 poin lebih tinggi dari rata-rata nasional. Meskipun hasil awal telah tercapai, tingkat digitalisasi catatan dan hasil penanganan prosedur administratif di provinsi tersebut belum mencapai target yang ditetapkan dalam Rencana No. 131 Komite Rakyat Provinsi; pemanfaatan kembali hasil digitalisasi penanganan prosedur administratif masih rendah.

Hal ini disebabkan beberapa unit dan daerah belum tegas dalam mengarahkan digitalisasi catatan dan hasil penyelesaian prosedur administrasi; perangkat pendukung digitalisasi belum terjamin, banyak unit tidak memiliki cukup tanda tangan digital, dan beberapa unit di tingkat distrik dan kelurahan belum memastikan penandatanganan digital hasil penyelesaian (hanya memindai salinan kertas). Selain itu, organisasi dan warga belum terbiasa menggunakan salinan elektronik untuk mengirimkan catatan layanan publik daring...

Untuk terus mempercepat proses digitalisasi catatan dan hasil penyelesaian prosedur administratif, baru-baru ini, Komite Rakyat Provinsi telah menerbitkan rencana pelaksanaan Proyek "Penerapan mekanisme penugasan penyedia layanan pos publik untuk memandu, menerima, mendigitalkan catatan, dan mengembalikan hasil prosedur administratif di provinsi, tahap 1".

Selain itu, provinsi mengarahkan instansi dan unit yang menerima dan menangani prosedur administratif, dan Komite Rakyat kabupaten/kota untuk secara ketat mematuhi eksploitasi dan penggunaan hasil penanganan prosedur administratif pada sistem informasi penanganan prosedur administratif provinsi, memastikan bahwa orang dan bisnis tidak perlu memberikan kembali hasil digital pada sistem.

Bersamaan dengan itu, melakukan pemutakhiran perangkat teknologi informasi dalam rangka mendukung transformasi digital dan penanganan prosedur administratif, dengan fokus pada digitalisasi komponen pencatatan dan hasil penanganan prosedur administratif; memperkuat penyelenggaraan pelatihan, pembinaan, dan pengembangan untuk meningkatkan kapasitas, keterampilan, dan kesadaran kader, aparatur sipil negara, dan pegawai negeri sipil (ASN) terhadap pelaksanaan penerimaan, penanganan prosedur administratif, serta pemanfaatan kembali hasil penanganan prosedur administratif pada Portal Pelayanan Publik Provinsi.

Memperkuat propaganda, diseminasi dan panduan bagi warga negara untuk mengajukan permohonan secara daring pada Portal Layanan Publik Provinsi agar dapat menggunakan kembali hasil prosedur administrasi digital sebelumnya.

Le Mo

[iklan_2]
Tautan sumber