Distrik Bac Giang: Menerapkan kecerdasan buatan untuk membantu orang-orang dalam menjalankan prosedur administratif

BAC NINH - Untuk mendukung masyarakat dan pelaku usaha, Pusat Layanan Administrasi Publik Kelurahan Bac Giang (Provinsi Bac Ninh) telah meluncurkan inisiatif "Penerapan kecerdasan buatan untuk mendukung penyelesaian prosedur administratif". Ini merupakan model pertama di provinsi ini yang diterapkan di tingkat kecamatan, membantu masyarakat mengakses layanan dengan cepat dan mengurangi beban kerja para pejabat dan pegawai negeri sipil.

Pada pagi hari tanggal 5 November, Ibu Than Thi Bich, yang tinggal di distrik Bac Giang , pergi ke Pusat Layanan Administrasi Publik distrik tersebut untuk melaksanakan prosedur pengesahan salinan beberapa dokumen asli guna melengkapi berkas.

Warga distrik Bac Giang belajar tentang prosedur administratif melalui asisten virtual.

Hanya dengan perintah sederhana "Halo, saya ingin melakukan prosedur pembuatan salinan resmi", Ibu Bich dipandu secara detail oleh asisten virtual mengenai prosedur yang diperlukan serta langkah-langkah yang harus diambil seperti: Menyiapkan dokumen, mengirimkan dokumen, menerima dan memeriksa dokumen...

Senada dengan itu, Bapak Nguyen Manh Linh, yang tinggal di perumahan Hau, Kecamatan Bac Giang, hanya membutuhkan waktu 2 menit untuk bertanya dan mendengarkan panduan asisten virtual mengenai prosedur permohonan akta kelahiran anaknya. Setelah selesai mengajukan permohonan, Bapak Linh bercerita: "Sebelumnya, setiap kali saya melakukan prosedur administratif, saya sering harus mencari atau meminta instruksi kepada staf. Sekarang dengan asisten virtual, saya hanya perlu menjelaskan permohonan dengan jelas. Perangkat lunak asisten virtual akan memandu saya langkah demi langkah dengan sangat rinci dan mudah dipahami, sehingga saya hanya butuh beberapa menit untuk menyelesaikannya."

Setelah menjalankan pemerintahan daerah tingkat dua, rata-rata setiap hari, Pusat Layanan Administrasi Publik Kelurahan Bac Giang menerima sekitar 600 warga yang meminta untuk menjalankan sekitar 700 prosedur administratif. Untuk memandu warga, setiap spesialis harus menghabiskan rata-rata 3-4 jam/hari untuk mendukung dan menjawab pertanyaan warga.

Untuk mengatasi keterbatasan ini, pada pertengahan Oktober 2025, Pusat Layanan Administrasi Publik Wilayah meluncurkan inisiatif "Penerapan Kecerdasan Buatan untuk Mendukung Penyelesaian Prosedur Administrasi". Oleh karena itu, model asisten virtual yang mensimulasikan gambar seorang pegawai negeri sipil muda ditempatkan tepat di pintu masuk area untuk menerima dan menyelesaikan prosedur administrasi.

Penulis inisiatif ini menguji kinerja asisten virtual.

Untuk dapat merespon permohonan, sekaligus menghubungkan data dengan Portal Layanan Publik Nasional, Pusat Layanan Administrasi Publik Wilayah secara berkala melakukan pemutakhiran dokumen petunjuk pelaksanaan prosedur administratif sesuai model pemerintahan daerah 2 tingkat, sekaligus membangun gudang data terkait 50 prosedur administratif yang kerap muncul dalam praktik.

"Sejak inisiatif ini diterapkan, waktu yang dibutuhkan spesialis untuk memandu masyarakat telah berkurang 30-40% dibandingkan sebelumnya; waktu pemrosesan setiap berkas menjadi 8-10 menit, berkurang 50% dibandingkan sebelumnya; tingkat berkas yang salah dan perlu dilengkapi telah berkurang dari 15% menjadi kurang dari 5%," ujar Giap Thi Ha Linh, seorang spesialis di Pusat Layanan Administrasi Publik Kelurahan Bac Giang, salah satu penulis inisiatif ini.

Meskipun telah mencapai hasil awal, melalui evaluasi, inisiatif "Penerapan Kecerdasan Buatan untuk Mendukung Penyelesaian Prosedur Administrasi" di Pusat Layanan Administrasi Publik Kelurahan Bac Giang masih memiliki keterbatasan, seperti: Koneksi jaringan tidak stabil, suara rendah; beberapa medan jarang muncul sehingga informasi terkait tidak beragam...

Untuk mengatasi situasi ini, Pusat Layanan Administrasi Publik Kecamatan Bac Giang berencana untuk meningkatkan dan mengatur jalur jaringan pribadi untuk asisten virtual, dan pada saat yang sama melengkapi mereka dengan layar tampilan tambahan untuk meningkatkan interaksi antara orang dan asisten.

Bapak Luong Van Huy, Wakil Direktur Pusat Layanan Administrasi Publik Kelurahan Bac Giang, sekaligus ketua inisiatif ini, mengatakan: "Sistem asisten virtual ini mendukung penyelesaian prosedur administratif berbasis infrastruktur yang tersedia, sehingga tidak memerlukan biaya investasi awal yang besar, dan cocok untuk praktik administrasi publik di tingkat akar rumput. Selain menyempurnakan perangkat lunak, kami juga meminta Pusat Layanan Administrasi Publik Provinsi untuk mengevaluasi dan mereplikasi model tersebut."

Artikel dan foto: Sy Quyet

Sumber: https://baobacninhtv.vn/phuong-bac-giang-ung-dung-tri-tue-nhan-tao-ho-tro-nguoi-dan-thuc-hien-thu-tuc-hanh-chinh-postid430407.bbg