Merampingkan struktur organisasi: Menciptakan perubahan kualitatif

Berbicara tentang perampingan aparatur sistem politik pada konferensi tanggal 1 Desember, Sekretaris Jenderal To Lam menyatakan dengan jelas, "Ini bukan sekadar masalah skala atau kuantitas, tetapi lebih mendalam lagi, perlu menciptakan perubahan kualitatif dalam operasional sistem politik." Memang, dalam konteks ilmu organisasi, tujuan terpenting perampingan adalah meningkatkan kualitas operasional aparatur. Jika tujuan ini tidak tercapai, perampingan hanya akan berujung pada penggabungan dan pemotongan anggaran. Melihat dunia, banyak negara menghadapi masalah aparatur administratif yang semakin "membengkak", rumit, dan berlapis-lapis..., sehingga kebutuhan untuk merampingkan dan meningkatkan efektivitas serta efisiensi operasional aparatur menjadi sangat mendesak. Sebagai contoh, Amerika Serikat adalah negara dengan ekonomi terdepan di dunia, tetapi kita melihat bahwa Presiden terpilih Donald Trump telah membentuk badan baru bernama "Departemen Efisiensi Pemerintah", di bawah kepemimpinan dua pengusaha Elon Musk dan Vivek Ramaswamy, untuk memangkas prosedur administratif di tingkat federal, menghapus regulasi yang tidak masuk akal, dan menghemat anggaran publik.

Delegasi yang menghadiri Konferensi Nasional menyebarluaskan dan merangkum implementasi Resolusi No. 18-NQ/TW (Foto: Hong Phong).

Di Jepang, tempat saya menempuh pendidikan, tinggal, dan bekerja selama bertahun-tahun, proses restrukturisasi dan rasionalisasi kementerian dan lembaga pemerintah pusat serta penguatan fungsi kabinet telah berlangsung sejak tahun 1999. Proses ini telah membuahkan banyak hasil penting, salah satunya adalah restrukturisasi kementerian untuk mendobrak sekat-sekat dan merampingkan aparatur, 23 organisasi setingkat menteri direstrukturisasi menjadi satu kantor (Kantor Kabinet) dan 12 organisasi setingkat menteri. Pertama kali tiba di Jepang, saat pertama kali menjalani prosedur keimigrasian untuk penduduk jangka panjang, saya harus menunggu dalam antrean panjang selama hampir dua jam. Karena terbiasa menunggu saat menggunakan layanan publik di Vietnam, antrean bukanlah hal yang terlalu mengejutkan bagi saya. Dulu saya berpikir bahwa proses ini tidak dapat dihindari, terutama di negara-negara dengan populasi lebih dari 100 juta orang. Namun, pemerintah Jepang yang hanya memiliki dua kartu termasuk Kartu Residen dan Kartu My Number mengubah pikiran saya. Setiap orang diberikan nomor identifikasi pribadi, dan sebagian besar layanan publik terintegrasi melalui kartu ini, mulai dari layanan keuangan, asuransi, hingga layanan kesehatan. Selama bertahun-tahun di Jepang, antrean terlama dan satu-satunya yang saya alami adalah ketika saya menjalani prosedur imigrasi untuk penduduk jangka panjang yang disebutkan di atas. Tidak hanya merestrukturisasi aparatur secara ketat, Jepang juga berfokus pada transformasi digital prosedur administrasi, meminimalkan langkah-langkah perantara, dan meningkatkan efisiensi kerja. Dengan keunggulannya dalam potensi ekonomi dan infrastruktur telekomunikasi, pemerintah Jepang telah aktif menerapkan teknologi informasi untuk mengurangi pekerjaan manual, mengotomatiskan proses pemrosesan dokumen, sehingga mengurangi beban kerja pegawai negeri sipil, sekaligus meningkatkan transparansi dan menghemat biaya. Selain itu, di Jepang, saya menemukan bahwa salah satu faktor penting yang membantu negara ini berkembang adalah penerapan sistem rekrutmen pegawai negeri sipil yang sangat ketat dan transparan. Ketika saya masih kuliah, setiap tahun selama periode wisuda bulan April dan Oktober, spanduk dan papan pengumuman rekrutmen pegawai negeri sipil terpasang di seluruh kampus Universitas Osaka. Lulusan baru yang direkrut ke dalam sistem administrasi harus lulus banyak ujian kompetitif yang ketat, memastikan bahwa hanya mereka yang memiliki kemampuan dan kualitas terbaik yang dapat bergabung dengan lembaga negara. Hal ini membantu mengurangi situasi perekrutan orang yang salah, sekaligus menciptakan tim pegawai negeri sipil dengan keahlian yang solid dan semangat kerja yang tinggi. Beberapa negara Eropa seperti Inggris dan Jerman juga merupakan contoh nyata dalam reformasi administrasi dan perampingan penggajian publik. Negara-negara ini tidak hanya berfokus pada pengurangan jumlah penggajian tetapi juga memperhatikan peningkatan kualitas dan kapasitas pegawai negeri sipil. Di Inggris, Pemerintah telah menerapkan strategi "Layanan Digital Pemerintah" (GDS) sejak 2011, yang bertujuan untuk mereformasi layanan publik melalui transformasi digital dan otomatisasi alur kerja. Hasilnya, Inggris menghemat lebih dari £1 miliar pada periode 2012-2017 berkat optimalisasi proses dan pengurangan prosedur administratif yang tidak perlu. Demikian pula, Jerman telah menerapkan serangkaian reformasi dalam aparatur publik untuk mengurangi tumpang tindih dan pemborosan di lembaga negara. Menurut laporan Kementerian Dalam Negeri Jerman, pada periode 2000-2010, negara tersebut telah mengurangi lebih dari 200.000 pegawai negeri sipil dengan tetap mempertahankan kualitas layanan publik, berkat optimalisasi proses dan penerapan teknologi informasi. Dari pembelajaran internasional, beberapa solusi penting dapat ditarik bagi Vietnam dalam proses perampingan aparatur dan pengurangan gaji pegawai negeri. Pertama, reformasi administrasi perlu dimulai dengan peninjauan fungsi dan tugas lembaga negara, sehingga dapat diidentifikasi secara jelas departemen dan jabatan mana yang diperlukan dan departemen mana yang dapat dikurangi atau dialihkan ke sektor swasta atau lembaga swadaya masyarakat. Kedua, dari perspektif pembangunan berkelanjutan, lembaga publik yang kuat termasuk pegawai negeri sipil yang kompeten merupakan kunci untuk mendorong pencapaian Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (TPB) pada tahun 2030 (termasuk 17 tujuan seperti pengentasan kemiskinan, pendidikan berkualitas, kesetaraan gender, dll.). Pengurangan jumlah pegawai negeri sipil secara tidak sengaja dapat mengurangi kemampuan lembaga publik untuk menyediakan layanan esensial, sehingga memperlambat implementasi TPB. Oleh karena itu, pemerintah harus memprioritaskan investasi dalam pelatihan dan pengembangan tim PNS yang berwawasan berkelanjutan, sehingga mereka dapat berkontribusi secara efektif terhadap pembangunan jangka panjang. Ketiga, perlu mendorong penerapan teknologi informasi dalam pekerjaan administrasi, mengurangi prosedur administrasi yang rumit, dan meningkatkan transparansi dalam pekerjaan. Meskipun teknologi digital dapat membantu meningkatkan produktivitas dalam penyediaan layanan publik, memenuhi persyaratan universalitas dan tidak meninggalkan siapa pun juga penting. Terakhir, prasyarat keberhasilan rencana penyederhanaan aparatur adalah peran dan kepercayaan masyarakat terhadap pemerintah. Hal ini sangat bergantung pada kepuasan masyarakat terhadap layanan administrasi, ditambah dengan transparansi aparatur publik. Lagipula, banyak prosedur administrasi publik merupakan jenis layanan, dan karena merupakan layanan, masyarakat berhak menuntut kualitas dan sikap yang tinggi.

Penulis: Pham Tam Long adalah seorang Doktor dalam Pembangunan Berkelanjutan di bidang Administrasi Bisnis di Universitas Osaka, Jepang; saat ini menjadi dosen di Sekolah Manajemen Internasional - Universitas Ritsumeikan Asia Pasifik, Jepang. Minat penelitian Dr. Pham Tam Long adalah isu-isu Manajemen Berkelanjutan dalam Perusahaan dan Manajemen Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs) Perserikatan Bangsa-Bangsa.

Dantri.com.vn

Sumber: https://dantri.com.vn/tam-diem/tinh-gon-to-chuc-bo-may-tao-su-thay-doi-ve-chat-20241202062439692.htm