Bac Ninh crea un "archivio digitale di conoscenze" al servizio dell'e-government.

DNVN - A Bac Ninh, oltre 3,6 milioni di pagine di documenti sono state convertite in formato elettronico, facilitando la ricerca di informazioni da parte di persone e organizzazioni, riducendo i tempi di elaborazione di decine di volte e contribuendo al contempo a rafforzare la sicurezza e il valore legale dei documenti.

Immagine a scopo illustrativo.

Creazione di un archivio digitale di conoscenze e preservazione del valore dei documenti.

Tra il 2022 e il 2024, il Dipartimento degli Affari Interni di Bac Ninh ha collaborato con una società di consulenza per implementare un software di gestione degli archivi elettronici. Questo software ha completato importanti funzionalità quali l'inserimento dei dati, la ricerca, il controllo degli accessi e il monitoraggio delle modifiche.

Ad oggi, sono stati digitalizzati oltre 31.300 fascicoli, equivalenti a 3,3 milioni di pagine di documenti in formato A4. Questi documenti consistono principalmente in direttive e testi amministrativi del Comitato popolare provinciale e dei suoi dipartimenti e agenzie, relativi al periodo compreso tra il 1948 e il 2014.

Ad oggi, il sistema ha dimostrato la sua efficacia pratica. In precedenza, la ricerca di un documento personale, di una decisione amministrativa o dei dati relativi al conseguimento del diploma richiedeva ore di consultazione di archivi cartacei. Ora, il sistema è in grado di fornire risultati accurati, completi e legalmente validi con poche parole chiave e in pochi minuti. La tecnologia di digitalizzazione ha ridotto i tempi di ricerca di 20-30 volte rispetto ai metodi tradizionali. Il sistema di archiviazione garantisce inoltre la sicurezza attraverso il controllo degli accessi, la gestione delle autorizzazioni degli utenti e la registrazione delle modifiche. Di conseguenza, il sistema registra una media di oltre un milione di accessi e 1.500 recuperi di documenti online all'anno.

Il progetto di trasformazione digitale nell'archiviazione documentale rappresenta un significativo passo avanti rispetto ai metodi di "archiviazione tradizionali" verso un moderno sistema di "gestione della conoscenza". Il Centro Archivistico Storico n. 1 di Bac Ninh ha creato un ecosistema di dati collegati anziché mantenere un archivio frammentato. In questo sistema, documenti come testi, risoluzioni, lettere ufficiali e atti di servizio pubblico sono etichettati e collegati in base a data, ente emittente, settore e argomento. Creando un "Archivio della Conoscenza", gli utenti possono accedere alle informazioni in contesti specifici, aprendo così la strada all'applicazione dei dati a diversi scopi, tra cui amministrazione, ricerca, istruzione , cultura e diritto, e potenziando al contempo le capacità analitiche e statistiche.

Sfide e piani di espansione per il periodo 2025-2029

Secondo il Centro per la Comunicazione Scientifica e Tecnologica, nonostante i notevoli progressi compiuti, il processo di digitalizzazione si trova ancora ad affrontare numerose sfide. Alcuni documenti risalgono a decenni fa e sono gravemente danneggiati, il che rende difficili la scansione, l'identificazione e la correzione dei dati. La mancanza di riassunti o la presenza di formati incoerenti in molti documenti comportano inoltre un carico di lavoro eccessivo e dispendioso in termini di tempo per l'elaborazione. Le attuali normative per l'approvazione, la valutazione e l'accettazione dei prodotti digitalizzati sono complesse e rallentano l'attuazione del processo. Inoltre, si verificano talvolta interruzioni temporanee nell'accesso ai dati a causa di problemi di trasmissione dai server di archiviazione del Dipartimento di Scienza e Tecnologia. Alla fine del 2020, il tasso di digitalizzazione aveva raggiunto solo circa il 75% del totale dei documenti conservati nell'archivio, mentre ogni anno continuano ad arrivare nuovi documenti.

Per ovviare a queste carenze e ampliare ulteriormente la sua portata, il Comitato Popolare della provincia di Bac Ninh ha approvato il "Progetto di digitalizzazione dei documenti presso l'Archivio Storico Provinciale, giai đoạn 2025 - 2029". Questo progetto, del valore stimato di circa 23 miliardi di VND, mira a digitalizzare ulteriori 3,8 milioni di pagine di documenti amministrativi del Comitato Popolare Provinciale e dei suoi dipartimenti e agenzie. Si tratta di un passo importante verso il completamento dell'intero archivio digitale dei dati amministrativi della provincia, avvicinandosi al modello di "e-government - e-archive - e-citizen service".

Il Dipartimento degli Affari Interni sarà l'ente capofila del progetto, coordinandosi con gli enti e le unità competenti per garantire l'accuratezza, l'integrità e la sicurezza dei dati. Il Centro Archivi Storici n. 1 di Bac Ninh selezionerà partner tecnologici affidabili, organizzerà team specializzati per la digitalizzazione e promuoverà la comunicazione per guidare i cittadini nell'accesso ai dati digitalizzati. Entro la metà del 2025, il Centro avrà completato la digitalizzazione di oltre 330.000 pagine di documenti provenienti dal Comitato Popolare Provinciale e dai Dipartimenti dell'Istruzione e della Formazione e della Scienza e della Tecnologia, creando una solida base per la fase successiva.

Dare forma alla governance intelligente

Il modello di Bac Ninh si distingue per l'integrazione di un'infrastruttura di archiviazione digitale e di un sistema di sicurezza multilivello per il controllo degli accessi. Questo sistema non solo consente un rapido recupero dei dati, ma permette anche il monitoraggio dei registri di accesso, l'individuazione di anomalie e la protezione assoluta dei dati originali. Si tratta di un fattore cruciale nel contesto della Strategia Nazionale per i Dati 2030 del governo, che richiede alle autorità locali di passare da un modello di "conservazione documentale" a un modello di "gestione del patrimonio dati".

Bac Ninh sta sviluppando un modello di archiviazione intelligente, con l'obiettivo di trasformare i dati storici in una risorsa preziosa per il futuro. Una volta digitalizzati, collegati e protetti, i documenti storici non solo serviranno a scopi amministrativi, ma forniranno anche una solida base per applicazioni di analisi, previsione, ricerca politica e didattica della storia locale.

Hien Thao

Fonte: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967