Cosa possiamo imparare dall'esperienza internazionale?

Di recente, la provincia di Khanh Hoa ha avviato un progetto pilota per un sistema di indicatori chiave di prestazione (KPI) al fine di misurare la qualità del lavoro dei suoi funzionari, dipendenti pubblici e impiegati statali.

Di recente, la provincia di Khanh Hoa ha avviato un progetto pilota per un sistema di indicatori chiave di prestazione (KPI) al fine di misurare la qualità del lavoro svolto dai suoi funzionari, dipendenti pubblici e impiegati statali. Si tratta di un passo importante per migliorare l'efficienza della gestione e la qualità dei servizi offerti dall'apparato governativo locale.

Gli indicatori chiave di prestazione (KPI, Key Performance Indicators) sono stati sviluppati negli Stati Uniti negli anni '80, ma solo nel 1992 questo metodo è stato ampiamente adottato. Da allora, i KPI sono stati applicati da molti paesi, aziende, agenzie e organizzazioni in tutto il mondo , incluso il Vietnam. Tuttavia, i set di KPI sono stati modificati per adattarsi alla dimensione, al funzionamento, agli obiettivi e ai requisiti di ciascuna organizzazione.

In che modo gli altri Paesi applicano gli indicatori chiave di prestazione (KPI) nella pubblica amministrazione ?

Negli Stati Uniti, alcune agenzie governative hanno adottato indicatori chiave di prestazione (KPI) per misurare le performance lavorative applicando i criteri del "Balanced Scorecard" (BSC).

Nella provincia di Khanh Hoa è in corso un progetto pilota per l'applicazione di indicatori chiave di prestazione (KPI) al personale, ai dipendenti pubblici e ai funzionari statali. (Immagine a scopo illustrativo)

Ad esempio, l'Ufficio per il bilancio e l'amministrazione degli Stati Uniti (OSHA) ha osservato che le agenzie federali hanno ridotto i costi amministrativi di circa il 5% nei primi due anni successivi all'implementazione della Balanced Scorecard (BSC). Le agenzie sono state in grado di allocare i bilanci in modo più efficace, con circa il 90% dei programmi governativi completati nei tempi previsti e nel rispetto degli obiettivi di bilancio (rispetto al 75% prima dell'implementazione della BSC).

Singapore è un ottimo esempio di applicazione degli indicatori chiave di prestazione (KPI) per migliorare le performance dei propri funzionari e dipendenti pubblici. Il governo di Singapore ha sviluppato un sistema di valutazione delle prestazioni basato sui KPI, denominato "Public Service Performance Framework" (Quadro di riferimento per le prestazioni dei servizi pubblici). Questo sistema include indicatori quali la qualità dei servizi pubblici, la soddisfazione dei cittadini e la capacità di rispondere in modo rapido ed efficace ai problemi. In particolare, a Singapore i KPI non valutano solo le prestazioni lavorative, ma considerano anche fattori come la creatività e l'innovazione. Ciò motiva funzionari e dipendenti pubblici a massimizzare la propria creatività e a migliorare i processi lavorativi.

In Giappone, il governo utilizza parametri come i tempi di elaborazione, la soddisfazione dei cittadini e l'efficienza della spesa pubblica per garantire trasparenza ed efficacia. Un metodo importante è il sistema PDCA (Plan - Do - Check - Act), che aiuta a monitorare e migliorare continuamente le politiche pubbliche. Ad esempio, nel settore dei trasporti, il Giappone mira a ridurre i tassi di ritardo dei treni (Plan), implementare la tecnologia di monitoraggio in tempo reale (Do), valutare i dati sui ritardi (Check) e adeguare le procedure di manutenzione o gli orari dei treni per ottimizzare l'efficienza (Act). Applicando gli indicatori chiave di prestazione (KPI) e il ciclo PDCA, il Giappone può adeguare rapidamente le politiche, migliorare l'efficienza della pubblica amministrazione e fornire servizi migliori ai propri cittadini.

Cosa può imparare Khanh Hoa dall'esperienza internazionale?

Attualmente, Khanh Hoa sta sviluppando i criteri di valutazione degli indicatori chiave di prestazione (KPI). Pertanto, le esperienze internazionali possono aiutare Khanh Hoa a creare un insieme completo, ottimizzato e pratico di strumenti per valutare e migliorare in futuro l'efficienza lavorativa di funzionari, dipendenti pubblici e impiegati statali, nonché la qualità dei servizi forniti dall'apparato amministrativo statale.

Khanh Hoa potrebbe studiare l'esperienza giapponese nell'applicazione del ciclo PDCA per monitorare e migliorare continuamente le procedure amministrative, come ad esempio la riduzione dei tempi di rilascio delle licenze commerciali.

In alternativa, potremmo creare un sistema di valutazione dei dipendenti pubblici che non si basi solo sulle prestazioni, ma che incoraggi anche la creatività sul posto di lavoro, seguendo il modello di Singapore. Inoltre, il modello statunitense Balanced Scorecard (BSC) potrebbe contribuire a ottimizzare i bilanci e garantire che i progetti pubblici vengano completati nei tempi previsti.

L'applicazione del sistema KPI per la valutazione della produttività e della capacità lavorativa dei funzionari e dei dipendenti pubblici a Khanh Hoa dimostra un forte impegno per la riforma amministrativa. Tuttavia, per essere veramente efficace, il sistema necessita di flessibilità nello sviluppo degli indicatori KPI, unita a una formazione e una supervisione rigorose, nonché all'apprendimento dalle esperienze di altri Paesi. Solo in questo modo sarà possibile migliorare la qualità del lavoro dei funzionari e dei dipendenti pubblici, promuovendo lo sviluppo sostenibile dell'amministrazione locale.

Il modello PDCA giapponese:

Il ciclo PDCA (Plan - Do - Check - Act) è un modello di gestione della qualità molto diffuso, ampiamente adottato in Giappone per migliorare le prestazioni lavorative sia nel settore pubblico che in quello privato. Si tratta di un processo iterativo progettato per aiutare le organizzazioni a migliorare continuamente l'efficienza e la qualità del servizio. Le fasi includono:

Pianificazione: Identificare il problema da risolvere, stabilire obiettivi specifici e sviluppare un piano di attuazione. Ad esempio, il governo potrebbe mirare a ridurre i tempi di elaborazione dei documenti amministrativi digitalizzando il processo di ricezione dei documenti.

Esecuzione: Attuare il piano esattamente come descritto. Quando si applica il sistema di registrazione online, le agenzie giapponesi testano il processo su un piccolo gruppo prima di estenderlo.

Verifica (Verifica, valuta): Confronta i risultati effettivi con gli obiettivi, identifica punti di forza e di debolezza. Ad esempio, dopo 3 mesi dall'implementazione della registrazione online, il governo di Tokyo ha raccolto il feedback dei cittadini per valutare i livelli di soddisfazione.

Azione (Azione di miglioramento): In base alla valutazione, adattare il processo per ottimizzarne l'efficienza. Quando si riscontrano numerosi record errati a causa di un inserimento errato delle informazioni, è necessario migliorare il sistema aggiungendo una funzione di controllo automatico degli errori.

Fonte: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html