PARLANDO FRANCAMENTE: Gli sprechi dovuti alle riunioni eccessive devono essere eliminati.

Se si sommano tutti gli incontri, quanti ce ne sono a livello nazionale ogni anno? Nessuno può dare una risposta precisa. Sappiamo solo che in molte agenzie, le agende dei funzionari e dei dipendenti pubblici sono fitte di riunioni.

In alcune località e aziende statali, i briefing mattutini sono diventati una procedura obbligatoria, anche se spesso il contenuto consiste semplicemente nell'ascoltare resoconti su questioni già documentate per iscritto. Una volta terminata la riunione, la giornata lavorativa produttiva è conclusa.

Le riunioni sono necessarie. Nessuno nega il ruolo delle riunioni nella leadership e nella gestione. Il problema, però, è che troppe riunioni, riunioni troppo lunghe e riunioni inefficaci stanno diventando una forma di spreco molto preoccupante.

Perché ci sono così tante riunioni? In primo luogo, a causa di abitudini gestionali obsolete: le riunioni si tengono ogni volta che si presenta un problema. In molte agenzie, le riunioni sono diventate una procedura operativa standard. Nuove direttive vengono discusse, nuovi documenti implementati e i ritardi affrontati attraverso riunioni di revisione. In secondo luogo, molte agenzie non hanno ancora implementato completamente la gestione orientata agli obiettivi o basata sui risultati. I compiti non sono chiaramente assegnati a singoli individui, con responsabilità e scadenze precise, quindi le riunioni sono necessarie per promemoria e follow-up. In terzo luogo, la paura di assumersi la responsabilità porta a organizzare riunioni per "condividere il rischio". Molti problemi potrebbero essere risolti rapidamente tramite la delega, ma i responsabili di unità scelgono comunque di tenere riunioni. Le grandi riunioni vengono organizzate per creare un senso di responsabilità collettiva, garantendo che, in caso di errori, l'onere sia condiviso.

Il membro permanente della Segreteria del Comitato Centrale del Partito, Tran Cam Tu, ha appena firmato e pubblicato la conclusione della Segreteria sulla revisione dei metodi di lavoro e sul miglioramento dell'efficienza del sistema politico . Secondo la Segreteria, sono stati raggiunti risultati significativi nella recente ristrutturazione e razionalizzazione dell'apparato organizzativo del sistema politico. Tuttavia, alcune questioni devono ancora essere affrontate e risolte, come l'eccessiva emissione di documenti e il numero di riunioni. Pertanto, la Segreteria richiede una riduzione di almeno il 10% del numero di riunioni annuali, limitando le riunioni non necessarie, accorciandone la durata e garantendo che gli interventi conclusivi dei leader non superino i 50 minuti. Questa direttiva dimostra che il problema dell'"eccesso di riunioni" non è più una percezione personale, ma una problematica che affligge l'intero sistema.

Una riunione che dura diverse ore, con decine, se non centinaia, di partecipanti, significa che centinaia di ore di lavoro rimangono "congelate". Nel frattempo, gran parte del contenuto potrebbe essere gestito interamente tramite documenti scritti, report elettronici o brevi scambi online.

Ancora più importante, quando i funzionari trascorrono troppo tempo in riunioni, il tempo che possono dedicare al lavoro effettivo, al lavoro sul campo e al servizio dei cittadini e delle imprese si riduce drasticamente. Il lavoro subisce ritardi, l'efficienza diminuisce e, in definitiva, è la società a pagarne le conseguenze.

Ancor più pericoloso, troppe riunioni creano un senso di compiacimento e formalità. Quando c'è un problema... c'è una riunione. Quando le responsabilità non sono chiare... c'è un'altra riunione. Quando un compito non è finito... c'è una riunione per imparare dall'esperienza.

Ridurre il numero di riunioni non significa ridurre la leadership o l'efficienza. Al contrario, è un modo per aumentare l'efficienza operativa, rispettando il tempo del personale e le risorse della società. Quando ogni riunione è attentamente pianificata, organizzata in modo efficiente, affronta direttamente il problema e porta a conclusioni chiare, il sistema funzionerà senza intoppi e il lavoro procederà secondo i tempi previsti.

È ora di essere sinceri e riconoscere che lo spreco causato da riunioni eccessive non è più un problema di poco conto. Eliminare le riunioni superflue significa di fatto eliminare una forma di spreco invisibile ma persistente. Quel tempo dovrebbe essere dedicato all'azione, alla risoluzione dei problemi e al miglioramento della vita delle persone.

Fonte: https://nld.com.vn/hop-khong-con-la-chuyen-nho-196251215220249649.htm