솔직히 말해서, 과도한 회의로 인한 낭비는 반드시 줄여야 합니다.

모두 합쳐보면 전국적으로 연간 회의가 몇 건이나 될까요? 정확한 답을 내놓을 수 있는 사람은 아무도 없습니다. 다만 많은 기관에서 공무원들의 일정이 회의로 꽉 차 있다는 사실만은 분명합니다.

일부 지역과 국영 기업에서는 아침 브리핑이 의무적인 절차가 되었지만, 그 내용은 이미 서면으로 기록된 사항에 대한 보고를 듣는 것에 그치는 경우가 많습니다. 회의가 끝나면 생산적인 업무 시간도 끝나버립니다.

회의는 필수적입니다. 리더십과 경영에서 회의의 역할을 부인하는 사람은 아무도 없습니다. 하지만 문제는 회의 횟수가 너무 많거나, 회의 시간이 너무 길거나, 비효율적인 회의가 심각한 낭비로 이어지고 있다는 점입니다.

왜 이렇게 회의가 많을까요? 첫째, 시대에 뒤떨어진 관리 방식 때문입니다. 문제가 생길 때마다 회의가 열리는 것이죠. 많은 기관에서 회의는 기본 업무 절차가 되어버렸습니다. 새로운 지침을 논의하고, 새로운 문서를 시행하고, 지연 사항을 검토 회의에서 해결합니다. 둘째, 많은 기관이 목표 지향적 또는 성과 중심적 관리를 제대로 도입하지 못했습니다. 특정 개인에게 명확한 책임과 마감일을 부여하여 업무를 배정하지 않기 때문에, 회의는 업무 진행 상황을 상기시키고 후속 조치를 취하는 데 필수적입니다. 셋째, 책임을 회피하는 심리 때문에 "위험을 분담하기 위한" 회의가 열립니다. 많은 문제는 위임을 통해 신속하게 해결할 수 있지만, 부서장들은 여전히 회의를 고집합니다. 대규모 회의는 집단적 책임감을 조성하고, 실수가 발생했을 때 책임을 분담하도록 하기 위해 개최됩니다.

당 중앙위원회 서기국 상임위원인 쩐깜뚜(Tran Cam Tu)는 최근 서기국의 업무 방식 개선 및 정치 체제 효율성 향상에 관한 결론을 발표하고 서명했습니다. 서기국에 따르면, 최근 정치 체제 조직 개편 및 효율화 과정에서 상당한 성과를 거두었지만, 문서 발행 및 회의 잦은 과잉 등 개선이 필요한 부분이 여전히 남아 있습니다. 따라서 서기국은 연례 회의 횟수를 최소 10% 감축하고, 불필요한 회의를 줄이며, 회의 시간을 단축하고, 지도자의 마무리 발언 시간을 50분 이내로 제한할 것을 요구했습니다. 이 지침은 "과도한 회의에 시달리는" 문제가 개인적인 문제가 아니라 시스템 전체에 영향을 미치는 문제임을 보여줍니다.

수십 명, 심지어 수백 명이 참석하는 몇 시간 동안 지속되는 회의는 수백 시간의 업무가 "동결"되는 것을 의미합니다. 한편, 회의 내용의 상당 부분은 서면 문서, 전자 보고서 또는 간단한 온라인 의견 교환만으로도 충분히 처리될 수 있습니다.

더욱 중요한 것은 공무원들이 회의에 너무 많은 시간을 소비하면 실제 업무, 현장 활동, 그리고 국민과 기업을 위해 봉사하는 데 할애할 수 있는 시간이 크게 줄어든다는 점입니다. 업무가 지연되고 효율성이 떨어지며, 결국 사회 전체가 그 결과를 감당하게 됩니다.

더욱 위험한 것은, 지나친 회의가 안일함과 형식주의를 조장한다는 점입니다. 문제가 생기면 회의가 열리고, 책임 소재가 불분명하면 또 다른 회의가 열립니다. 업무가 완료되지 않으면 경험을 통해 배우기 위한 회의가 열립니다.

회의 횟수를 줄이는 것이 리더십이나 효율성을 떨어뜨리는 것은 아닙니다. 오히려 직원들의 시간과 사회적 자원을 존중하면서 운영 효율성을 높이는 방법입니다. 각 회의가 신중하게 계획되고 효율적으로 구성되어 핵심 문제를 직접적으로 다루고 명확한 결론을 도출한다면, 시스템은 원활하게 작동하고 업무는 예정대로 진행될 것입니다.

이제는 서로 솔직하게 이야기하고 과도한 회의로 인한 시간 낭비가 더 이상 사소한 문제가 아니라는 점을 인정해야 할 때입니다. 불필요한 회의를 줄이는 것은 눈에 보이지 않지만 지속적인 낭비를 없애는 것과 같습니다. 그 시간은 문제 해결과 사람들의 삶의 질 향상을 위해 사용되어야 합니다.

출처: https://nld.com.vn/hop-khong-con-la-chuyen-nho-196251215220249649.htm