도시의 정치 체제를 조직하고 정리하는 데 도움이 되는 문서 및 기록 보관 업무 관리를 강화합니다.

이는 행정 문서, 즉 기관 및 조직의 귀중한 문서를 보존하고 유지하는 데 매우 중요한 시급하고 중요한 작업입니다. 동시에 이는 전환 기간 동안 경영, 방향 및 운영에 대한 상속 및 적시 서비스를 보장합니다. 이 계획은 각 기관과 단위의 업무 내용, 로드맵, 완료 시간 및 구체적인 책임을 명확하게 정의하는 목표로 수립됩니다. 이에 따라 내무부 의 2025년 3월 19일자 공식 교신 제414/BNV-VTLTNN과 시 인민위원회 위원장의 2025년 4월 2일자 지침 제06/CT-UBND를 엄격히 이행하는 것은 필수 요건이며, 국가 문서의 효과적이고 과학적인 관리를 위한 기반을 마련합니다.

시인민위원회는 각 부처, 지부, 부문, 구 및 자치구 인민위원회와 관련 기관, 조직, 노동조합이 지침 06/CT-UBND의 내용에 대한 선전, 보급 및 이해를 강화할 것을 요청합니다. 이를 통해 문서 및 보관 작업에 대한 인식과 책임감이 높아졌습니다. 특히 조직과 인력에 많은 변화가 있는 상황에서 더욱 그렇습니다.

이 계획의 핵심 내용 중 하나는 업무 내용을 담당 기관, 부서 및 개인의 기능, 업무 및 책임과 연결하고 효과적인 이행을 위해 관련 부서와 긴밀히 협력해야 한다는 요구 사항입니다. 로드맵의 각 단계는 작업 중복이나 누락을 방지하기 위해 특정 완료 시간을 가져야 합니다. 데이터베이스, 기록 및 행정 문서는 규정에 따라 검토, 분류, 완전히 문서화 및 이전되어야 하며, 특히 합병, 통합 또는 해산된 기관 및 단위의 경우 더욱 그렇습니다. 역사적 가치가 있는 문서는 법률에 따라 시립 역사 기록 보관소에 즉시 제출해야 합니다.

기구를 개편하는 과정에서 문서보관은 단순한 행정적 기술적 요구 사항이 아니라 전략적 요구 사항으로, 국가 경영의 계승을 보장하고 정치 체제 운영을 방해하지 않기 위한 것입니다. 문서, 기록, 전자 데이터 등의 전체 시스템은 엄격하게 관리되어야 하며, 기밀로 유지되어야 하며 절대적으로 안전해야 합니다.

이 계획은 또한 기관과 단위 간의 정기적인 협력의 필요성을 강조합니다. 문서 및 보관 작업에 정보 기술을 효과적으로 적용하여 디지털 환경에서 전자 문서 관리의 질을 향상시킵니다.

따라서 기관과 조직에서는 편집되지 않은 모든 문서를 검토하여 책, 신문, 잡지, 초안, 참고 자료 등 장기 보관이 필요하지 않은 문서를 먼저 제거합니다. 동시에 통계를 수집하고 미완료 작업 파일을 카탈로그화하고 문서를 완료된 문서와 미완료된 문서로 그룹화하여 정리합니다. 불완전한 기록은 별도로 수집하여 명확하게 기록해야 합니다.

디지털화된 종이 문서의 경우, 각 부서는 데이터를 저장 장치에 백업하고, 봉인한 후 전자 데이터베이스에 전달하는 업무를 담당합니다. 문서를 안전하게 보관하고 분실이나 손상되지 않도록 적절한 창고를 마련하는 것이 필요합니다.

내무부는 조직 정비가 완료되면 시인민위원회에 나머지 문서를 처리할 프로젝트를 개발하여 제출하도록 권고하고, 관련 기관과 협력하여 조직 정비 후 문서의 관리, 보관, 활용을 효과적으로 조직할 것입니다.

출처: https://haiphong.gov.vn/tin-tuc-su-kien/tang-cuong-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-phuc-vu-sap-xep-to-chuc-bo-may-he-thong-chinh-tri-tr-748626