BERCAKAP DENGAN TERJELAS: Pembaziran akibat mesyuarat yang berlebihan, semua ini mesti dikurangkan.

Mesyuarat memang perlu, tetapi mesyuarat yang terlalu banyak, terlalu lama dan tidak berkesan menjadi satu bentuk pembaziran yang serius.

Jika dijumlahkan semuanya, berapa banyak mesyuarat yang diadakan di seluruh negara setiap tahun? Tiada siapa yang dapat memberikan jawapan yang tepat. Apa yang kita tahu ialah di banyak agensi, jadual pegawai dan penjawat awam dipenuhi dengan mesyuarat.

Di sesetengah kawasan dan perusahaan milik kerajaan, taklimat pagi telah menjadi prosedur wajib, walaupun kandungannya selalunya hanya melibatkan pendengaran laporan mengenai perkara yang telah didokumenkan secara bertulis. Sebaik sahaja mesyuarat tamat, hari kerja yang produktif pun tamat.

Mesyuarat adalah perlu. Tiada siapa yang menafikan peranan mesyuarat dalam kepimpinan dan pengurusan. Tetapi masalahnya ialah terlalu banyak mesyuarat, mesyuarat yang terlalu lama, dan mesyuarat yang tidak berkesan menjadi satu bentuk pembaziran yang sangat membimbangkan.

Mengapa terdapat begitu banyak mesyuarat? Pertama, ia disebabkan oleh tabiat pengurusan yang ketinggalan zaman; mesyuarat diadakan apabila terdapat masalah. Di banyak agensi, mesyuarat telah menjadi prosedur operasi lalai. Arahan baharu dibincangkan, dokumen baharu dilaksanakan, dan kelewatan ditangani melalui mesyuarat semakan. Kedua, banyak agensi belum melaksanakan sepenuhnya pengurusan berorientasikan matlamat atau berasaskan output. Tugas tidak diberikan dengan jelas kepada individu tertentu, dengan tanggungjawab dan tarikh akhir tertentu, jadi mesyuarat diperlukan untuk peringatan dan susulan. Ketiga, ketakutan terhadap tanggungjawab membawa kepada mesyuarat untuk "berkongsi risiko." Banyak isu boleh diselesaikan dengan cepat melalui pendelegasian, tetapi pemimpin unit masih memilih untuk mengadakan mesyuarat. Mesyuarat besar diadakan untuk mewujudkan rasa tanggungjawab kolektif, memastikan bahawa apabila berlaku kesilapan, beban dikongsi.

Ahli tetap Sekretariat Jawatankuasa Pusat Parti, Tran Cam Tu baru sahaja menandatangani dan mengeluarkan kesimpulan Sekretariat mengenai pembetulan kaedah kerja dan peningkatan kecekapan sistem politik . Menurut Sekretariat, hasil yang ketara telah dicapai dalam penstrukturan semula dan penyelarasan peralatan organisasi sistem politik baru-baru ini. Walau bagaimanapun, beberapa isu masih perlu diperbetulkan dan ditangani, seperti pengeluaran dokumen dan mesyuarat yang berlebihan. Oleh itu, Sekretariat memerlukan pengurangan sekurang-kurangnya 10% dalam bilangan mesyuarat tahunan, mengehadkan mesyuarat yang tidak perlu, memendekkan masa mesyuarat, dan memastikan ucapan penutup pemimpin tidak melebihi 50 minit. Arahan ini menunjukkan bahawa "terbeban dengan mesyuarat" bukan lagi persepsi peribadi, tetapi masalah yang menjejaskan seluruh sistem.

Mesyuarat yang berlangsung selama beberapa jam, dengan berpuluh-puluh, malah ratusan, hadirin, bermakna beratus-ratus jam kerja "dibekukan." Sementara itu, kebanyakan kandungan boleh dikendalikan sepenuhnya melalui dokumen bertulis, laporan elektronik atau pertukaran dalam talian yang ringkas.

Lebih penting lagi, apabila pegawai meluangkan terlalu banyak masa dalam mesyuarat, masa yang boleh mereka dedikasikan untuk kerja sebenar, ke lapangan, dan untuk berkhidmat kepada rakyat dan perniagaan akan berkurangan dengan ketara. Kerja tertangguh, kecekapan berkurangan, dan akhirnya, masyarakat menanggung akibatnya.

Lebih berbahaya lagi, terlalu banyak mesyuarat mewujudkan rasa leka dan formaliti. Apabila ada masalah… ada mesyuarat. Apabila tanggungjawab tidak jelas… ada mesyuarat lain. Apabila tugas belum selesai… ada mesyuarat untuk belajar daripada pengalaman.

Mengurangkan mesyuarat tidak bermakna mengurangkan kepimpinan atau kecekapan. Sebaliknya, ia adalah cara untuk meningkatkan kecekapan operasi, menghormati masa kakitangan dan sumber masyarakat. Apabila setiap mesyuarat dipertimbangkan dengan teliti, dianjurkan dengan cekap, menangani isu secara langsung, dan membawa kepada kesimpulan yang jelas, sistem akan berfungsi dengan lancar dan kerja akan berjalan mengikut jadual.

Sudah tiba masanya untuk berterus terang antara satu sama lain dan mengakui bahawa pembaziran yang disebabkan oleh mesyuarat yang berlebihan bukan lagi isu kecil. Mengurangkan mesyuarat yang tidak perlu pada asasnya menghapuskan satu bentuk pembaziran yang tidak kelihatan tetapi berterusan. Masa itu harus didedikasikan untuk tindakan, menyelesaikan masalah, dan meningkatkan kehidupan orang ramai.

Sumber: https://nld.com.vn/hop-khong-con-la-chuyen-nho-196251215220249649.htm