Het toepassen van elektronische notarisatie helpt de maatschappij honderden miljarden dong te besparen

Geschat wordt dat er elk jaar ongeveer 8 miljoen notariële documenten worden bekrachtigd. De toepassing van elektronische notariële bekrachtiging kan de maatschappij honderden miljarden dong besparen aan kosten voor het opslaan en verwerken van documenten.

Bovenstaande informatie werd gegeven tijdens de workshop "De rol van digitale handtekeningen en vertrouwde diensten bij elektronische notarisatie", georganiseerd door het National Electronic Authentication Center (NEAC), het Ministerie van Wetenschap en Technologie in samenwerking met de Vietnamese Notarisvereniging op 19 september.

Platform voor het waarborgen van vertrouwen in elektronische transacties

Mevrouw To Thi Thu Huong, directeur van NEAC, merkte op: "In een tijdperk waarin data een nieuwe bron worden en digitale transacties populair worden, is het waarborgen van digitaal vertrouwen een vereiste. In Vietnam zijn digitale handtekeningen en vertrouwde diensten niet alleen technische hulpmiddelen, maar ook de basis voor het waarborgen van vertrouwen in elektronische transacties, en geven ze vorm aan de digitale economie , de digitale overheid en de digitale samenleving."

Volgens mevrouw Huong werd de workshop gehouden in het kader van de wet op notarisatie, die een juridische corridor creëert voor elektronische notarisatie en het onlangs uitgevaardigde Decreet 23/2025/ND-CP van de regering inzake elektronische handtekeningen en vertrouwde diensten, die een volledig juridisch kader biedt voor vertrouwde diensten (digitale handtekeningen, authenticatie van gegevensberichten, tijdstempeling, beveiligde diensten voor het verzenden en ontvangen van gegevens...).

Deze regelgeving vormt een belangrijke brug naar een juridisch fundament voor een effectieve elektronische notarisatie, zodat alle elektronisch notariële documenten dezelfde juridische waarde hebben als papieren documenten.

Mevrouw To Thi Thu Huong - directeur van het Nationaal Centrum voor Elektronische Authenticatie (NEAC). (Foto: PV/Vietnam+)

Volgens de Wet op Elektronische Transacties uit 2023 is een digitale handtekening een elektronische handtekening die gebruikmaakt van een asymmetrisch sleutelalgoritme om de ondertekenaar te authenticeren en de acceptatie van de ondertekende inhoud door de ondertekenaar te bevestigen. Een digitale handtekening garandeert authenticiteit, integriteit en onweerlegbaarheid. De Wet op Elektronische Transacties bevestigt dat een digitale handtekening dezelfde juridische waarde heeft als een handgeschreven handtekening in traditionele transacties, en de Wet op Notarisatie uit 2024 bepaalt dat een elektronisch notarieel document geldig is vanaf het moment dat het is ondertekend met de digitale handtekening van een notaris en de digitale handtekening van een notarispraktijk.

Naarmate elektronische transacties populairder worden, worden ook gerelateerde diensten geïntroduceerd, waaronder trustdiensten. De Wet op Elektronische Transacties bepaalt drie soorten trustdiensten, waaronder: tijdstempeldiensten; authenticatiediensten voor databerichten; en authenticatiediensten voor openbare digitale handtekeningen.

Besluit nr. 23/2025/ND-CP bevat gedetailleerde en specifieke voorschriften over vertrouwde diensten, inclusief voorwaarden waaraan moet worden voldaan met betrekking tot personeelszaken, technologie, financiën, enz. als bedrijven zaken willen doen in dit soort diensten.

Voor elektronische notariële dienstverlening is een betrouwbare service een effectief hulpmiddel waarmee notarissen en notarisorganisaties hun bedrijfsprocessen kunnen vereenvoudigen, traditionele notariële transacties geleidelijk kunnen omzetten van de fysieke omgeving naar de digitale omgeving en de efficiëntie van elektronische notariële activiteiten kunnen verbeteren.

Deskundigen zeggen dat de voordelen van elektronische notariële bekrachtiging voor mens en maatschappij vooral tijd- en kostenbesparing zijn. Mensen kunnen sommige documenten online thuis laten bekrachtigen, in plaats van meerdere keren naar de notaris te moeten. Elektronische akten worden snel verwerkt en notariële akten kunnen vrijwel direct na digitale ondertekening door de notaris worden afgegeven.

Bovendien verhoogt elektronische notariële bekrachtiging de veiligheid en transparantie. Elk elektronisch notarieel document is voorzien van een digitale handtekening en tijdstempel, die online kunnen worden gecontroleerd op authenticiteit. Documenten worden elektronisch opgeslagen, waardoor het risico op verlies, beschadiging of vervalsing wordt vermeden.

Elektronische notarisatie is ook verbonden met vele andere openbare diensten en elektronische transacties. Elektronische notariële documenten kunnen direct worden gebruikt bij bedrijfsregistratieprocedures, vastgoedtransacties, bankzaken, enz. zonder dat er extra papieren kopieën hoeven te worden ingediend. Dit vermindert duplicatie en creëert maximaal gemak voor mensen.

Op weg naar een synchrone implementatie van elektronische notariële akten

Als nationale aanbieder van elektronische certificatiediensten (RootCA) begeleidt NEAC relevante instanties en eenheden bij de implementatie van elektronische notarisatie.

De vertegenwoordiger van NEAC bevestigde dat het zal samenwerken met relevante afdelingen van het Ministerie van Justitie en de Vietnamese Notarisvereniging om de kennis en vaardigheden van notarissen in het gebruik van digitale handtekeningen te verspreiden, te trainen en te verbeteren, en zo een technische en juridische basis te creëren voor de implementatie van elektronische notariële akten. Tegelijkertijd is het Nationaal Centrum voor Elektronische Authenticatie verantwoordelijk voor het verspreiden en begeleiden van mensen over de voordelen van digitale handtekeningen en betrouwbare diensten, en het stimuleren van het gebruik van persoonlijke digitale handtekeningen om de digitale economie en de digitale samenleving te bevorderen. Het doel is dat 50% van de volwassenen tegen eind 2025 een digitale handtekening heeft.

Afgevaardigden die de workshop bijwonen. (Foto: PV/Vietnam+)

Naast de beleidsinhoud namen de deelnemers aan de workshop ook rechtstreeks deel aan discussies. Ze luisterden naar de presentaties van vertegenwoordigers van organisaties die certificeringsdiensten voor digitale handtekeningen (CA) aanbieden. Ze introduceerden technische oplossingen, deelden ervaringen met implementatie en gaven notarissen instructies over het registreren en gebruiken van digitale handtekeningen en vertrouwde diensten op het gebied van elektronische notariële akten. Zo kregen notarissen toegang tot de technologie die ze in hun dagelijkse werk kunnen gebruiken.

De afgevaardigden waren het erover eens dat de implementatie van elektronische notariële bekrachtiging om procedures te vereenvoudigen, een fundamenteel juridisch kader heeft. In de nabije toekomst is bevestigd dat digitale handtekeningen en vertrouwde diensten juridische waarde hebben en in principe voldoen aan de behoeften van mensen en bedrijven, waardoor mensen tijd besparen en papierwerk verminderen.

In de volgende fase is het noodzakelijk om de implementatie van elektronische notarisatie te versnellen en het wettelijk kader in te zetten waar nodig om te voldoen aan het digitale transformatiebeleid van de Partij en de Staat. Hiermee wordt tegemoetgekomen aan de behoeften van de maatschappij en kan er niet worden gewacht tot alle regelgeving volledig is afgerond voordat er kan worden begonnen.

(Vietnam+)

Bron: https://www.vietnamplus.vn/app-dung-cong-chung-dien-tu-giup-tieu-kiem-cho-xa-hoi-hang-tram-ty-dong-post1062857.vnp