De rol van digitale handtekeningen en vertrouwde diensten bij elektronische notarisatie

Geschat wordt dat de toepassing van elektronische notariële bekrachtiging de maatschappij honderden miljarden dong kan besparen op de kosten voor het opslaan en verwerken van documenten, aangezien er elk jaar ongeveer 8 miljoen notariële documenten worden bekrachtigd.

Overzicht van de conferentie.

Op 19 september 2025 organiseerde het Nationaal Centrum voor Elektronische Authenticatie (NEAC), het Ministerie van Wetenschap en Technologie , in samenwerking met de Vietnamese Notarisvereniging, in Hanoi de workshop "De rol van digitale handtekeningen en vertrouwde diensten bij elektronische notarisatie".

De workshop is een forum voor managementbureaus, de Vietnamese Notarisvereniging, notaristeams in het hele land en bedrijven die betrouwbare diensten leveren om ervaringen uit te wisselen en te delen, en zo bij te dragen aan de bevordering van de toepassing van digitale handtekeningen en betrouwbare diensten in notariële activiteiten. Dit vormt een belangrijke basis voor de gelijktijdige implementatie van elektronische notariële akten nadat de (gewijzigde) Notariswet officieel van kracht wordt op 1 juli 2025.

Mevrouw To Thi Thu Huong, directeur van NEAC, hield de openingstoespraak tijdens de workshop.

In haar openingstoespraak merkte mevrouw To Thi Thu Huong, directeur van NEAC, het volgende op: "In een tijdperk waarin data een nieuwe bron worden en digitale transacties populair worden, is het waarborgen van digitaal vertrouwen een vereiste. In Vietnam beschouwen we digitale handtekeningen en vertrouwde diensten niet alleen als technische hulpmiddelen, maar ook als de basis voor het waarborgen van vertrouwen in elektronische transacties, waarmee we de digitale economie , de digitale overheid en de digitale samenleving vormgeven."

De workshop vond plaats in het kader van Besluit 23/2025/ND-CP over elektronische handtekeningen en vertrouwde diensten, dat onlangs door de overheid is uitgevaardigd. Het besluit biedt een alomvattend juridisch kader voor vertrouwde diensten zoals digitale handtekeningen, authenticatie van gegevensberichten, tijdstempeling, beveiligde verzending en ontvangst van gegevens, enz. Dit vormt een belangrijke brug die ervoor zorgt dat elektronische notariële documenten dezelfde juridische waarde hebben als papieren documenten.

Mevrouw Nguyen Thi Tho, uitvoerend vicevoorzitter van de Vietnamese notarisvereniging, sprak tijdens de workshop.

Tijdens de workshop bevestigde mevrouw Nguyen Thi Tho, uitvoerend vicevoorzitter van de Vietnamese Notarisvereniging, dat coördinatie met NEAC noodzakelijk is om elektronische notariële akten in de praktijk te brengen: "De vereniging zal NEAC ondersteunen bij het promoten, opleiden en begeleiden van notarissen bij het gebruik van nieuwe technologie, om zo de kwaliteit van de dienstverlening en de legitieme rechten van de burgers te waarborgen."

Digitale handtekening en betrouwbare service, de belangrijke basis van elektronische notarisatie

Vertegenwoordigers van NEAC hebben de concepten van digitale handtekeningen, vertrouwde diensten, bevestiging van juridische waarde en de rol van deze diensten bij elektronische notariële activiteiten helder geanalyseerd.

Volgens de Wet op Elektronische Transacties uit 2023 is een digitale handtekening een elektronische handtekening die is gemaakt met behulp van een asymmetrisch sleutelalgoritme om de ondertekenaar te authenticeren en de goedkeuring van de ondertekenaar van de ondertekende inhoud aan te tonen. Een digitale handtekening garandeert authenticiteit, integriteit en onweerlegbaarheid. Daarom bevestigt de Wet op Elektronische Transacties dat een digitale handtekening dezelfde juridische waarde heeft als een handgeschreven handtekening in traditionele transacties. Tegelijkertijd bepaalt de Wet op Notarisatie uit 2024 duidelijk dat een elektronisch notarieel document geldig is vanaf het moment dat het is ondertekend met de digitale handtekening van een notaris en een notarispraktijk. Naarmate elektronische transacties populairder worden, zijn er ook veel soorten gerelateerde diensten ontstaan, waaronder vertrouwde diensten. De Wet op Elektronische Transacties bepaalt drie soorten vertrouwde diensten, waaronder: Tijdstempeldienst: een dienst om tijdinformatie aan databerichten te koppelen; Authenticatiedienst voor databerichten: omvat de dienst voor het opslaan en bevestigen van de integriteit van databerichten; dienst voor het verzenden en ontvangen van beveiligde databerichten; Authenticatiedienst voor openbare digitale handtekeningen: is een dienst voor het authenticeren van digitale handtekeningen bij openbare activiteiten.

Besluit nr. 23/2025/ND-CP bevat gedetailleerde voorschriften over personeelszaken, technologie en financiën... voor bedrijven die trustdiensten willen verlenen. Op het gebied van elektronische notarisatie zijn trustdiensten een effectief instrument dat notarissen en notarisorganisaties helpt bedrijfsprocessen te vereenvoudigen, traditionele transacties geleidelijk van fysieke naar digitale omgevingen te converteren en de efficiëntie van elektronische notariële activiteiten te verbeteren. Praktische voordelen van elektronische notarisatie

Tijdens de workshop kwamen de deelnemers overeen dat de implementatie van elektronische notariële akten een uitbreidingsroute zou moeten volgen, waarbij technologie zal worden gebruikt om administratieve procedures te vereenvoudigen. Ten eerste bespaart elektronische notariële akten tijd en kosten. Mensen kunnen sommige soorten documenten online thuis laten notariseren, in plaats van meerdere keren naar het notariskantoor te moeten gaan. Elektronische akten worden snel verwerkt en notariële akten kunnen vrijwel direct na digitale ondertekening door de notaris worden afgegeven.

Ten tweede verhoogt elektronische notariële bekrachtiging de veiligheid en transparantie. Elk elektronisch notarieel document gaat vergezeld van een digitale handtekening en tijdstempel, die online kunnen worden gecontroleerd op authenticiteit. Documenten worden elektronisch opgeslagen, waardoor het risico op verlies, beschadiging of vervalsing wordt vermeden.

Ten derde is elektronische notarisatie verbonden met vele andere openbare diensten en elektronische transacties. Elektronische notariële documenten kunnen direct worden gebruikt bij bedrijfsregistratieprocedures, onroerendgoedtransacties, bankzaken, enz. zonder dat er extra papieren kopieën hoeven te worden ingediend. Dit vermindert duplicatie en creëert maximaal gemak voor mensen.

Geschat wordt dat de implementatie van elektronische notariële bekrachtiging de maatschappij honderden miljarden dong aan kosten voor het opslaan en verwerken van documenten kan besparen, aangezien er elk jaar ongeveer 8 miljoen notariële documenten worden bekrachtigd.

Naast de beleidsinhoud kregen de deelnemers ook de gelegenheid om rechtstreeks met elkaar in gesprek te gaan en te luisteren naar vertegenwoordigers van organisaties die openbare certificeringsdiensten voor digitale handtekeningen (CA) aanbieden. Zij presenteerden technische oplossingen, deelden ervaringen met implementatie en gaven notarissen instructies over het registreren en gebruiken van digitale handtekeningen en vertrouwde diensten op het gebied van elektronische notariële akten. Zo kregen notarissen toegang tot de technologie die zij in hun dagelijkse werk kunnen toepassen.

Tijdens de workshop waren de deelnemers het erover eens dat de implementatie van elektronische notariële akten moet plaatsvinden volgens een uitbreidingsroutekaart, waarbij technologie een sleutelrol speelt bij het vereenvoudigen van administratieve procedures.

In de nabije toekomst kunnen veel eenvoudige transacties online worden uitgevoerd met digitale handtekeningen en betrouwbare diensten, waardoor mensen tijd besparen en minder papierwerk hoeven te doen. In de volgende fase, wanneer de technische infrastructuur, bedrijfsprocessen en digitale vaardigheden van notarissen worden verbeterd, zal het toepassingsgebied ook worden uitgebreid naar complexere contracten en transacties zoals onroerend goed, erfrecht en hypotheken. Deze aanpak creëert niet alleen gunstige voorwaarden voor mensen, maar waarborgt ook de juridische veiligheid en verhoogt de transparantie in alle transacties.

Centrum voor Wetenschap en Technologie Communicatie

Bron: https://mst.gov.vn/vai-tro-cua-chu-ky-so-va-dich-vu-tin-cay-trong-cong-chung-dien-tu-19725091916130271.htm