Elektronische notarisatie creëert een nieuwe ontwikkeling in digitale handtekeningen

Ontwikkeling van digitale handtekening

Mevrouw To Thi Thu Huong, directeur van het Nationaal Centrum voor Elektronische Authenticatie (NEAC), zei: "Wanneer we nu naar een tankstation of winkel gaan, zien we elektronische factuurdiensten en digitale handtekeningen. De Belastingdienst heeft digitale handtekeningen in elektronische facturen verwerkt; er zijn meer dan 8 miljard elektronische facturen uitgegeven, wat betekent dat er 8 miljard digitale handtekeningen zijn geïntegreerd. Ook de bankensector heeft het afgelopen jaar op grote schaal gebruikgemaakt van digitale handtekeningen...".

Fotobijschrift — Mensen komen voor certificeringsprocedures (notariële bekrachtiging) naar de wijk Hon Gai ( Quang Ninh ).

Mevrouw To Thi Thu Huong meldde dat in de eerste acht maanden van 2025 het aantal uitgegeven digitale handtekeningcertificaten bijna het dubbele was van het totale aantal voorgaande perioden. Concreet bedroeg het aantal uitgegeven digitale handtekeningcertificaten eind december 2024 11 miljoen, en in augustus 2025 was dit aantal gestegen tot 22 miljoen, een stijging van 100%. Dit toont aan dat de tool voor elektronische transacties zich razendsnel ontwikkelt.

Mobiele technologie bestaat al sinds 1993 en het zal ongeveer 15-17 jaar duren om 100% van de bevolking te bereiken. Vietnam heeft momenteel 140 miljoen abonnees op 100 miljoen mensen, wat een penetratiegraad van meer dan 100% oplevert. De technologie voor digitale handtekeningen op afstand wordt pas sinds 2021 gebruikt; na vier jaar implementatie laat de groei in 2025 een groot potentieel zien. "Met de huidige groei verwachten we dat over ongeveer tien jaar 100% van de Vietnamezen over een digitaal handtekeningcertificaat beschikt", aldus mevrouw To Thi Thu Huong.

Digitale handtekeningen en vertrouwde diensten worden beschouwd als de basis voor het waarborgen van vertrouwen in elektronische transacties. De inzet van digitale infrastructuur wordt aangemerkt als een van de speerpunten van het Ministerie van Wetenschap en Technologie . Digitale infrastructuur moet een stap voor zijn.

In een tijdperk waarin data de nieuwe bron wordt en digitale transacties populair worden, is het waarborgen van digitaal vertrouwen een vereiste. In Vietnam stelt NEAC vast dat digitale handtekeningen en vertrouwde diensten niet alleen technische hulpmiddelen zijn, maar ook de basis vormen voor het waarborgen van vertrouwen in elektronische transacties, en daarmee de digitale economie , de digitale overheid en de digitale samenleving vormgeven.

Bespaar geld door over te stappen op elektronische notarisatie

De vertegenwoordiger van NEAC gaf aan dat momenteel 100% van de organisaties digitale handtekeningcertificaten heeft voor financiële en boekhoudkundige werkzaamheden. Het aantal persoonlijke digitale handtekeningen is echter nog beperkt. De toepassing van elektronische notariële bekrachtiging zal naar verwachting aanzienlijke economische voordelen opleveren. Met ongeveer 8 miljoen verwerkte notariële akten per jaar kan de overstap naar elektronische bekrachtiging honderden miljarden VND besparen op de kosten voor het opslaan en verwerken van documenten. Tegelijkertijd zal de implementatie van handtekeningen bijdragen aan het verhogen van het aantal online administratieve procedures dat gemeenten implementeren.

Mevrouw Nguyen Thi Tho, Executive Vice President van de Vietnamese Notarisvereniging, zei: "De trend van digitale transformatie wordt steeds duidelijker. Momenteel wordt de dataconnectiviteit tussen de verschillende vakgebieden geleidelijk voltooid. Het notariaat kan niet buiten de boot vallen. De vereniging zal NEAC begeleiden bij het promoten, opleiden en begeleiden van notarissen bij het gebruik van nieuwe technologie en het gebruik van digitale handtekeningen in elektronische notariële processen."

De Notariswet van 2024 heeft een wettelijk kader gecreëerd voor elektronische notariële bekrachtiging. Elektronische notariële documenten zijn van kracht vanaf het moment dat ze zijn ondertekend met de digitale handtekening van de notaris en de organisatie van het notariaat. Daarnaast bevat Besluit nr. 23/2025/ND-CP gedetailleerde en specifieke regels voor vertrouwensdiensten, inclusief voorwaarden waaraan moet worden voldaan met betrekking tot personeelszaken, technologie, financiën, enz.

Een vertegenwoordiger van NEAC gaf aan dat meer dan een jaar geleden, bij de implementatie van digitale handtekeningen in elektronische transacties in de banksector, veel afdelingen in deze sector ook veel zorgen hadden, met name over digitale handtekeningen. De grootste zorg is de juridische waarde van digitale handtekeningen, die in traditionele transacties gelijkwaardig is aan handgeschreven handtekeningen. Tot nu toe heeft het aantal nieuw ontwikkelde certificaten voor digitale handtekeningen vooral betrekking op geïntegreerde transacties van banken.

Volgens mevrouw Nguyen Thi Tho zijn er veel uitdagingen om elektronische notarisatie succesvol te implementeren. Zo moet het juridisch mechanisme voortdurend worden verbeterd en afgestemd op de Wet op de notariële akten van 2024, de Wet op elektronische transacties van 2023 en gerelateerde documenten. De technische infrastructuur moet zorgen voor een hoog niveau van informatiebeveiliging en netwerkbeveiliging. Ook moet er aandacht zijn voor de toegang tot technologie en consensus tussen notarissen en notarisorganisaties in het hele land.

Bij het analyseren van de bestaande problemen en moeilijkheden bij de digitale transformatie van notariële akten en de implementatie van elektronische notariële akten merkte de heer Dao Duy An, secretaris-generaal van de Vietnamese notariële vereniging, op dat het wettelijk kader weliswaar beschikbaar is, maar dat dit niet echt compleet en synchroon is. Ook de technologische infrastructuur en database zijn niet synchroon en de kwestie van beveiligingstechnologie en technische normen kent veel beperkingen.

Bovendien zijn veel notarissen en kantoorpersoneel niet vertrouwd met het gebruik van digitale platforms; ze zijn bang voor juridische risico's bij online notariële akten. De mentaliteit van "een roodgestempeld papieren exemplaar vasthouden" is nog steeds aanwezig onder mensen en bedrijven.

Volgens de heer Dao Duy An is het, met betrekking tot oplossingen voor de digitale transformatie van notariële akten, noodzakelijk om het juridisch kader te blijven perfectioneren en de bevoegdheid en procedures voor de omzetting tussen elektronisch notariële akten en papieren documenten duidelijk te definiëren. Het opzetten van een gecentraliseerde of uniforme landelijke notariële database met gemeenschappelijke datastandaarden en een strak synchronisatieproces is noodzakelijk.

Ondertussen stelde de heer Pham Anh Tien, vertegenwoordiger van het notariskantoor Hoang Trung Thanh (provincie Thanh Hoa), voor om de propaganda, begeleiding, training en popularisering van elektronische notariële bekrachtiging in de komende tijd te versterken. Tegelijkertijd moeten er binnenkort regels komen voor het ontvangen van elektronische databerichten, zodat er geen extra papieren documenten nodig zijn wanneer er elektronische datadocumenten zijn met de volledige waarde van betrouwbare diensten.

Wat betreft de oriëntatie, helpt elektronische notariële bekrachtiging mensen tijd en geld te besparen, omdat ze sommige soorten documenten thuis online kunnen laten notariseren. Elektronische documenten worden snel verwerkt en notariële documenten kunnen vrijwel direct na digitale ondertekening door de notaris worden afgegeven. Bovendien verhoogt elektronische notariële bekrachtiging de veiligheid en transparantie, waardoor het risico op verlies, beschadiging of vervalsing wordt vermeden. Tegelijkertijd is elektronische notariële bekrachtiging ook verbonden met vele andere openbare diensten en elektronische transacties en kan het direct worden gebruikt bij bedrijfsregistratieprocedures, onroerendgoedtransacties, bankzaken, enz. zonder dat er extra papieren kopieën hoeven te worden ingediend. Dit vermindert duplicatie en creëert maximaal gemak voor mensen.

Bron: https://baotintuc.vn/xa-hoi/cong-chung-dien-tu-tao-buoc-phat-trien-moi-ve-chu-ky-so-20250921183725364.htm