Aandachtig en toegewijd in het dienen van internationale verslaggevers tijdens de ondertekeningsceremonie van het Verdrag van Hanoi

De heer Luong Hoang Giap, directeur van het Foreign Press Guidance Center, afdeling Diplomatieke Diensten. (Foto: Xuan Son)

Kunt u iets vertellen over de voorbereidingen van het Foreign Press Guidance Center voor de ondertekeningsceremonie van het congres?

Zoals iedereen weet, werd de ondertekeningsceremonie van het Verdrag van Hanoi zeer vroeg en zorgvuldig voorbereid door de regering en de ministeries, departementen en afdelingen. Direct na grote evenementen zoals A50 en A80 begon het Ministerie van Buitenlandse Zaken, met name de afdeling Persvoorlichting en het Centrum voor Buitenlandse Persvoorlichting (Diplomatieke Dienst), met de voorbereidingen.

Voor dit evenement heeft het Centrum 100% van zijn personeel ingezet, ook buiten kantoortijden. Vooral de afgelopen weken hebben medewerkers en functionarissen op zaterdag en zondag met veel enthousiasme en gedrevenheid gewerkt.

Het aantal aangemelde verslaggevers was zeer groot, voornamelijk buitenlandse verslaggevers die hoge delegaties vergezelden. De voorbereidingen moesten daarom nog zorgvuldiger en zorgvuldiger worden uitgevoerd. Het centrum werkte nauw samen met de afdeling Persvoorlichting, werd nauw begeleid door de leiders van de Dienst Diplomatieke Dienst en werkte samen met professionele eenheden van het Ministerie van Openbare Veiligheid en de stad Hanoi om visumaanvragen, vergunningen en bijbehorende procedures af te handelen.

Tegelijkertijd onderhoudt het Centrum proactief contact met internationale verslaggevers om hen te helpen bij het invullen van registratiedocumenten voor vergunningen, persvisa en toegangskaarten voor evenementen.

Het aantal aangemelde verslaggevers was zo groot dat het Foreign Press Guidance Center een zorgvuldige en grondige voorbereiding nodig had. (Foto: Hoang Giap)

Welke moeilijkheden ondervond het Foreign Press Guidance Center tijdens het voorbereidingsproces, vooral gezien de grote werklast en de hoge beveiligingseisen?

Het Centrum heeft dit jaar ervaring met het begeleiden van vele grote evenementen, zoals A50 en A80. De werklast is dit keer echter zeer groot en het personeelsbestand van het Centrum is beperkt. Dit leidt tot problemen bij het toewijzen en uitvoeren van werk volgens de planning, conform de eisen van het ministerie en het organiserend comité.

Een andere moeilijkheid is het tijdsverschil bij het werken met internationale verslaggevers, met name delegaties uit Europa en Amerika. De medewerkers van het Centrum moeten in ploegendienst werken om e-mails te beantwoorden en snel informatie uit te wisselen, om vertragingen te voorkomen die van invloed kunnen zijn op vergunningsprocedures en persvisa.

Bovendien komen verslaggevers uit veel verschillende landen en culturen en begeleiden ze veelal hooggeplaatste leiders. De manier van coördineren en behandelen van documenten vereist dan ook meer flexibiliteit, nauwkeurigheid en tact.

Het Centrum kreeg echter nauwlettend en tijdig advies van de leiders van het ministerie, de leiders van de Dienst Diplomatieke Dienst en de Afdeling Persvoorlichting, waardoor vele moeilijkheden konden worden overwonnen. Met meer dan 40 jaar ervaring in het begeleiden van grote evenementen zoals APEC, de top tussen de VS en Noord-Korea of bezoeken van buitenlandse staatshoofden, heeft het Centrum zijn ervaring, traditie en verantwoordelijkheidsgevoel vol vertrouwen ingezet om bij te dragen aan het succes van de ondertekeningsceremonie van het Verdrag van Hanoi.

Binnen- en buitenlandse verslaggevers werken in het perscentrum van het National Convention Center. (Foto: Hoang Giap)

Hoe belangrijk is deze gebeurtenis volgens u voor de internationale samenwerking van de Vietnamese pers en welke rol speelt het Foreign Press Guidance Center in dat proces?

Grote evenementen als deze bieden niet alleen kansen om het imago van het land te promoten, maar ook een kans voor het Centrum om de rol die het speelt bij het verbinden en ondersteunen van de internationale pers te benadrukken.

Voor ons is dit een bron van trots en een kans om de traditie van dienstverlening aan de buitenlandse pers van vorige generaties voort te zetten. Tegelijkertijd is dit ook een kans voor de industrie, met name de toeristische sector, om het imago van Vietnam wereldwijd te promoten via internationale mediabureaus.

Bij het evenement kwamen veel grote nieuwsagentschappen en kranten bijeen, waardoor Vietnamese mediabureaus de kans kregen om nauwer samen te werken, informatie uit te wisselen en een basis te leggen voor aankomende internationale evenementen, zoals het Partijcongres of APEC 2027.

Voor het Foreign Press Guidance Center is dit een kans om onze capaciteit en positie te bevestigen en tegelijkertijd bij te dragen aan het algehele succes van de afdeling Diplomatic Corps Service dit jaar.

Bij het evenement kwamen veel grote nieuwsagentschappen en kranten bijeen, waardoor Vietnamese mediabureaus de kans kregen om de samenwerking te verbeteren, informatie uit te wisselen en een basis te leggen voor toekomstige internationale evenementen. (Foto: Hoang Giap)

Welke plannen heeft het Foreign Press Guidance Center om na deze gebeurtenis de kwaliteit van de internationale persdiensten te verbeteren en de multilaterale samenwerking op mediagebied te versterken?

Na elk groot evenement stuurt het Centrum een evaluatierapport naar de leiders van het ministerie en de afdeling Pers en Informatie, zodat de goede en slechte punten grondig kunnen worden beoordeeld. Zo wordt ervaring opgedaan en kan de efficiëntie van de dienstverlening worden verbeterd.

Daarnaast blijven we contacten onderhouden met verslaggevers die evenementen bijwonen, versterken we samenwerkingsverbanden en nodigen we proactief gerenommeerde en goedbedoelende verslaggevers uit om de komende evenementen over buitenlandse zaken in Vietnam bij te wonen.

Belangrijker nog is dat dit een kans is voor alle functionarissen en medewerkers van het Centrum om hun werk te evalueren, hun professionele kwalificaties en servicegerichtheid voortdurend te verbeteren en actiever bij te dragen aan het werk van het Ministerie van Buitenlandse Zaken op het gebied van buitenlandse voorlichting.

Hartelijk dank.

Bron: https://baoquocte.vn/chu-dao-va-tan-tam-trong-phuc-vu-phong-vien-quoc-te-tai-le-ky-cong-uoc-ha-noi-332188.html