Digitale handtekening: de ‘sleutel’ tot veilige en snelle elektronische transacties

VHO - Digitale handtekeningen vervangen geleidelijk de traditionele handtekeningen in het digitale tijdperk en helpen particulieren en bedrijven om veilig transacties uit te voeren, kosten te besparen en juridische transparantie te verkrijgen.

Digitale handtekening is een oplossing voor het authenticeren en ondertekenen van elektronische documenten met behulp van encryptie. Dit maakt identificatie van de ondertekenaar mogelijk en garandeert de integriteit en onweerlegbaarheid van de gegevens na ondertekening. In Vietnam is de digitale handtekening een essentieel hulpmiddel geworden voor bedrijven en particulieren bij elektronische transacties: belastingaangifte, elektronische factuuruitgifte, contractondertekening, verzending van administratieve gegevens, banktransacties, enz. Dit artikel beschrijft duidelijk het concept, de soorten digitale handtekeningen, praktische toepassingen, registratiemethoden, kosten, veiligheidswaarschuwingen en aanbevelingen voor bedrijven en particulieren.

Illustratie.

Wat is een digitale handtekening en wat is de juridische waarde ervan?

Een digitale handtekening is een elektronische waarde die gekoppeld is aan elektronische gegevens (tekst, bestanden, facturen, enz.), gecreëerd met behulp van een algoritme voor openbare sleutelversleuteling (PKI). Wanneer een document digitaal wordt ondertekend, creëert het systeem een ​​sleutelpaar (openbare sleutel en privésleutel). De privésleutel wordt door de ondertekenaar geheim gehouden om de handtekening te creëren; de openbare sleutel wordt gebruikt om de handtekening te verifiëren en de oorsprong en integriteit van het document te verifiëren.

Juridisch gezien hebben digitale handtekeningen dezelfde authenticatiewaarde als handgeschreven handtekeningen en zegels in veel soorten elektronische transacties volgens de huidige regelgeving: het ondertekenen van documenten, contracten en elektronische gegevens; het zijn verplichte/geaccepteerde middelen in veel belastingprocedures, douaneformaliteiten, aangiften, elektronische facturen en online overheidsdiensten. Digitale handtekeningen helpen transactiepartijen dus om de oorsprong te bewijzen en geschillen over handtekeningen te voorkomen.

Veelvoorkomende soorten digitale handtekeningen

Digitale handtekening gekoppeld aan apparaat (token/USB): persoonlijke sleutel opgeslagen op USB-tokenapparaat. Bij het ondertekenen moet de token in het apparaat worden geplaatst en moet de pincode worden ingevoerd.

SIM PKI digitale handtekening (digitale handtekening op telefoon-SIM): privésleutel opgeslagen op de SIM van de mobiele abonnee; handig voor ondertekening op de telefoon.

Digitale handtekening in de cloud / elektronische digitale handtekening (e-handtekening op cloudplatform): de privésleutel wordt door de provider bewaard in een beveiligde omgeving (HSM). De gebruiker ondertekent met multifactorauthenticatie (wachtwoord + OTP/biometrisch). Deze vorm wordt steeds populairder vanwege het gemak en de mogelijkheid om snel te ondertekenen via internet/mobiel.

Gespecialiseerde/digitale handtekeningen van derden: geleverd door certificatiedienstverleners voor digitale handtekeningen, met beheer- en integratiediensten voor bedrijven.

Praktische toepassingen — waar kunnen digitale handtekeningen u helpen?

Belastingaangifte doen, elektronische aangiften indienen, aangiften van de belastingdienst opzoeken en ondertekenen.

Het uitgeven en ondertekenen van elektronische facturen (verplicht voor veel bedrijven).

Onderteken elektronische contracten, administratieve documenten, rapporten, arbeidsovereenkomsten en verkoopcontracten.

Transacties met overheidsinstanties (online overheidsdiensten), bedrijfsregistratie, indiening van aanbestedingsdocumenten, douaneprocedures.

Elektronische banktransacties: transactieauthenticatie, goedkeuring van grote transacties, elektronische ondertekening van documenten.

Intern ondernemingsbestuur: procedures ondertekenen en goedkeuren, uitgaven goedkeuren, boekhouddocumenten vastleggen, rechtsgeldige elektronische documenten bewaren.

Uitstekende voordelen van digitale handtekening

Bespaar tijd: onderteken - wissel uit - keur het direct goed op het elektronische platform. U hoeft het niet af te drukken of te versturen.

Kostenbesparing: verlaag de kosten voor printen, opslag, transport en beheer van papieren documenten.

Versnel transacties en e-commerce: breid de mogelijkheden voor ondertekenen op afstand uit en maak grensoverschrijdende transacties eenvoudiger.

Veiligheid en rechtmatigheid: garandeert de integriteit van de gegevens, authenticeert ondertekenaars en digitaal ondertekende documenten kunnen als getuigen dienen bij geschillen.

Milieuvriendelijk: minder papierverbruik, minder grondstoffen.

Automatische integratie: eenvoudig te koppelen met ERP, CRM, boekhoudsoftware en elektronische factuursystemen.

Hoe u digitale handtekeningen kunt registreren, uitgeven en gebruiken (overzicht)

Kies een gerenommeerde aanbieder van certificeringsdiensten voor digitale handtekeningen. In Vietnam zijn er veel commerciële aanbieders die digitale handtekeningen aanbieden voor bedrijven en particulieren (tokenservices, SIM PKI, cloudhandtekening). Kies op basis van uw behoeften: aanmelden op computer (USB-token), aanmelden op telefoon (SIM PKI) of ondertekenen op meerdere platforms (cloud).

Documenten voorbereiden: wettelijke documenten (voor bedrijven) of een identiteitskaart/CCCD/paspoort (voor particulieren), informatie over een vertegenwoordiger, machtigingsbrief (indien vereist).

Dien de aanvraag in en verifieer uw identiteit: rechtstreeks bij het uitgiftepunt of via het elektronische KYC-proces als de leverancier dit ondersteunt.

Apparaat ontvangen of cloudservice activeren: USB-token ontvangen of SIM/app activeren, sleutel en gebruikershandleiding ontvangen; PIN/OTP instellen.

Software/stuurprogramma installeren: installeer het tokenstuurprogramma en de ondertekeningssoftware of meld u aan bij het Cloud Signature Portal om documenten te ondertekenen.

Ondertekenen en opslaan: onderteken documenten volgens de vereiste methode; sla digitale handtekeningen en/of certificeringsbestanden op in een elektronisch opslagsysteem, zodat u ze later gemakkelijk kunt terugvinden.

Referentiekosten

Enterprise: betaalt doorgaans een initialisatievergoeding + jaarlijkse abonnementskosten; het pakket kan een USB-token, SIM PKI of cloud signature omvatten. De prijs is afhankelijk van de provider, het aantal benodigde certificaten en aanvullende services (integratie, ondersteuning).

Persoonlijk: goedkopere abonnementen beschikbaar. Bij gebruik van PKI SIM kan dit worden toegevoegd aan de mobiele factuur. Cloud Signature-abonnementen beschikbaar per gebruiker.

(De werkelijke kosten variëren afhankelijk van de provider en de serviceconfiguratie. Bedrijven doen er goed aan meerdere providers te vergelijken voordat ze zich aanmelden.)

Risico's, beperkingen en veiligheidsmaatregelen

Verlies/Verlies van de privésleutel: Als de USB-token verloren gaat of de simkaart wordt gehackt, blokkeer dan onmiddellijk het certificaat om misbruik te voorkomen. Bewaar uw pincode en eenmalige wachtwoord altijd veilig en deel uw privésleutel niet.

Legaliteit hangt af van naleving: om een ​​digitaal ondertekend document juridisch te erkennen, moet het uitgifte-, authenticatie- en certificeringsproces voldoen aan de geldende normen en voorschriften.

Compatibiliteitsopmerking: sommige administratieve en bancaire systemen hebben hun eigen technische vereisten (handtekeningformaat, certificaattijd, PKI-standaard). Controleer vóór aankoop de compatibiliteit met de software/het systeem dat u gebruikt.

Onderhoud en back-up: vraag voor cloudhandtekeningen de provider naar back-upplannen, HSM-beveiliging en SLA. Voor USB-tokens bewaart u meerdere geldige kopieën van uitgiftegegevens (maak geen back-up van privésleutels op een onveilige plek).

Training van personeel: fouten bij het ondertekenen (het ondertekenen van het verkeerde document) kunnen schade veroorzaken; er is begeleiding nodig bij de ondertekenings-, archiverings- en controleprocedures.

Aanbevelingen voor bedrijven en particulieren

Bedrijven: beoordeel de ondertekeningsbehoeften (aantal handtekeningen/dag, ondertekenen op mobiele of desktopapparaten, systeemintegratie) en kies het juiste handtekeningtype (token als hoge beveiliging vereist is; cloud als gemak en API-integratie vereist zijn). Vergelijk minimaal 3 aanbieders op beveiliging, integratiemogelijkheden, aftersalesservice en prijs. Stel interne processen in (wie ondertekent, bewaart en verifieert).

Persoonlijk: Als u vaak contracten ondertekent, belastingaangifte doet of banktransacties uitvoert, is een digitale handtekening (PKI SIM of cloud) handig. Houd uw pincode/OTP veilig en werk uw wachtwoord regelmatig bij.

Beide: controleer vóór het ondertekenen van een groot contract de te ondertekenen gegevens nogmaals. Bewaar het origineel met de digitale handtekening op een veilige plaats. Blokkeer het certificaat onmiddellijk als u vermoedt dat het is gehackt.

Juridische zaken en naleving: wanneer u twijfelt over de juridische geldigheid in een specifiek geval (geschil, speciale transactie), raadpleeg dan een juridisch expert om ervoor te zorgen dat de digitale handtekening en het proces dat u gebruikt, voldoen aan de bewijsvereisten voor een rechtbank of bevoegde autoriteit.

Besluiten

Digitale handtekeningen zijn een belangrijk instrument in de digitale transformatie en helpen processen te optimaliseren, kosten te verlagen en de beveiliging van elektronische transacties te verhogen. Met de ontwikkeling van cloudhandtekeningen en SIM PKI wordt de toepassing van digitale handtekeningen steeds eenvoudiger en geschikter voor zowel kleine en middelgrote ondernemingen als individuele gebruikers. Om de voordelen te maximaliseren en de risico's te minimaliseren, is het echter noodzakelijk om een ​​gerenommeerde leverancier te kiezen, het uitgifte-/certificeringsproces te volgen en een strikt intern beheer te implementeren.

Bron: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/chu-ky-so-chia-khoa-cho-giao-dich-dien-tu-an-toan-va-nhanh-chong-168593.html