Verhuizen vanuit Phu Nghia: Dichter bij de mensen, effectiever

Nadat de gemeente Phu Nghia een maand lang volgens het lokale bestuursmodel met twee niveaus had gewerkt, had ze geleidelijk de moeilijkheden overwonnen en de kwaliteit van de dienstverlening aan de bevolking bij het afhandelen van administratieve procedures verbeterd.

Dichter bij de mensen door de kleinste dingen

Het mobiele ondersteuningsteam van de gemeente Phu Nghia kwam naar het huis van Bui Thi Rieu om administratieve procedures uit te voeren. Foto: Kim Nhue

Op de ochtend van 30 juli arriveerde het Mobiele Ondersteuningsteam van de gemeente Phu Nghia bij mevrouw Bui Thi Rieu (geboren in 1945), een verlamde bejaarde, om de procedures voor het ontvangen van sociale uitkeringen volgens decreet nr. 176/2025/ND-CP te ondersteunen. Een vertegenwoordiger van de familie van mevrouw Rieu deelde emotioneel mee: "We wisten niet wat we moesten doen om mijn moeder naar het Administratief Servicepunt van de gemeente te brengen om de procedure uit te voeren om haar kleinzoon te machtigen om namens haar de aanvraag in te dienen. Wie had gedacht dat het Volkscomité van de gemeente het Mobiele Ondersteuningsteam naar het huis zou sturen en ook zulke doordachte instructies zou geven."

Bij het Servicepunt voor de Openbare Administratie van de gemeente Phu Nghia was het pas 8 uur 's ochtends, maar er waren al veel mensen aanwezig om administratieve handelingen te verrichten. Dhr. Pham Van Bon (dorp Trung Cao 1) kwam de handelingen verrichten voor de uitkering van 75-plussers en werd door de vakbondsleden en jongeren uitgenodigd om plaats te nemen in de wachtkamer. Aan de andere kant stonden andere vakbondsleden enthousiast mensen te begeleiden bij het opzoeken van de procedures. Er was geen gedrang of verwarring meer; alle handelingen verliepen nu snel en duidelijk.

Leden van de jeugdvakbond van de gemeente Phu Nghia ondersteunen mensen bij het uitvoeren van administratieve procedures. Foto: Kim Nhue

De heer Nguyen Huu Quy (dorp Yen Kien Lang) merkte op: "De dienstverlenende houding van ambtenaren is aanzienlijk veranderd. Mensen hoeven nu geen vragen meer te stellen of lang te wachten bij het doorlopen van procedures. Het one-stop-proces is modern en de dossiers worden openbaar en transparant bijgewerkt. Er is geen sprake meer van herhaaldelijk heen en weer gaan of afhankelijk zijn van kennissen zoals vroeger."

Achter deze positieve veranderingen gaan veel druk schuil waarmee het nieuwe overheidsapparaat te maken krijgt. Volgens Nguyen Thi Phuong, adjunct-hoofd van de afdeling Cultuur en Samenleving van de gemeente Phu Nghia, voerde de gemeente voorheen slechts zo'n 40-60 administratieve taken uit. Maar na de invoering van het tweelaagse lokale bestuursmodel moet de gemeente Phu Nghia meer dan 230 taken uitvoeren, bijna 4-5 keer meer dan voorheen.

Ondertussen zijn de salarisadministratie en personeelszaken gestroomlijnd volgens de nieuwe schaal. Veel afdelingen beschikken niet over aparte computers, de IT-infrastructuur is nog steeds zwak en de netwerkverbinding is instabiel. Sommige recent overgeplaatste medewerkers die documenten ontvangen, zijn niet bekend met het one-stop-proces en vinden het nog steeds lastig om te werken volgens het digitale overheidsmodel.

Niet alleen zijn de interne problemen lastig, mensen zijn ook nog niet gewend aan de online sollicitatieprocedure, vooral niet voor overheidsdiensten op niveau 3 en 4. Veel mensen blijven de gewoonte houden om rechtstreeks naar hun oude medewerkers te gaan, wat de druk op de centrale medewerkers van het Servicepunt Openbaar Bestuur enorm vergroot.

Om deze obstakels het hoofd te bieden, heeft het Volkscomité van de gemeente Phu Nghia gelijktijdig vele oplossingen ingezet, zoals: het organiseren van omscholing voor personeel, het regelen van roulerende diensten buiten werktijden op piekdagen, het laten rouleren van personeel ter ondersteuning van mensen, het gebruiken en aanvullen van apparatuur en het versterken van het toezicht op het dossierverwerkingsproces.

"Na een maand hebben we meer dan 4.000 administratieve proceduredossiers ontvangen en verwerkt, waarvan 99% op tijd of eerder dan gepland is afgehandeld. Sommige gebieden, zoals justitie en burgerlijke stand, hebben een online oplossingspercentage van meer dan 50%. Mensen zijn proactiever geworden en ambtenaren hebben meer vertrouwen in en zijn professioneler in het verwerken van dossiers", aldus mevrouw Nguyen Thi Phuong.

Stevige basis, standvastige vastberadenheid

Om te voldoen aan de eisen van het model van een lokaal bestuur met twee niveaus, ontwikkelde de gemeente Phu Nghia snel een plan om Richtlijn nr. 11/CT-UBND van 24 juli 2025 van het Volkscomité van Hanoi over de campagne "45 dagen en nachten van lancering ter ondersteuning van digitale transformatie-activiteiten in gemeenten en wijken" te implementeren.

Volgens de voorzitter van het Volkscomité van de Commune, Nguyen Dinh Sy, richt de commune zich op het verbeteren van de IT-infrastructuur, het toevoegen van servers, scan- en printapparatuur, het stabiliseren van de internetverbinding en het organiseren van uitgebreide trainingen in het omgaan met procedures in de digitale omgeving voor ambtenaren die documenten ontvangen.

Ondanks dat er weinig mensen zijn en er veel werk te doen is, zijn de ambtenaren van de gemeente Phu Nghia nog steeds enthousiast en begeleiden ze de mensen vol enthousiasme. Foto: Kim Nhuệ

De gemeente implementeert met name drie pilotmodellen, waaronder: Mobiele ondersteuningsteams die naar huishoudens gaan om ouderen en kwetsbare mensen te ondersteunen bij administratieve procedures; het model van digitale ambassadeurs met personeel met goede technologische vaardigheden om andere groepen burgers te ondersteunen, jongeren te begeleiden bij de uitvoering van hun taken en ouderen te helpen eenvoudig toegang te krijgen; het digitale gezinsmodel dat in elk huishouden aanmoedigt dat er ten minste één lid is dat weet hoe documenten online moeten worden ingediend.

De Commune Youth Union werkte samen met scholen om trainingen in digitale vaardigheden te organiseren voor leerlingen en vakbondsleden, die in elk huishouden verspreid konden worden. "Elke groep en elk huishouden is een onderdeel van het transformatieproces. We nemen service-efficiëntie als maatstaf en de tevredenheid van de mensen als doel", benadrukte Nguyen Dinh Sy, voorzitter van het Commune People's Committee.

Bestuurders van de gemeente Phu Nghia zijn vastbesloten om alle taken ten behoeve van de bevolking uit te voeren. Foto: Kim Nhuệ

Phu Nghia zet de eerste stappen in de richting van een dienende overheid. Vanuit die basis ontstaat een nieuwe geest – de geest van durven denken, durven doen, met de mensen als uitgangspunt. Digitale transformatie in Phu Nghia gaat niet alleen over het toepassen van technologie, maar ook over het veranderen van denken en het innoveren van de manier van dienen om dichter bij de mensen te staan ​​en effectiever te zijn.

Bron: https://hanoimoi.vn/chuyen-dong-tu-phu-nghia-gan-dan-hon-hieu-qua-hon-710910.html