Digitale notarisatie: waarom zijn mensen nog steeds terughoudend?

Maar voor veel mensen is elektronische notarisatie nog steeds iets vreemds en… onbetrouwbaars.

De gewoonte van "verse handtekening, echt papier"

De heer Dao Duy An, secretaris-generaal van de Vietnamese notarisvereniging, benadrukte dat het mogelijk is om de maatschappij honderden miljarden VND te besparen op de kosten voor het opslaan en verwerken van documenten, aangezien elk jaar ongeveer 8 miljoen notariële akten volledig elektronisch worden opgeslagen voor een bewaarperiode van 30 jaar.

Mensen voeren notariële procedures uit bij het notariskantoor Phung Quan, Yen Hoa Ward, Hanoi . Foto: HH

Bovendien is elektronische opslag niet alleen kosteneffectief, maar ook een hulpmiddel voor het opzoeken van gegevens, analyse, statistieken en risicowaarschuwingen, en daarmee een antwoord op de overheidsactiviteiten. Volgens de verslaggever van de krant Hanoi Moi is de vorm van een nieuwe handtekening op echt papier echter bij veel notariskantoren in Hanoi nog steeds erg populair. Mensen begrijpen de elektronische notariële vorm, met name de notariële bekrachtiging van onroerendgoedtransacties, nog steeds niet en zijn er nog niet klaar voor.

Bij notariskantoor Phung Quan, Yen Hoa Ward in Hanoi, zei accountant Nguyen Thi Hong: "Ik heb wel eens gehoord van digitale notariële bekrachtiging, maar ik onderteken documenten nog steeds liever persoonlijk. Een notariële kopie met een rood zegel voelt nog steeds veel veiliger."

Met dezelfde mentaliteit deelde de heer Le Van Binh, in de wijk Ha Dong: "Een vastgoedtransactie is miljarden dong waard. Als er een technisch risico of geschil is, is het mechanisme om fouten te bepalen en verantwoordelijkheid te nemen nog steeds onduidelijk bij elektronische notariële bekrachtiging. Ik ben bang om vervalst te worden of gegevens te verliezen. Op internet kan alles gehackt worden, dus mijn vermogen online beheren is erg riskant. Daarom ben ik niet bereid te veranderen."

Volgens statistieken van de Dienst Justitiële Bijstand ( Ministerie van Justitie ) vertegenwoordigt het aantal notariële akten via digitale platforms minder dan 5% van het totale aantal transacties in het hele land. Hoewel de technische infrastructuur grotendeels is voltooid, zijn de meeste mensen en veel notarisorganisaties er nog niet echt klaar voor.

Er is een mechanisme nodig om de juridische veiligheid en het digitale vertrouwen van mensen te garanderen

Volgens advocaat Le Quang Vung is elektronische notarisatie niet alleen een overgang van papier naar de online omgeving, maar een verandering in de manier waarop rechtszekerheid wordt gewaarborgd. Vertrouwen is de basis van elke transactie. Wanneer mensen niet geloven dat digitale handtekeningen net zo waardevol zijn als echte handtekeningen, zullen ze niet geïnteresseerd zijn in deelname.

De heer Le Quang Vung analyseerde dat digitale handtekeningen wettelijk gezien dezelfde waarde hebben als handgeschreven handtekeningen. De verspreiding en begeleiding van mensen bij het gebruik ervan is echter nog steeds beperkt. "Er is een sterke communicatiecampagne nodig om mensen te laten begrijpen dat elektronische notariële bekrachtiging veilig is, wettelijk beschermd is en langdurig bewaard kan worden", suggereerde hij.

Bovendien blijkt uit feedback van notariskantoren dat elektronische notarisatie in veel landen pas mag worden geïmplementeerd nadat een volledig nationaal elektronisch authenticatiemechanisme is geïmplementeerd. In ons land is de infrastructuur voor digitale identificatie nog in opbouw en is de infrastructuur voor gegevensuitwisseling tussen instanties nog niet gesynchroniseerd. De authenticatie van elektronische identiteiten, de integratie van informatie tussen burgerservicekaarten, VNeID-identificatie en het notariële systeem verloopt niet volledig "naadloos". Hierdoor moet het proces van het bevestigen van digitale transacties nog steeds worden afgewisseld met handmatige stappen, wat zowel klanten als notarissen voorzichtig maakt.

Volgens Nguyen Thi Tho, uitvoerend vicevoorzitter van de Vietnamese notarisvereniging, staan we voor veel uitdagingen om elektronische notarisatie succesvol te implementeren. Zo moet het juridische mechanisme voortdurend worden verbeterd en gesynchroniseerd met de Notariswet van 2024, de Wet op elektronische transacties van 2023 en gerelateerde documenten. De technische infrastructuur moet zorgen voor een hoog niveau van informatiebeveiliging en netwerkbeveiliging. Ook de mogelijkheid om toegang te krijgen tot technologie en consensus binnen het notaristeam en de notarispraktijkorganisaties in het hele land moeten centraal staan.

De bovenstaande realiteit laat zien dat, om elektronische notariële akten echt "in het leven te roepen", twee dingen parallel moeten gebeuren: de juridische infrastructuur versterken en veranderingen in het maatschappelijk bewustzijn bevorderen. Ten eerste is het noodzakelijk om het wettelijk kader voor elektronische transacties in de notariële akten zo snel mogelijk te voltooien, met name het mechanisme voor het opslaan, verifiëren en afhandelen van geschillen. Daarnaast zou er beleid moeten komen om notariskantoren aan te moedigen te investeren in digitale platforms en de kosten van het onderhoud van de informatiebeveiligingsinfrastructuur te ondersteunen. Wanneer "digitaal vertrouwen" is opgebouwd, kunnen traditionele rode stempels geleidelijk worden vervangen door digitale handtekeningen op het scherm, die sneller, transparanter zijn en toch volledige juridische waarde hebben.

Bron: https://hanoimoi.vn/cong-chung-so-vi-sao-nguoi-dan-van-con-de-dat-720618.html