Wetsvoorstel inzake archieven (gewijzigd): Wat is de bevoegdheid van het Ministerie van Defensie en het Ministerie van Openbare Veiligheid om archiefdocumenten te beheren?

In de voortzetting van het programma van de zevende zitting besprak de Nationale Vergadering op de ochtend van 24 mei in de zaal een aantal onderwerpen met uiteenlopende meningen over het ontwerp van de Archiefwet (gewijzigd).

In zijn verslag over de uitleg, ontvangst en herziening van het gewijzigde wetsontwerp inzake archieven zei secretaris-generaal van de Nationale Vergadering, hoofd van het bureau van de Nationale Vergadering Bui Van Cuong dat het wetsontwerp, na ontvangst en herziening, uit 8 hoofdstukken met 65 artikelen bestaat. Het wetsontwerp sluit nauw aan bij de doelen en standpunten die bij het opstellen van de wet zijn uiteengezet. Het is belangrijk om het beleid van de partij snel te institutionaliseren. Daarnaast zijn de tekortkomingen en beperkingen bij de implementatie van de wet inzake archieven uit 2011 aangepakt. Daarnaast is het belangrijk om bij te dragen aan een betere waarborging van het recht van burgers op toegang tot informatie, zoals voorgeschreven in de grondwet. Tegelijkertijd is het wetsvoorstel gericht op het bevorderen van de socialisatie van archiefactiviteiten en het opbouwen van een archiefsamenleving.

Scène van de discussiesessie van de Nationale Assemblee over het gewijzigde wetsontwerp inzake archieven. Foto: TRONG HAI

Bevoegdheid om archiefdocumenten te beheren voor het Ministerie van Nationale Defensie en het Ministerie van Openbare Veiligheid

Met name met betrekking tot de bevoegdheid om archiefdocumenten en archiefdocumentendatabanken te beheren, bepaalt artikel 10 van het wetsontwerp het volgende:

Thuiskantoor Document- en databasebeheer omvat: documenten die zijn opgeslagen in de historische staatsarchieven op centraal niveau; een database met archiefdocumenten van het Vietnamese Staatsarchief; back-uparchiefdocumenten van het Vietnamese Staatsarchief.

Ministerie van Nationale Defensie, Ministerie van Openbare Veiligheid, Ministerie van Buitenlandse Zaken Beheer en bewaar tijdens operaties samengestelde documenten, back-uparchieven, archieven met bijzondere waarde en archiefdatabases van de sectoren Defensie, Openbare Veiligheid en Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Het beheer en de opslag van documenten van partijorganisaties in de sectoren Nationale Defensie, Openbare Veiligheid en het Ministerie van Buitenlandse Zaken worden uitgevoerd volgens de voorschriften van de bevoegde partijorganisaties.

Bovendien bepaalt artikel 11 van het wetsontwerp het volgende: Voor de databank met archiefdocumenten van Defensie, Openbare Veiligheid en het Ministerie van Buitenlandse Zaken geven de Minister van Defensie, de Minister van Openbare Veiligheid en de Minister van Buitenlandse Zaken leiding aan de aanleg, het beheer en de exploitatie.

Artikel 19 van het wetsontwerp bepaalt: Na afloop van de bewaartermijn in de huidige archieven wordt de permanente bewaring van archiefdocumenten van Defensie, Openbare Veiligheid en het Ministerie van Buitenlandse Zaken voorgeschreven door de Minister van Defensie, de Minister van Openbare Veiligheid en de Minister van Buitenlandse Zaken.

Afgevaardigden die de vergadering bijwonen. Foto: TRONG HAI

Bewaar papieren documenten parallel aan de digitale documentopslag

Een opvallend punt in dit wetsvoorstel is de elektronische opslag van documenten.

Tijdens de discussie stelden enkele afgevaardigden voor om een stappenplan op te stellen voor de implementatie van elektronische archivering, in overeenstemming met de beschikbare middelen, en om de inhoud van elektronische archivering te integreren in de relevante regelgeving. Anderen stelden voor om digitale documenten die permanent worden gearchiveerd, af te drukken en in het archief op te slaan.

Met betrekking tot deze kwestie stelde Bui Van Cuong, secretaris-generaal van de Nationale Assemblee en hoofd van het kantoor van de Nationale Assemblee: Het beheren, exploiteren en gebruiken van digitale archieven is een objectieve en noodzakelijke vereiste om een digitale overheid en een digitale samenleving op te bouwen.

Om echter aan te sluiten bij de realiteit van archivering (momenteel nog voornamelijk archivering van papieren documenten), met name de capaciteit van de middelen om de haalbaarheid te garanderen, is het wetsontwerp ontworpen in de richting van het regelen van de archivering van papieren documenten parallel aan de archivering van digitale documenten en de overgang van archivering van papieren documenten naar archivering van digitale documenten wordt uitgevoerd volgens het stappenplan voor de opbouw van e-overheid, e-overheid en oriëntatie van digitale overheid, digitale overheid.

Tegelijkertijd werd, rekening houdend met de standpunten van de afgevaardigden van de Nationale Vergadering, de structuur van het wetsontwerp herzien. Er werd geen apart hoofdstuk over elektronische archivering vastgelegd, maar dit werd geïntegreerd in hoofdstuk 3 over archiveringsactiviteiten. Dit moest zorgen voor consistentie in de archiveringsactiviteiten, voor duidelijkere en volledigere regelgeving voor elk type archiefdocument en om de uitvoering eenvoudiger en gemakkelijker te maken.

Bovendien bepaalt artikel 22 van het wetsvoorstel dat er reservearchieven moeten worden aangelegd voor archieven met een bijzondere waarde en permanente archieven die het risico lopen ernstig beschadigd te raken. Daarom wordt voorgesteld om geen bepalingen op te nemen over het omzetten van digitale documenten naar papieren documenten voor opslag.

In de voortzetting van het programma van de zevende zitting besprak de Nationale Vergadering op de ochtend van 24 mei in de zaal een aantal onderwerpen met uiteenlopende meningen over het ontwerp van de Archiefwet (gewijzigd).

Reactie (0)