Geen overlegging van gewaarmerkte kopieën: een stap voorwaarts in de hervorming van de administratieve procedure

Om de administratieve discipline te blijven aanscherpen en de kwaliteit van de dienstverlening aan de bevolking te verbeteren, heeft het Volkscomité van de provincie Thai Nguyen op 15 september 2025 document nr. 4507/UBND-NCPC uitgegeven. Daarin staat dat departementen, afdelingen, sectoren en volkscomités op alle niveaus niet langer van burgers eisen dat zij gecertificeerde kopieën van het origineel overleggen, terwijl zij elektronische kopieën of fotokopieën met het origineel ter vergelijking kunnen accepteren.

Ambtenaren van het Dong Hy Commune Public Administration Service Center begeleiden mensen bij het doorgeven van informatie om administratieve procedures op te lossen.

Dit beleid wordt gezien als een nieuwe stap voorwaarts in de hervorming van administratieve procedures. Het bespaart mensen tijd en geld en bevordert tegelijkertijd de implementatie van administratieve procedures in de elektronische omgeving.

Mevrouw Diep Thi Hoa van de Dong Thai-woongroep in de gemeente Dong Hy komt naar het Openbaar Administratief Centrum om zich te registreren voor de procedure ter bevestiging van de burgerlijke staat. Zij hoeft alleen haar persoonlijke gegevens te verstrekken, geen notariële kopieën of andere documenten te overleggen.

Mevrouw Hoa zei: Toen ik hier kwam, hoefde ik alleen een aanvraagformulier in te vullen en het papierwerk was in bijna 30 minuten klaar. Ik hoefde geen andere documenten voor te bereiden, omdat het systeem al mijn gegevens bevatte.

Doordat mensen geen gewaarmerkte kopieën hoeven in te dienen, verloopt het proces van het ontvangen en verwerken van documenten sneller, transparanter en zuiniger. Tussen 1 juli 2025 en nu heeft de gemeente Dong Hy meer dan 3500 administratieve dossiers ontvangen en bijna 3400 dossiers op tijd en vóór de deadline verwerkt. Het percentage dossiers was 100% op tijd en er waren geen dossiers te laat.

Mevrouw Nguyen Thi Mui, specialist bij het Dong Hy Commune Public Administration Service Center, legde uit: "Voor procedures waarvoor geen notariële kopieën nodig zijn, vragen we mensen niet om aanvullende documenten in te dienen om complicaties te voorkomen. In gevallen waarin dit wettelijk verplicht is, begeleiden we mensen en bedrijven wel om aan de wet te voldoen."

Onder het motto "De tevredenheid van mensen als maatstaf voor de kwaliteit van dienstverlening" streeft Pho Yen Ward Public Administration Service Center altijd naar een professioneel, transparant en vriendelijk bestuur.

Medewerkers van het Pho Yen Ward Public Administration Service Center begeleiden mensen bij het uitvoeren van administratieve procedures.

Mevrouw Nguyen Thi Hong Hanh, adjunct-directeur van het Public Administration Service Center van Pho Yen Ward, zei: Vanaf het moment dat we het richtlijndocument van het Provinciaal Volkscomité ontvingen, hebben we alle functionarissen en ambtenaren van het Centrum grondig geïnformeerd dat ze de eis om burgers niet te vragen overbodige documenten in te dienen, strikt moeten naleven.

Voor 25 openbare diensten met een volledig proces hebben ambtenaren de opdracht gekregen om bij het ontvangen en verwerken van administratieve proceduredossiers informatie rechtstreeks in het nationale datasysteem op te zoeken en te controleren om snelheid en nauwkeurigheid te garanderen. Burgers hoeven geen gewaarmerkte kopieën van de originelen in te dienen, maar kunnen wel volledig elektronische kopieën of fotokopieën met de originelen ontvangen ter vergelijking.

Het is duidelijk dat de implementatie van de richtlijn van het Provinciaal Volkscomité om de eis van onnodige gewaarmerkte kopieën te beëindigen, niet alleen een verandering in het verwerkingsproces betekent, maar ook een transformatie van de servicegerichte mentaliteit binnen het bestuursapparaat.

Vroeger waren mensen vaak bang om contact op te nemen met overheidsinstanties vanwege omslachtige procedures en de vele soorten documenten. Tegenwoordig zorgt het lokale bestuursmodel met twee niveaus in gemeenten en wijken als Dong Hy, Pho Yen en andere plaatsen in de provincie voor een nieuw imago en vriendelijke, transparante en professionele dienstverlening.

Daarnaast maken gemeenten actief gebruik van informatietechnologie om documenten te beheren, op te slaan en te verwerken. Ze promoten het gebruik van online overheidsdiensten, persoonlijke digitale handtekeningen en burgerservicenummers om het kopiëren, fotograferen en certificeren van papieren documenten geleidelijk te vervangen.

Als bewijs hiervoor heeft het Ministerie van Wetenschap en Technologie onlangs de resultaten bekendgemaakt van de provinciale Digital Transformation Index (DTI)-ranglijst van 2024. Daaruit blijkt dat de provincie Thai Nguyen op de 8e plaats stond van de 34 provincies en steden in het hele land, met een score van 0,7521 punten.

Bron: https://baothainguyen.vn/xa-hoi/202510/khong-nop-ban-sao-chung-thucbuoc-tien-trong-cai-cach-thu-tuc-hanh-chinh-4c32c70/