Het is ten strengste verboden om tijdens een herstructurering van de organisatie documenten in beslag te nemen, over te dragen of te vernietigen.

(NLDO) - De overdracht van documenten en documentdatabanken na de organisatorische regeling vindt plaats conform de wettelijke voorschriften inzake archiefbeheerbevoegdheid.

Het ministerie van Binnenlandse Zaken heeft zojuist een document gestuurd naar de volkscomités van de provincies en de centraal bestuurde steden over het versterken van het beheer van documenten- en archiefwerk in het proces van de reorganisatie van het apparaat van het politieke systeem, overeenkomstig Conclusie nr. 127-KL/TW van het Politbureau.

Dienovereenkomstig heeft het Ministerie van Binnenlandse Zaken de voorzitter van het Volkscomité van de provincie en de stad verzocht om met spoed opdracht te geven tot de uitvoering van een aantal dringende taken om het beheer van document- en archiefwerk in het kader van de reorganisatie van het lokale overheidsapparaat te versterken.

Alle documenten en documentdatabases die tijdens de activiteiten van agentschappen en organisaties worden gevormd, moeten centraal, uniform en veilig worden beheerd volgens het betreffende archief. Documenten en documentdatabases van een agentschap of organisatie moeten statistisch en collectief worden samengesteld volgens het archief van dat agentschap of die organisatie.

"Het agentschap of de organisatie sluit zijn archieven vanaf de datum van beëindiging van de activiteiten. Het agentschap of de organisatie mag geen administratieve documenten meer uitgeven onder zijn bevoegdheid vanaf de datum waarop het besluit van de bevoegde autoriteit over de fusie of beëindiging van de activiteiten van kracht wordt", staat duidelijk vermeld in het document van het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

Het Ministerie van Binnenlandse Zaken adviseert om documenten en databanken te blijven bewaren in de archieven van het Provinciaal Historisch Archief en het Archief van de Dienst (of op de huidige opslaglocatie) van de administratieve eenheid vóór de herstructurering, zowel voor als tijdens de organisatorische herstructurering.

Het is ten strengste verboden om documenten en documentdatabases op illegale wijze in beslag te nemen, over te dragen of te vernietigen. Het is niet toegestaan om documenten en documentdatabases te beschadigen of te verliezen tijdens het organiseren van het apparaat.

Volgens het Ministerie van Binnenlandse Zaken zijn provinciale historische archieven verantwoordelijk voor het ontvangen en coördineren met de hoofden van agentschappen, organisaties en administratieve eenheden om alle archiefdocumenten en documentdatabases in de provincie ter plaatse of tijdelijk te bewaren en om documenten over te dragen aan nieuwe agentschappen, organisaties en administratieve eenheden in overeenstemming met hun beheersbevoegdheid na een herstructurering van het apparaat.

Daarnaast wordt de overdracht van documenten en documentendatabases na de organisatorische inrichting uitgevoerd conform de bepalingen van de wet op de archiefbeheersbevoegdheid.

Het Ministerie van Binnenlandse Zaken heeft bovendien verzocht om strikte naleving van de wettelijke voorschriften inzake het beheer en gebruik van zegels en digitale handtekeningcertificaten voor gespecialiseerde openbare diensten; bescherming van staatsgeheimen en het waarborgen van de veiligheid van informatie, documenten en gegevens bij het uitvoeren van statistische taken; verpakking, overdracht, bewaring en gebruik in het kader van de reorganisatie van het apparaat.

(NLDO) - De overdracht van documenten en documentdatabanken na de organisatorische regeling vindt plaats conform de wettelijke voorschriften inzake archiefbeheerbevoegdheid.

Reactie (0)