Versterking van het beheer van document- en archiefwerk in het proces van reorganisatie van het politieke apparaat.

Het is ten strengste verboden om documenten en documentdatabases op illegale wijze te bezitten, over te dragen of te vernietigen. Het is niet toegestaan ​​om documenten en documentdatabases te beschadigen of te verliezen tijdens het reorganiseren van het apparaat.

Illustratieve foto. Bron: VNA

Op 19 maart 2025 heeft het Ministerie van Binnenlandse Zaken de Officiële Verzending nr. 414/BNV-VTLTNN uitgegeven aan de Volkscomités van de provincies en centraal bestuurde steden. Het betreft het versterken van het beheer van documenten- en archiefwerkzaamheden in het kader van de reorganisatie van het politieke systeem, overeenkomstig Conclusie nr. 127-KL/TW van het Politbureau.

Het is ten strengste verboden om documenten en documentdatabases illegaal te bezitten, over te dragen of te vernietigen.

Om een ​​soepele en continue document- en archiefverwerking te garanderen, en om te zorgen voor een veilig beheer van documenten vóór, tijdens en na de voltooiing van de reorganisatie van het politieke systeem overeenkomstig Conclusie nr. 127-KL/TW van 28 februari 2025 van het Politbureau en het Secretariaat inzake de uitvoering van onderzoek en het voorstellen om de reorganisatie van het politieke systeem voort te zetten, waarbij de verantwoordelijkheid van het staatsbeheer van documenten en archieven op zich wordt genomen, verzoekt het Ministerie van Binnenlandse Zaken de voorzitter van het Volkscomité van de provincie of centraal bestuurde stad om met spoed de uitvoering van een aantal dringende taken op te dragen om het beheer van document- en archiefwerkzaamheden in het proces van de reorganisatie van het lokale overheidsapparaat als volgt te versterken:

Ten eerste moet u op een juiste en volledige wijze voldoen aan de wettelijke voorschriften inzake documenten en archieven. Daarbij moet u aan de volgende eisen voldoen:

Ten eerste moeten alle documenten en documentdatabases die tijdens de activiteiten van agentschappen en organisaties zijn gevormd, centraal, uniform en veilig worden beheerd volgens het betreffende archief. Documenten en documentdatabases van een agentschap of organisatie moeten worden geteld en verzameld volgens het archief van dat agentschap of die organisatie.

Ten tweede sluit het agentschap of de organisatie haar archieven vanaf de datum van beëindiging van de activiteiten. Het agentschap of de organisatie mag geen administratieve documenten meer uitgeven onder haar bevoegdheid vanaf de datum waarop het besluit van de bevoegde autoriteit over de fusie of beëindiging van de activiteiten van kracht wordt.

Ten derde moeten documenten en databases, voor en tijdens de organisatorische overeenkomst, bewaard blijven in de archieven van het Provinciaal Historisch Archief en het Archief van de Dienst (of de locatie waar ze worden bewaard) van de administratieve eenheid vóór de overeenkomst.

Ten vierde is het ten strengste verboden om documenten en documentdatabases op illegale wijze te bezitten, over te dragen of te vernietigen. Het is niet toegestaan ​​om documenten en documentdatabases te beschadigen of te verliezen tijdens het reorganiseren van het apparaat.

Ten tweede zijn de provinciale historische archieven verantwoordelijk voor het ontvangen en coördineren van de hoofden van instanties, organisaties en administratieve eenheden om alle archiefdocumenten en documentdatabases in de provincie ter plaatse of tijdelijk te bewaren en om documenten over te dragen aan de nieuwe instanties, organisaties en administratieve eenheden in overeenstemming met hun beheersbevoegdheid na de organisatorische overeenkomst.

Ten derde wordt de overdracht van documenten en documentendatabases na de organisatorische regeling uitgevoerd in overeenstemming met de bepalingen van de wet op de bevoegdheid tot archiefbeheer.

Ten vierde moeten de wettelijke voorschriften inzake het beheer en gebruik van zegels en digitale handtekeningcertificaten voor openbare diensten strikt worden toegepast. Ook moeten staatsgeheimen worden beschermd en moet de veiligheid van informatie, documenten en gegevens worden gewaarborgd bij het uitvoeren van statistische taken. Ook moeten deze documenten en gegevens worden verpakt, overgedragen, bewaard en gebruikt bij de reorganisatie van het apparaat.

Het uitgeven van documenten ter regulering van de lijst met identificatiecodes voor documenten, dossiers en tekstsymbolen van nieuwe agentschappen en organisaties

Voor de volkscomités van de provincies en centraal bestuurde steden beveelt het Ministerie van Binnenlandse Zaken aan dat de voorzitter van het Provinciaal Volkscomité verantwoordelijk zal zijn als hoofd van de uitvoering van het staatsbeheer van archieven op lokaal niveau binnen de reikwijdte van de taken en bevoegdheden; en dat hij de veiligheid van documenten en documentdatabases die onder hun beheer vallen, zal waarborgen in overeenstemming met de wettelijke bepalingen, gedurende het hele proces van de reorganisatie van het apparaat.

Geef met spoed de richtlijn van de voorzitter van het Provinciaal Volkscomité uit over het versterken van het staatsbeheer van document- en archiefwerk.

Ontwikkel een plan om de historische archieven van de staat op provinciaal niveau te reorganiseren in het kader van het project om bestuurlijke eenheden op alle niveaus te herindelen en te reorganiseren en een model voor een lokale overheidsorganisatie met twee niveaus te bouwen. Dien dit plan in bij de bevoegde autoriteiten ter beoordeling en implementatie.

Onmiddellijk na het voltooien van de organisatorische regeling is het noodzakelijk om de volgende taken snel uit te voeren:

Ten eerste moet er een document worden opgesteld waarin de lijst met identificatiecodes voor documenten, dossiers en tekstsymbolen van de nieuwe agentschappen en organisaties onder beheer wordt vastgelegd.

Ten tweede moeten de hoofden van nieuwe agentschappen en organisaties opdracht krijgen om documenten en databases in ontvangst te nemen die onder hun beheer vallen; en de hoofden van nieuwe administratieve basiseenheden moeten documenten in ontvangst nemen in de ruimtes en magazijnen in het beheersgebied dat tijdelijk wordt beheerd door het Provinciaal Historisch Archief.

Ten derde moet de eenheid die het systeem beheert en bedient, opdracht krijgen om technische oplossingen te implementeren om de continuïteit en voortzetting van de documentuitgifte- en werkafwikkelingsactiviteiten van de agentschappen en organisaties die onder haar beheer vallen, te waarborgen.

Ten vierde, de ontwikkeling van projecten en plannen voor het beheren en verwerken van bedrijfsactiviteiten voor eerder samengestelde documenten.

Ten vijfde moet ervoor worden gezorgd dat er voldoende middelen beschikbaar zijn om administratieve en archieftaken veilig en soepel uit te voeren, zowel vóór, tijdens als na de organisatorische overeenkomst.

Ten zesde moet de implementatiestatus worden gerapporteerd aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken, zodat het Ministerie van Binnenlandse Zaken deze kan synthetiseren en aan de regering kan rapporteren.

Het uitvaardigen van het plan voor de uitvoering van de richtlijn van de voorzitter van het Provinciaal Volkscomité inzake het versterken van het beheer van document- en archiefwerk.

Namens het Ministerie van Binnenlandse Zaken adviseer ik de voorzitter van het Provinciaal Volkscomité om een ​​richtlijn uit te vaardigen over het versterken van het beheer van documenten- en archiefwerk in het kader van de reorganisatie van het apparaat van het lokale politieke systeem.

Een plan opstellen om de richtlijn van de voorzitter van het Provinciaal Volkscomité ten uitvoer te leggen over het versterken van het beheer van document- en archiefwerk in het proces van de reorganisatie van het apparaat van het lokale politieke systeem.

Het Provinciaal Historisch Archief stelt ambtenaren aan om werkgroepen te organiseren voor instanties, organisaties en eenheden om documenten te ontvangen, de bewaring ervan ter plaatse te coördineren en de documentendatabase in het systeem af te bakenen.

Geef het Provinciaal Historisch Archief de opdracht om proactief maatregelen te nemen om permanent bewaarde documenten te verzamelen die volledig zijn bewerkt door instanties en organisaties die de bron zijn van documenten die bij het Provinciaal Historisch Archief zijn ingediend.

Adviseer de voorzitter van het Provinciaal Volkscomité om voldoende middelen te regelen om de veiligheid van documenten en documentdatabases te waarborgen in ruimtes en magazijnen die zijn bevestigd en verzegeld door het Provinciaal Historisch Archief totdat ze worden overgedragen aan het verantwoordelijke beheersagentschap of de verantwoordelijke organisatie nadat het apparaat is gereorganiseerd.

Onmiddellijk na het voltooien van de organisatorische regeling is het noodzakelijk om de volgende taken snel uit te voeren:

Adviseer de voorzitter van het Provinciaal Volkscomité om zo snel mogelijk een lijst met identificatiecodes bekend te maken voor documenten, verslagen en tekstsymbolen van instanties en organisaties die zijn opgericht na de reorganisatie van het apparaat onder zijn beheer.

Plannen en projecten voor het beheer en de verwerking van documenten van instanties en organisaties indienen bij het Provinciaal Volkscomité voordat het apparaat wordt gereorganiseerd.

Werk samen met de systeembeheer- en operationele eenheid om een ​​overdrachtsplan te ontwikkelen en documenten en documentdatabases in het systeem te integreren.

Raadpleeg indien nodig de afdeling Rijksarchieven en Archieven over het beheer- en verwerkingsplan voor het documentenblok en de documentendatabase die zijn samengesteld, voordat u de organisatiestructuur inricht.

Regelmatig vragen van instanties, organisaties en personen over documenten en archieven beantwoorden, vóór, tijdens en na een organisatorische herstructurering.

Bevestig de overdracht van documenten en documentdatabases van agentschappen en organisaties voordat u het apparaat reorganiseert

Voor provinciale historische archieven adviseert het Ministerie van Binnenlandse Zaken om ambtenaren in te schakelen die toezicht houden op het tellen, ordenen, verpakken, verzegelen, bevestigen van het volume en de staat van papieren documenten en documenten op andere informatiedragers (indien van toepassing), en het ontvangen en coördineren van de bewaring ter plaatse of tijdelijke gecentraliseerde bewaring van documenten van agentschappen en organisaties.

Werk samen met de beheers- en operationele eenheid van het systeem om het aantal digitale documenten te bepalen en de documentendatabase in het systeem van elke instantie, organisatie en administratieve eenheid af te bakenen.

Maak een lijst van alle documenten en documentdatabases die op dit moment worden bewaard in het Provinciaal Historisch Archief. Blijf zorgen voor de veiligheid, integriteit en bruikbaarheid van documenten en documentdatabases in het Provinciaal Historisch Archief totdat de documenten en documentdatabases worden overgedragen aan bevoegde instanties en organisaties nadat de organisatiestructuur is gereorganiseerd.

Synthetiseer de hoeveelheid, status van documenten, documentendatabase en rapporteer aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken om verslag uit te brengen aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

Onmiddellijk na het voltooien van de organisatorische regeling is het noodzakelijk om de volgende taken snel uit te voeren:

Het aanspreekpunt organiseert en bevestigt de overdracht van documenten en documentdatabases van instanties en organisaties vóór de organisatorische regeling aan de bevoegde beheersinstantie of -organisatie na de organisatorische regeling.

Adviseer het ministerie van Binnenlandse Zaken om plannen en projecten te ontwikkelen voor het beheren en hanteren van de documenten en documentdatabases die door agentschappen en organisaties zijn samengesteld, voordat het apparaat wordt gereorganiseerd.

Coördineer met relevante instanties en organisaties om de implementatie van projecten en plannen te organiseren voor het beheren en verwerken van documenten en databases die zijn samengesteld vóór de reorganisatie van het apparaat.
Het verzamelen van bestanden met een permanente bewaartermijn die volledig zijn bewerkt door instanties en organisaties die de bron zijn van documenten die zijn ingediend bij het Provinciaal Historisch Archief. Indien er geen gespecialiseerd archief is, zal het Provinciaal Historisch Archief het Ministerie van Binnenlandse Zaken adviseren om ruimtes en opslagruimtes in te richten om de veiligheid te waarborgen van documenten die zijn verzameld tijdens het reorganisatieproces van het archief.

Registreer u om nieuwe accounts van organisaties, leiders en secretarissen in het systeem te openen of opnieuw te openen, zodat u de uitgifte en ontvangst van documenten kunt garanderen.

Voor hoofden van agentschappen, organisaties en administratieve eenheden vereist het Ministerie van Binnenlandse Zaken dat hoofden van agentschappen, organisaties en voorzitters van volkscomités op districts- en gemeenteniveau verantwoordelijk zijn voor het waarborgen van de veiligheid van documenten en documentdatabases die onder hun beheer vallen, overeenkomstig de wettelijke bepalingen tijdens het proces van herstructurering van het apparaat, totdat de documenten en documentdatabases na herstructurering van het apparaat worden overgedragen aan het Provinciaal Historisch Archief en bevoegde agentschappen en organisaties.

Geef eenheden en individuen de opdracht om verslagen en documenten over voltooid werk en over onvoltooid werk samen te stellen en te bundelen (maak een lijst van onvoltooid werk van elke eenheid).

Stel eenheden en personen aan die een samenvatting moeten maken van het onafgemaakte werk van de instantie of organisatie. Voeg bestanden en documenten toe, pak ze apart in en verzamel ze om ze in te dienen bij de archieven van de instantie.

Leid de archieven van het statistisch bureau, pak documenten in en begeleid eenheden en personen bij het verzamelen en verpakken van niet-ingediende dossiers en documenten in het archief; ontvang dossiers en documenten van eenheden en personen en verzamel ze in het archief en de centrale opslagruimtes en magazijnen. Het is noodzakelijk om aandacht te besteden aan, gescheiden te verzamelen en duidelijke aantekeningen te maken voor dossiers en documenten over onvoltooid werk.

Zorg voor de benodigde magazijnen, apparatuur en personeel om documenten te beschermen en veilig te bewaren totdat ze na reorganisatie van het apparaat worden overgedragen aan de bevoegde autoriteit of organisatie voor beheer.

Geef leiding aan de eenheid die het statistische systeem beheert en bedient, om het aantal documenten en documentdatabases van voltooide en onvoltooide werkzaamheden te bevestigen; beperk gegevens in het systeem of extraheer ze naar opslagapparaten en zorg voor de veiligheid en integriteit van documenten en databases totdat ze worden overgedragen aan het provinciaal historisch archief of bevoegde instanties en organisaties na herstructurering van het apparaat.

De voorzitter van het Districtsvolkscomité belast het Ministerie van Binnenlandse Zaken met het adviseren over de inrichting van opslagplaatsen en de benodigde apparatuur voor het verzamelen en centraal bewaren van documenten van gespecialiseerde instanties onder het Districtsvolkscomité. Hij belast het ministerie met het organiseren van troepen om de veiligheid van documenten te bewaken totdat deze na de organisatorische regeling worden overgedragen aan de bevoegde beheersinstantie of -organisatie.

Onmiddellijk na het voltooien van de organisatorische regeling moet het hoofd van het nieuwe agentschap, de nieuwe organisatie of de nieuwe administratieve eenheid onmiddellijk de volgende instructies geven:

Registreer u om nieuwe accounts van organisaties, leiders en secretarissen in het systeem te openen of opnieuw te openen, om de uitgifte en ontvangst van documenten te garanderen. Registreer u om zegels en digitale handtekeningscertificaten uit te geven voor gespecialiseerde openbare diensten, in overeenstemming met de regelgeving.

Werk samen met het Provinciaal Historisch Archief, de eenheid Systeembeheer en -operatie en relevante eenheden en personen om documenten en documentdatabases te ontvangen over onvoltooid werk dat onder hun beheer valt, zodat er verdere afhandeling kan plaatsvinden.

Ontvang documenten, documentdatabases die onder beheer staan ​​en documenten in ruimtes en magazijnen in het beheersgebied; werk samen met het Historisch Archief om bedrijfsplannen voor de verwerking van dat documentblok te ontwikkelen.

Documenten tellen, verzegelen en veilig opslaan in de archieven en magazijnen van het agentschap.

Voor archieven van agentschappen voert de afdeling archief van het agentschap of de persoon die bij het agentschap, de organisatie of de eenheid is aangewezen om te archiveren de volgende taken uit:

Geef eenheden en personen de opdracht om bestanden en documenten samen te stellen en te verpakken en deze vooraf over te dragen aan centrale opslagruimtes en magazijnen. Zorg dat magazijnen en de benodigde omstandigheden aanwezig zijn om de documenten die van eenheden en personen zijn ontvangen, veilig te bewaren.

Tel, verzegel en bewaar documenten op een veilige manier in het kantoor of archief van de instantie of organisatie totdat de documenten worden overgedragen aan het Provinciaal Historisch Archief of de bevoegde instantie of organisatie nadat de organisatiestructuur is gereorganiseerd.

Coördineer met de beheers- en operationele eenheid van het Statistisch Systeem om het aantal documenten en documentdatabases van instanties en organisaties in het systeem te bevestigen.

Ontvang en bewaar afzonderlijk bestanden en documenten met onvoltooid werk volgens de lijst.

Dien eerder voltooide en permanent bewaarde documenten in of verzamel ze afzonderlijk, zodat ze klaar zijn voor indiening bij het Historisch Archief.

Lever de verpakte documenten en bestanden en de lijst met onvoltooide werkzaamheden in hun originele staat in.

Voor ambtenaren, overheidspersoneel en werknemers moet u verslagen en documenten over voltooid werk en verslagen en documenten over onvoltooid werk verzamelen en bundelen. Voor onvoltooid werk moet u een lijst maken en duidelijk vermelden: naam van het werk; naam van de persoon die is aangewezen om het werk af te handelen; aantal bestaande documenten en materialen; deadline voor de afhandeling (indien van toepassing).

Houd statistieken bij van gegevens en documenten over voltooid werk en gegevens en documenten over onvoltooid werk in het systeem. Maak een lijst met werkgegevens of een lijst met documenten over onvoltooid werk in het systeem.

Lever het originele pakket met documenten en bestanden en de lijst met onvoltooide werkzaamheden aan het systeem in bij het archief van het agentschap of de eenheid, of bij de persoon die verantwoordelijk is voor het verzamelen van documenten tijdens het reorganisatieproces van het apparaat.

Onmiddellijk na het afronden van de organisatorische regeling is het noodzakelijk om snel overleg te plegen met het Archief van het Agentschap en de eenheid die het systeem beheert en bedient om gegevens en documenten over onvoltooid werk over te dragen aan de eenheid of persoon die verantwoordelijk is voor de verdere verwerking ervan.

Het sluiten van rekeningen van organisaties en personen voor instanties en organisaties die hun activiteiten onmiddellijk staken nadat een besluit over een organisatorische herstructurering is genomen.

Wat betreft de eenheid die het systeem beheert en bedient, vereist het Ministerie van Binnenlandse Zaken dat de reikwijdte van documenten en documentdatabases in het systeem wordt geïdentificeerd en afgebakend op basis van elk account van de instantie, organisatie en persoon. Bepaal hierin, op basis van de lijst met onvoltooide werkzaamheden van de eenheden en personen, de reikwijdte van de gegevens en maak een lijst met accounts van organisaties en personen met onvoltooid werk. Stel een overdrachtsplan op wanneer dit wordt opgedragen.

Verzamelen en rapporteren aan het Provinciaal Volkscomité en het Ministerie van Binnenlandse Zaken over het systeem van documentidentificatiecodes, dossiercodes en documentsymbolen dat momenteel in het systeem wordt gebruikt. Dit systeem dient als basis voor het instellen van documentidentificatiecodes, dossiercodes en documentsymbolen van agentschappen en organisaties na het reorganiseren van het apparaat op een uniforme, gesynchroniseerde manier, waarbij duplicatie wordt vermeden.

Onmiddellijk na het voltooien van de organisatorische regeling is het noodzakelijk om de volgende taken snel uit te voeren:

Het sluiten van rekeningen van organisaties en personen voor instanties en organisaties die hun activiteiten onmiddellijk staken nadat een besluit over een organisatorische herstructurering is genomen.

Werk het systeem van documentidentificatiecodes, bestandscodes en tekstsymbolen van nieuwe instanties en organisaties bij om ervoor te zorgen dat het systeem soepel functioneert.

Open accounts voor nieuwe instanties, organisaties en personen en zorg voor een verbinding met eerder gerelateerde documenten en documentdatabases, zodat de werkverwerking in het systeem niet wordt onderbroken.
Extraheer en verpak documenten en documenteer databases van inactieve instanties, organisaties en eenheden en draag deze over aan het Provinciaal Historisch Archief of bevoegde instanties en organisaties na herstructurering van het apparaat.

Zorg dat u een plan heeft om documenten en documentdatabases in het systeem te gebruiken om te voorzien in de dringende behoeften van instanties, organisaties en personen tijdens het proces van herstructurering van het apparaat.
Zie de volledige tekst van Officiële Verzending nr. 414/BNV-VTLTNN in het bijgevoegde BESTAND:

Bron: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987