Digitale administratieve procedures: Dicht bij de mens, effectief

BAC NINH - Vanaf 1 juli 2025 worden de bestuurlijke eenheden op gemeentelijk niveau in de provincie Bac Ninh samengevoegd, conform het besluit van het Permanent Comité van de Nationale Assemblee. De aanpassing van de bestuurlijke grenzen is gericht op het stroomlijnen van het apparaat, het verbeteren van de efficiëntie van het management en het verbeteren van de servicekwaliteit voor de bevolking. In twee plaatsen met een hoge bevolkingsdichtheid, met name veel werknemers van industrieterreinen zoals de wijken Nhenh en Phuong Lieu, worden de administratieve procedures voor elektronische processen synchroon afgehandeld.

Positief signaal

Het samenvoegen van bestuurlijke eenheden leidt tot veel wijzigingen in plaatsnamen, codes van bestuurlijke eenheden en aanpassingen aan bevolkingsdatabases. Zonder zorgvuldige voorbereiding kunnen deze wijzigingen de ontvangst en verwerking van administratieve proceduregegevens verstoren. Naar aanleiding van dit verzoek hebben de volkscomités van de wijken Nhenh en Phuong Lieu proactief samengewerkt met de oude gespecialiseerde afdelingen en kantoren op districtsniveau om alle verwerkte bestuurlijke gegevens te controleren en de nieuwe codes van bestuurlijke eenheden bij te werken met gespecialiseerde software. Dankzij deze zorgvuldige voorbereiding verliepen de ontvangst en verwerking van elektronische gegevens direct na 1 juli – de officiële fusiedatum – nog steeds soepel en zonder onderbreking.

Medewerkers van het Openbaar Administratief Service Centrum van de wijk Nenh ondersteunen burgers bij het gebruik van de automatische nummeringsmachine.

Vroeg in de ochtend kwamen veel mensen naar het Centrum voor Openbare Administratie van de wijk Nenh (hoofdkantoor van het voormalige Volkscomité van de wijk Nenh) om gebruik te maken van de openbare diensten. De heer Ngo Duy Dung, adjunct-directeur van het Centrum voor Openbare Administratie van de wijk, zei: "De wijk Nenh bestaat momenteel uit vier wijken: Van Trung, Quang Chau, Tang Tien en Nenh (oud), met een bevolking van ongeveer 80.000 mensen, waarvan de mechanische bevolking bestaat uit arbeiders in industrieparken met ongeveer 20.000 mensen. Voor het gemak van de mensen heeft de wijk momenteel twee punten voor het in ontvangst nemen van documenten, namelijk het hoofdkwartier van het Volkscomité van de wijken Nenh (oud) en Van Trung (oud). Alle punten zijn volledig bemand met personeel om de mensen te ondersteunen."

Terwijl ze documenten verwerkte en andere burgers begeleidde bij het voltooien van administratieve procedures, zei mevrouw Nguyen Thi Bich, ambtenaar van Cultuur en Samenleving van de wijk Nenh: "Hoewel mensen gewend zijn geraakt aan het online indienen van documenten, hebben veel mensen nog steeds gedetailleerde instructies nodig. Sommige mensen zijn niet bekwaam, dus moeten we hen ondersteunen. In deze periode heeft de wijk gezorgd voor meer leden van de jeugdvakbond, politieagenten en postkantoorpersoneel om rechtstreeks ondersteuning te bieden bij het Centrum." Gemiddeld ontvangt het Centrum meer dan 300 documenten per dag, waarvan meer dan 50% online.

Om de bevolking beter van dienst te zijn, hebben het Partijcomité en het Volkscomité van de wijk Phuong Lieu (samengevoegd uit de wijken Phuong Lieu (oud) en Phuong Mao) geld geïnvesteerd en de bouw van de fysieke faciliteiten van het Dienstcentrum voor Openbare Administratie versneld. Momenteel beschikt het centrum over een groot oppervlak met veel moderne faciliteiten. Omdat het een wijk met een groot aantal werknemers is, zijn er vaak registraties van certificeringsprocedures. Daarom heeft de wijk drie gespecialiseerde medewerkers op het gebied van justitie en burgerlijke stand aangesteld om de voortgang van de verwerking van de gegevens te bewaken. Nguyen Tai Do, ambtenaar Justitie en Burgerlijke Stand, zei: "In het begin was de toegang tot de software van het Ministerie van Justitie soms problematisch, maar nu verloopt het soepel. Gegevens die via het Portaal voor Openbare Diensten worden ingediend, worden allemaal op tijd ontvangen en verwerkt." De heer Do heeft in de afgelopen halve maand meer dan 150 online registraties van elektronische certificering en handtekeningbevestiging ontvangen.

Een lichtpuntje in het proces om de digitale overheid dichter bij de burger te brengen, is de steun van de post. Bij de balie voor burgerondersteuning in de wijk Phuong Lieu begeleidt mevrouw Nguyen Thi Phuong Oanh, een medewerker van het postkantoor in Que Vo, mensen geduldig van het inloggen tot het indienen van online aanvragen. "Met de juiste begeleiding duurt het maar 5 tot 10 minuten. Maar als mensen het zelf doen, kost het behoorlijk wat tijd en is het zelfs foutgevoelig. Daarom staan ​​we altijd klaar om te ondersteunen."

Obstakels verwijderen

Naast de opmerkelijke resultaten laat de implementatiepraktijk ook enkele moeilijkheden zien die snel moeten worden overwonnen om de afhandeling van administratieve procedures in de digitale omgeving echt grondig te kunnen uitvoeren. Een van de grootste problemen is de wijziging van administratieve plaatsnamen, waardoor veel mensen in de war raken bij het aangeven van documenten en het juiste nieuwe adres niet in het elektronische systeem kunnen vinden.

Mensen handelen administratieve procedures af bij het Openbaar Administratief Centrum van de wijk Phuong Lieu.

De heer Duong Van Hoa uit de gemeente Luc Nam startte een bedrijf in de wijk Phuong Lieu en kwam naar het Centrum voor Openbare Administratie van de wijk om de procedures voor het wijzigen van zijn bedrijfsregistratie te doorlopen. De heer Hoa vertelde: "Als iedereen me begeleidt, kan ik het zelf doen, maar het zal wel langzaam gaan. Als ik hier kom, wordt ik enthousiast gesteund door het personeel. Het informatiesysteem voor bedrijfsregistratie bevat echter fouten, waardoor het lang duurt om de documenten te versturen."

Kameraad Thanh Cong, vicevoorzitter van het Volkscomité en directeur van het Phuong Lieu Ward Public Administration Service Center, zei: "Voorheen voerden mensen administratieve procedures uit volgens het Public Service Portal van elke provincie, waardoor het aantal bezoeken lager lag. Nu is het National Public Service Portal het centrale punt voor het ontvangen van gegevens in het hele land. Het verkeer is groot, dus er zijn momenten waarop het netwerk overbelast is. Bij niet-administratieve procedures, met name op het gebied van land, wordt aanbevolen dat de provincie de lijst en specifieke procedures snel uniformeert voor effectieve implementatie."

Een groot probleem is dat de digitale vaardigheden van mensen, met name ouderen en werknemers die tot een etnische minderheid behoren, nog steeds beperkt zijn. Veel mensen zijn nog onbekend met het elektronische identificatieplatform VNeID – de sleutel tot toegang tot moderne openbare diensten. Veel kleine en micro-ondernemingen en individuele huishoudens zijn nog niet gewend om digitale hulpmiddelen te gebruiken bij het uitvoeren van administratieve procedures. Geconfronteerd met deze realiteit blijven de twee districtsautoriteiten propaganda verspreiden via luidsprekers, folders verspreiden in pensions en fabrieken en werken ze tegelijkertijd samen met het digitale technologieteam van de gemeenschap en de politie om gerichte begeleiding te organiseren in woonwijken en op bedrijventerreinen.

De afwikkeling van administratieve procedures via elektronische processen in de wijken Nhenh en Phuong Lieu in het bijzonder, en in de provincieregio's na de fusie in het algemeen, zorgt niet alleen voor een soepele werking van de lokale overheid, maar toont ook initiatief en flexibiliteit in de administratieve hervorming. Wanneer er nauwe coördinatie is tussen de overheid, ambtenaren, ondersteunende diensten en consensus onder de bevolking, is digitale transformatie geen ver-van-mijn-bed-show meer. Dit vormt de basis voor Bac Ninh om de administratieve hervorming en alomvattende digitale transformatie voort te zetten en burgers en bedrijven beter van dienst te zijn.

Artikel en foto's: Duong - Thu

Bron: https://baobacninhtv.vn/thu-tuc-hanh-chinh-so-gan-dan-hieu-qua-postid422578.bbg