Ho Chi Minhstad verscherpt management en digitaliseert dossiers na herindeling van administratieve eenheden

De voorzitter van het Volkscomité van Ho Chi Minhstad heeft zojuist opdracht gegeven tot het beheer van archieven en documenten na de herindeling van bestuurlijke eenheden en de reorganisatie van instanties en organisaties in de stad.

Ambtenaren van de wijk bekijken en bewerken de dossiers en documenten van het partijblok. Foto: VAN MINH

Met name instanties en organisaties moeten het registratieboek en de database voor het beheer van uitgaande en inkomende documenten controleren en aanvullen. Tegelijkertijd moeten zij de voltooide set uitgaande documenten van een stempel voorzien voordat zij het zegel indienen bij het politiebureau waar het zegelmonster is geregistreerd.

Instanties en organisaties die na de reorganisatie zijn opgericht, moeten voorschriften opstellen voor documentverwerking overeenkomstig Besluit 30/2020 en de instructies van de Dienst Archieven en Staatsarchieven. De voorschriften moeten de opmaak en technieken voor het presenteren van documenten specificeren, nieuwe registers opzetten, nieuwe nummeringssystemen invoeren en inkomende en uitgaande documenten noteren, beginnend met nummer 01.

Wat betreft archiefwerk, verzocht de voorzitter van het Volkscomité van Ho Chi Minhstad de hoofden van departementen, afdelingen en sectoren om documenten, archieven en databases te ontvangen van de respectievelijke departementen en afdelingen van de provincie Binh Duong (oud) en Ba Ria - Vung Tau (oud); deze documenten zullen bewaard blijven om de veiligheid te waarborgen. In het bijzonder zal er met het Ministerie van Binnenlandse Zaken worden samengewerkt om de werkzaamheden voor het bewerken, repareren, restaureren en creëren van een archiefdatabase te ontwikkelen en aan het Volkscomité van Ho Chi Minhstad voor te leggen.

De voorzitter van het Volkscomité van de wijk, gemeente of speciale zone ontvangt archieven en documenten van de oude bestuurlijke eenheid en heeft een passend exploitatieplan en voorschriften om de bevolking en bedrijven te dienen.

De voorzitter van het Volkscomité van Ho Chi Minhstad heeft de directeur van het Ho Chi Minhstad Digital Transformation Center ook verzocht om servers en opslaginfrastructuur voor te bereiden, de informatiebeveiliging te waarborgen, integratieplannen te ontwikkelen, gedeelde gegevens te gebruiken en te zorgen voor onderlinge verbindingen om het politieke systeem, agentschappen, organisaties en individuen te bedienen.

De voorzitter van het Volkscomité van Ho Chi Minhstad heeft de directeur van de politie van Ho Chi Minhstad belast met de begeleiding van de declassificatie, bewaring en overdracht van vertrouwelijke documenten en geheime opslagmedia; het waarborgen van de beveiliging en brandpreventie bij tijdelijke opslagplaatsen tijdens het schikkingsproces. In het bijzonder het onderzoeken en strikt afhandelen van gevallen van opzettelijke toe-eigening, vernietiging, illegale aankoop of overdracht van documenten.

CAM NUONG

Bron: https://www.sggp.org.vn/tphcm-siet-chat-quan-ly-so-hoa-ho-so-sau-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post802992.html