Utkast til lov om arkiver (endret): Hva er myndigheten til å forvalte arkivdokumenter for Forsvarsdepartementet og Departementet for offentlig sikkerhet?

Som en fortsettelse av programmet for den syvende sesjonen, diskuterte nasjonalforsamlingen i salen morgenen 24. mai en rekke innholdsfortegnelser med ulike meninger om utkastet til arkivlov (endret).

I en rapport om forklaringen, mottakelsen og revisjonen av utkastet til arkivlov (endret), sa generalsekretæren i nasjonalforsamlingen, lederen av nasjonalforsamlingens kontor, Bui Van Cuong, at lovutkastet, etter å ha blitt mottatt og revidert, består av 8 kapitler med 65 artikler. Det følger nøye målene og synspunktene som ble lagt frem da loven ble utarbeidet, institusjonaliserer raskt partiets politikk, overvinner mangler og begrensninger i implementeringen av arkivloven fra 2011, bidrar til å bedre sikre borgernes rett til tilgang til informasjon som foreskrevet i grunnloven, og samtidig implementerer det retningen om å fremme sosialiseringen av arkivaktiviteter og bygge et arkivsamfunn.

Scene fra nasjonalforsamlingens diskusjon om utkastet til arkivlov (endret). Foto: TRONG HAI

Myndighet til å forvalte arkivdokumenter for Forsvarsdepartementet og Departementet for offentlig sikkerhet

Det er verdt å merke seg at artikkel 10 i lovutkastet fastsetter følgende når det gjelder myndigheten til å forvalte arkivdokumenter og databaser over arkivdokumenter:

Hjemmekontor Dokument- og databasehåndtering omfatter: Dokumenter lagret i statens historiske arkiver på sentralt nivå; database med arkivdokumenter fra Vietnams statsarkiv; sikkerhetskopier av arkivdokumenter fra Vietnams statsarkiv.

Forsvarsdepartementet, Departementet for offentlig sikkerhet, Utenriksdepartementet Administrer og lagre dokumenter dannet under operasjoner, sikkerhetskopier arkiver, arkiver av spesiell verdi og arkivdatabase for forsvars-, offentlig sikkerhet- og utenriksdepartementets sektorer.

Håndtering og lagring av dokumenter fra partiorganisasjoner innen sektorene nasjonalt forsvar, offentlig sikkerhet og utenriksdepartementet utføres i henhold til forskrifter fra kompetente partiorganer.

I tillegg fastsetter artikkel 11 i lovutkastet også: For arkivdokumentdatabasen tilhørende Forsvars-, sikkerhets- og Utenriksdepartementet skal forsvarsministeren, sikkerhetsministeren og utenriksministeren lede bygging, forvaltning og drift.

Artikkel 19 i lovutkastet fastsetter: Etter utløpet av lagringsperioden i de nåværende arkivene, skal permanent lagring av arkivdokumenter fra Forsvarsdepartementet, Offentlig sikkerhet og Utenriksdepartementet foreskrives av forsvarsministeren, ministeren for offentlig sikkerhet og utenriksministeren.

Delegater som deltar på møtet. Foto: TRONG HAI

Lagre papirdokumenter parallelt med digital dokumentlagring

Et bemerkelsesverdig innhold i dette lovforslaget handler om elektronisk dokumentlagring.

Tidligere, under diskusjonen, foreslo noen delegater at det etableres en plan for implementering av elektronisk arkivering i samsvar med ressurskapasiteten, og at innhold fra elektronisk arkivering integreres i relevant regelverk; noen foreslo at digitale dokumenter som arkiveres permanent, bør skrives ut og lagres i arkivet.

Angående denne saken uttalte generalsekretær i nasjonalforsamlingen og leder av nasjonalforsamlingskontoret, Bui Van Cuong: Å forvalte, utnytte og bruke digitale arkiver er et objektivt og nødvendig krav for å bygge en digital regjering og et digitalt samfunn.

For å tilpasse seg realiteten rundt arkivering (som for tiden fortsatt hovedsakelig arkiverer papirdokumenter), spesielt ressursenes evne til å sikre gjennomførbarhet, er lovutkastet utformet i retning av å regulere arkivering av papirdokumenter parallelt med arkivering av digitale dokumenter, og konverteringen fra arkivering av papirdokumenter til arkivering av digitale dokumenter gjennomføres i henhold til veikartet for bygging av e-forvaltning, e-forvaltning og orientering mot digital forvaltning, digital forvaltning.

Samtidig ble lovutkastets struktur revidert, i tråd med meningene fra delegatene fra nasjonalforsamlingen, slik at det ikke fastsettes et eget kapittel om elektronisk arkivering, men integreres i kapittel 3 om arkiveringsoperasjoner. Dette for å sikre konsistens i arkiveringsoperasjonene, for å sikre tydeligere og mer fullstendige regler for hver type arkivdokument og for å gjøre implementeringen enklere og mer praktisk.

I tillegg fastsetter artikkel 22 i lovutkastet etablering av sikkerhetskopier for arkiver av spesiell verdi og permanente arkiver med risiko for alvorlig skade, så det foreslås ikke å legge til bestemmelser om konvertering av digitale dokumenter til papirdokumenter for lagring.

Kilde