Tidlig synkronisering og oppgradering av det sammenkoblede systemet for tilkobling av sivilstatusdata

Etter mer enn to måneder etter at det lokale forvaltningsapparatet med to nivåer ble tatt i bruk, har tjenestesentrene for offentlig forvaltning på kommune- og distriksnivå i Nghe An-provinsen mottatt og behandlet hundretusenvis av dokumenter, hvorav en stor andel er prosedyrer knyttet til sivilstatus. Systemet for håndtering av sivilstatusdata som drives av Justisdepartementet er imidlertid ofte feilaktig og ikke synkronisert, noe som forårsaker mange vanskeligheter for både tjenestemenn og folket.

Datahåndteringssystemet er ikke synkronisert.

I de fleste kommuner og bydeler i Nghe An- provinsen har antallet dokumenter økt kraftig fra begynnelsen av juli 2025 og frem til nå, spesielt prosedyrer knyttet til fødselsregistrering, dødsfallsregistrering, utdrag av dødsattester, ekteskap og bekreftelse av sivilstatus.

Om morgenen 17. september kom et stort antall mennesker til Nga My kommunes administrasjonssenter for offentlig administrasjon for å utføre administrative prosedyrer; mange av dem ventet på sin tur til å få støtte, motta og løse sine sivilstatusregistre.

Til tross for at hun måtte håndtere mange ting, veiledet Le Thi Thanh Hai (spesialist ved Nga My kommunes administrasjonssenter for offentlig administrasjon) fortsatt entusiastisk folk til å deklarere informasjon i den elektroniske programvaren. Hun ba folk om å supplere eller bekrefte manglende informasjon. Hai fortalte imidlertid at prosessen med å konvertere sivilstatusdata og behandle store vedlegg ofte støtte på tekniske feil. «Nga My er en avsidesliggende kommune med vanskelige veier, og folk er ikke kjent med IT-applikasjoner, så det er veldig vanskelig å bruke elektronisk programvare. I løpet av de siste tre dagene har jeg fått mer enn 10 dokumenter knyttet til fødselsregistrering og skilsmisse suspendert i systemet, noe som tvinger folk til å vente noen dager på å fullføre prosedyrene. Dette er veldig vanskelig for folk i fjellkommuner», sa Hai.

I de fleste kommuner og bydeler i Nghe An-provinsen har antallet registre økt fra begynnelsen av juli 2025 og frem til nå, spesielt prosedyrer knyttet til fødselsregistrering, dødsfallsregistrering, utdrag av dødsattester, ekteskap og bekreftelse av sivilstatus. Det nåværende problemet er imidlertid tilgang til data og håndtering av gamle sivilstatusregistre som ble etterlatt før de administrative enhetene slo seg sammen. Datasystemet for sivilstatus som forvaltes av Justisdepartementet er ofte mangelfullt og ikke synkronisert, noe som fører til vanskeligheter for lokaliteter med å håndtere administrative prosedyrer innen sivilstatus.

Lo Kham Kha, leder av folkekomiteen i Nga My kommune, innrømmet at kommunens arbeid med sivilstatus i realiteten har problemer på grunn av for lite personale og manglende erfaring. Det nye systemet for sivilstatus har ikke synkronisert alle data, så noen trinn må fortsatt gjøres manuelt. Forbindelsen mellom den nasjonale portalen for offentlig tjeneste og systemet for sivilstatus har fortsatt feil og er ikke synkronisert.

Ifølge Le Thi Huong, assisterende direktør for Thien Nhan kommunes servicesenter for offentlig administrasjon, sikrer sivilstatusdataene som sendes til lokaladministrasjonen bare 80 %; 20 % av sivilstatusdataene er fortsatt ufullstendige. Derfor koordinerer provinsielle etater og avdelinger for å veilede og støtte lokalsamfunnene i å konfigurere elektroniske erklæringer for å signere sivilstatusdokumenter i programvaresystemet; samtidig gjennomgå for å sikre nøyaktighet og brukervennlighet.

Med 80 % av de administrative prosedyrene som for tiden håndteres på kommunenivå, må Nghe An-provinsen prioritere å skaffe nok stillinger for kommunale dommere.

Justisdepartementets elektroniske programvaresystem for sivilstatus, som er knyttet til Departementet for offentlig sikkerhet, har mange ganger hatt tilkoblingsfeil og avbrutt datasynkronisering med det provinsielle informasjonssystemet for administrative prosedyrer. Derfor blir tjenestemenn med ansvar for sivilstatus ofte forsinket når de bruker dette systemet for å søke etter informasjon og løse administrative prosedyrer for personer.

Herr Nguyen The Quan (Truong Vinh-distriktet) fortalte: «Dommerne ga entusiastiske instruksjoner, prosessen var tydelig, og gebyrene var offentlig oppført. Men da jeg skulle til å fylle ut fødselsopplysningene for barnet mitt, frøs systemet plutselig. Selv om jeg hadde sympati, påvirket det også folks arbeid å måtte vente lenge.»

Investering i synkron informasjonsteknologiinfrastruktur

Folk kommer for å håndtere administrative prosedyrer og husholdningsregistrering på Nga My kommunes offentlige administrasjonssenter i Nghe An-provinsen.

Herr Dang Hoai Nam, assisterende direktør ved Van An kommunes administrasjonssenter for offentlig forvaltning, foreslo at relevante nivåer og sektorer snarest gjennomgår og retter feil i den sammenkoblede databaseprogramvaren for sivilstatus, slik at det offentlige forvaltningssystemet på kommunenivå kan operere stabilt og håndtere alle sivilstatusprosedyrer raskt og enkelt. Justisdepartementet vil snart utstede spesifikke retningslinjer for standarder for dommere på kommunenivå i henhold til den nye regjeringsmodellen. Dette er et viktig grunnlag for å rekruttere, organisere og lære opp et team av kvalifiserte dommere for å møte de stadig høyere kravene innen administrativ ledelse.

Ifølge Nguyen Van Thong, nestleder i Nghi Loc kommunes folkekomité, fortsetter etatene som bygger den interoperable programvaren å oppgradere og forbedre programvaren. Samtidig sørger de for fullt utstyr for at teamet av embetsmenn kan utføre interoperable offentlige tjenesteprosedyrer, spesielt skannere og datamaskiner, slik at de kan utføre oppgavene sine godt. Enhetene støtter opprettelsen av kontoer på den nasjonale portalen for offentlig tjeneste, veileder folk i å sende inn interoperable dokumenter for å redusere arbeidsmengden for tjenestemenn innen justis og sivilstatus, og sørger for at dokumentene som sendes inn er fullstendige og gyldige fra starten av.

Basert på ovennevnte praksis anbefalte mange lokaliteter i Nghe An at Justisdepartementet har løsninger for å supplere og utvikle teamet av justis- og sivilstatusansatte, sikre tilstrekkelige grasrotressurser; perfeksjonere programvare for sivilstatus, synkron tilkobling til den nasjonale befolkningsdatabasen; forbedre spesialisert opplæring, spesielt i prosedyrer med utenlandske elementer, utvide til tjenestemenn på kommunenivå.

Med 80 % av dagens administrative prosedyrer håndtert på kommunenivå, må Nghe An-provinsen prioritere å tilrettelegge nok stillinger for kommunale rettsbetjenter; investere i IT-infrastruktur; kjøpe nok utstyr, kjøretøy og maskiner til å oppfylle kravene til å utføre profesjonelle oppgaver; bruke kunstig intelligens for å automatisere repeterende prosedyrer, og dermed redusere arbeidsmengden for ansatte. Departementet for vitenskap og teknologi fremmer direkte og nettbasert opplæring for å hjelpe lokalsamfunn med å forstå prosessen, og bidra til å forbedre effektiviteten av administrativ reform og digital transformasjon.

Stilt overfor ovennevnte situasjon gjennomgår og løser Folkekomiteen i Nghe An-provinsen for tiden vanskeligheter for kommuner og bydeler. Provinsen fortsetter å investere i et synkront IT-system, spesielt for offentlige administrasjonssentre i kommuner og bydeler, for å sikre smidig gjennomføring av oppgaver.

Kilde: https://baotintuc.vn/thoi-su/som-dong-bo-va-nang-cap-he-thong-ket-noi-du-lieu-ho-tich-lien-thong-20250917122458000.htm