Styrking av forvaltningen av dokument- og arkivarbeid i prosessen med å omorganisere det politiske systemets apparat.

Det er strengt forbudt å ulovlig eie, overføre eller ødelegge dokumenter og dokumentdatabaser; det er ikke tillatt å skade eller miste dokumenter og dokumentdatabaser under omorganiseringen av apparatet.

Illustrasjonsbilde. Kilde: VNA

Den 19. mars 2025 utstedte Innenriksdepartementet offisiell melding nr. 414/BNV-VTLTNN til folkekomiteene i provinser og sentralstyrte byer om styrking av forvaltningen av dokument- og arkivarbeid i prosessen med å omorganisere det politiske systemets apparat i henhold til konklusjon nr. 127-KL/TW fra Politbyrået.

Det er strengt forbudt å ulovlig besitte, overføre eller ødelegge dokumenter og dokumentdatabaser.

For å sikre smidig og kontinuerlig dokument- og arkivarbeid, og sikre sikker håndtering av dokumenter før, under og etter at omorganiseringen av det politiske systemet er fullført i henhold til konklusjon nr. 127-KL/TW datert 28. februar 2025 fra Politbyrået og Sekretariatet om implementering av forskning og forslag om å fortsette omorganiseringen av det politiske systemet, og utføre ansvaret for statlig forvaltning av dokumenter og arkiver, ber Innenriksdepartementet formannen for folkekomiteen i provinsen eller den sentralstyrte byen om å snarest mulig iverksette en rekke hasteoppgaver for å styrke forvaltningen av dokument- og arkivarbeid i prosessen med å omorganisere det lokale forvaltningsapparatet som følger:

For det første, overhold juridiske forskrifter om dokumenter og arkiver på riktig og fullstendig måte, og oppfyll følgende krav:

For det første må alle dokumenter og dokumentdatabaser som dannes under virksomheten til etater og organisasjoner, administreres sentralt, ensartet og sikkert i henhold til hvert arkiv; dokumenter og dokumentdatabaser tilhørende ethvert etat eller organisasjon må telles og samles inn i henhold til arkivet til det aktuelle etatet eller organisasjonen.

For det andre skal byrået eller organisasjonen stenge arkivene sine fra datoen driften opphører. Byrået eller organisasjonen skal ikke utstede administrative dokumenter under sin myndighet fra den datoen den kompetente myndighetens beslutning om sammenslåing eller opphør av drift trer i kraft.

For det tredje, før og under den organisatoriske ordningen, må dokumenter og databaser fortsatt oppbevares i arkivene til de provinsielle historiske arkivene og byråarkivene (eller stedet der de oppbevares) til den administrative enheten før ordningen.

For det fjerde er det strengt forbudt å ulovlig eie, overføre eller ødelegge dokumenter og dokumentdatabaser; det er ikke tillatt å skade eller miste dokumenter og dokumentdatabaser under omorganiseringen av apparatet.

For det andre er de provinsielle historiske arkivene ansvarlige for å motta og koordinere med lederne for etater, organisasjoner og administrative enheter for å fortsette å bevare alle arkivdokumenter og dokumentdatabaser i provinsen på stedet eller midlertidig bevare dem, og overlevere dokumenter i henhold til deres forvaltningsmyndighet til de nye etatene, organisasjonene og administrative enhetene etter den organisatoriske ordningen.

For det tredje, overlevering av dokumenter og dokumentdatabaser etter at den organisatoriske ordningen er gjennomført i samsvar med bestemmelsene i loven om arkivforvaltningsmyndighet.

For det fjerde, implementer strengt lovbestemmelser om håndtering og bruk av segl og digitale signatursertifikater for offentlig tjeneste; beskytt statshemmeligheter og sørg for sikkerheten til informasjon, dokumenter og data når du utfører statistiske oppgaver, pakker, overleverer, bevarer og bruker dem i prosessen med å omorganisere apparatet.

Utstedelse av dokumenter som regulerer listen over identifikasjonskoder for dokumenter, poster og tekstsymboler for nye etater og organisasjoner

For folkekomiteene i provinser og sentralstyrte byer anbefaler innenriksdepartementet at lederen av den provinsielle folkekomiteen skal være ansvarlig som leder for å implementere statlig forvaltning av arkiver på stedet innenfor rammen av plikter og fullmakter; og sikre sikkerheten til dokumenter og dokumentdatabaser under deres forvaltningsmyndighet i henhold til lovbestemmelsene gjennom hele prosessen med å omorganisere apparatet.

Utstede snarest et direktiv fra lederen av den provinsielle folkekomiteen om styrking av statens forvaltning av dokument- og arkivarbeid.

Utvikle en plan for å omorganisere statens historiske arkiver på provinsielt nivå i prosjektet for å omorganisere og omorganisere administrative enheter på alle nivåer og bygge en to-nivås organisasjonsmodell for lokal forvaltning, og sende den inn til kompetente myndigheter for vurdering og implementering.

Umiddelbart etter at den organisatoriske ordningen er fullført, er det nødvendig å utføre følgende oppgaver raskt:

Først utstede et dokument som regulerer listen over identifikasjonskoder for dokumenter, poster og tekstsymboler for nye etater og organisasjoner under forvaltning.

For det andre, instruer lederne for nye etater og organisasjoner til å motta dokumenter og databaser under deres forvaltningsmyndighet; lederne for nye grasrotadministrative enheter til å motta dokumenter på rommene og lagerene i forvaltningsområdet som midlertidig forvaltes av Provincial Historical Archives.

For det tredje, instruere enheten som administrerer og driver systemet til å implementere tekniske løsninger for å sikre kontinuitet og videreføring av dokumentutstedelse og arbeidsavviklingsaktiviteter for etater og organisasjoner under dens ledelse.

For det fjerde, styr utviklingen av prosjekter og planer for å administrere og behandle forretningsdrift for tidligere sammenstilte dokumenter.

For det femte, sørg for ressurser til å utføre kontor- og arkivoppgaver på en sikker og smidig måte før, under og etter organiseringsarrangementet.

Sjette, rapporter implementeringsstatusen til Innenriksdepartementet, slik at Innenriksdepartementet kan sammenfatte og rapportere til regjeringen .

Utstedelse av planen for å implementere direktivet fra lederen av den provinsielle folkekomiteen om styrking av forvaltningen av dokument- og arkivarbeid.

For innenriksdepartementet, råd formannen for den provinsielle folkekomiteen til å utstede et direktiv om styrking av forvaltningen av dokument- og arkivarbeid i prosessen med å omorganisere apparatet i det lokale politiske systemet.

Utstede en plan for å implementere direktivet fra lederen av den provinsielle folkekomiteen om å styrke forvaltningen av dokument- og arkivarbeid i prosessen med å omorganisere apparatet i det lokale politiske systemet.

Det provinsielle historiske arkivet utpeker tjenestemenn til å organisere arbeidsgrupper til etater, organisasjoner og enheter for å motta, koordinere bevaring av dokumenter på stedet og avgrense dokumentdatabasen på systemet.

Instruere de provinsielle historiske arkivene til proaktivt å iverksette tiltak for å samle inn permanent bevarte dokumenter som er fullstendig redigert hos etater og organisasjoner som er kilden til dokumenter som sendes inn til de provinsielle historiske arkivene.

Gi lederen av den provinsielle folkekomiteen råd om å sørge for tilstrekkelige ressurser for å sikre sikkerheten til dokumenter og dokumentdatabaser i rom og lager som er bekreftet og forseglet av de provinsielle historiske arkivene, inntil de overleveres til det ansvarlige forvaltningsorganet eller organisasjonen etter at apparatet er omorganisert.

Umiddelbart etter at den organisatoriske ordningen er fullført, er det nødvendig å utføre følgende oppgaver raskt:

Råd formannen for den provinsielle folkekomiteen til omgående å kunngjøre en liste over identifikasjonskoder for dokumenter, opptegnelser og tekstsymboler for etater og organisasjoner som er dannet etter omorganiseringen av apparatet under dens forvaltningsområde.

Legge frem planer og prosjekter for forvaltning og behandling av dokumenter fra etater og organisasjoner for den provinsielle folkekomiteen før apparatet omorganiseres.

Koordinere med enheten for systemadministrasjon og drift for å utvikle en overleveringsplan, integrere dokumenter og dokumentdatabaser i systemet.

Om nødvendig, kontakt Statens arkiv- og journalavdeling om forvaltnings- og behandlingsplanen for dokumentblokken og dokumentdatabasen som er samlet før organisasjonsstrukturen utformes.

Regelmessig veilede og svare på spørsmål fra etater, organisasjoner og enkeltpersoner om dokumenter og arkiver før, under og etter organisatorisk omstrukturering.

Bekreft overlevering av dokumenter og dokumentdatabaser fra etater og organisasjoner før apparatet omorganiseres

For provinsielle historiske arkiver anbefaler Innenriksdepartementet at tjenestemenn får veiledet opptelling, ordning, pakking, forsegling, bekreftelse av volum og tilstand av papirdokumenter og dokumenter på andre informasjonsbærere (hvis noen), samt mottak og koordinering av bevaring på stedet eller midlertidig sentralisert bevaring av dokumenter fra etater og organisasjoner.

Koordinere med systemets administrasjons- og driftsenhet for å bestemme antall digitale dokumenter og avgrense dokumentdatabasen på systemet for hver etat, organisasjon og administrativ enhet.

Lag en liste over alle dokumenter og dokumentdatabaser som for tiden oppbevares ved de provinsielle historiske arkivene; fortsett å sikre sikkerheten, integriteten og brukervennligheten til dokumenter og dokumentdatabaser ved de provinsielle historiske arkivene inntil dokumentene og dokumentdatabasene overleveres til kompetente etater og organisasjoner etter at organisasjonsstrukturen er omorganisert.

Syntetiser mengden og statusen til dokumenter, dokumentdatabasen og rapporter til Innenriksdepartementet for rapportering til Innenriksdepartementet.

Umiddelbart etter at den organisatoriske ordningen er fullført, er det nødvendig å utføre følgende oppgaver raskt:

Kontaktpunktet organiserer og bekrefter overlevering av dokumenter og dokumentdatabaser fra etater og organisasjoner før organisasjonsavtalen til det kompetente forvaltningsorganet eller organisasjonen etter organisasjonsavtalen.

Gi innenriksdepartementet råd om å utvikle planer og prosjekter for å administrere og håndtere dokumentene og dokumentdatabasene som er samlet inn av etater og organisasjoner før apparatet omorganiseres.

Koordinere med relevante etater og organisasjoner for å organisere implementeringen av prosjekter og planer for å administrere og behandle dokumenter og databaser som er samlet før omorganisering av apparatet.
Samle filer med permanent bevaringsperiode som har blitt fullstendig redigert tidligere hos etater og organisasjoner som er kilden til dokumenter som sendes inn til Provincial Historical Archives. Dersom det ikke finnes et spesialisert arkiv, vil Provincial Historical Archives råde Department of Home Affairs til å arrangere rom og lager for å sikre sikkerheten til dokumentene som samles inn under omorganiseringen av apparatet.

Registrer deg for å åpne nye eller gjenåpne kontoer for organisasjoner, ledere og sekretærer i systemet for å sikre utstedelse og mottak av dokumenter.

For ledere av etater, organisasjoner og administrative enheter krever Innenriksdepartementet at ledere av etater, organisasjoner og formenn for folkekomiteer på distrikts- og kommunenivå er ansvarlige for å sikre sikkerheten til dokumenter og dokumentdatabaser under deres forvaltningsmyndighet i henhold til lovbestemmelsene under omstruktureringsprosessen inntil dokumentene og dokumentdatabasene overleveres til de provinsielle historiske arkivene og kompetente etater og organisasjoner etter omstrukturering av apparatet.

Instruere enheter og enkeltpersoner til å samle og pakke registre og dokumenter om fullført arbeid og registre og dokumenter om ufullført arbeid (lage en liste over ufullført arbeid for hver enhet).

Tildel enheter og enkeltpersoner til å syntetisere og lage en liste over uferdig arbeid fra etaten eller organisasjonen; få filer og dokumenter vedlagt, pakket separat og samlet for å sendes til etatens arkiv.

Lede statistikkbyråets arkiver, pakke dokumenter i arkivene og veilede enheter og enkeltpersoner til å samle og pakke ikke-innsendte filer og dokumenter i arkivene; motta filer og dokumenter fra enheter og enkeltpersoner og samle dem i arkiver og sentraliserte lagerrom og varehus. Det er nødvendig å være oppmerksom, samle separat og ha tydelige notater for filer og dokumenter om uferdig arbeid.

Ordne nødvendige lagerbygninger, utstyr og menneskelige ressurser for å beskytte og oppbevare dokumenter på en sikker måte inntil de overleveres til kompetent myndighet eller organisasjon for administrasjon etter omorganisering av apparatet.

Lede enheten som administrerer og driver det statistiske systemet for å bekrefte antall dokumenter og dokumentdatabaser med fullført og ufullført arbeid; avgrense data i systemet eller hente dem ut til lagringsenheter og sikre sikkerheten og integriteten til dokumenter og databaser inntil de overleveres til de provinsielle historiske arkivene eller kompetente etater og organisasjoner etter omstrukturering av apparatet.

Lederen av distriktets folkekomité gir innenriksdepartementet i oppdrag å gi råd om ordning av lagerbygninger og nødvendig utstyr for å samle og sentralt oppbevare dokumenter fra spesialiserte etater underlagt distriktets folkekomité; organisere styrker for å beskytte dokumentenes sikkerhet inntil de overleveres til det kompetente forvaltningsorganet eller organisasjonen etter den organisatoriske ordningen.

Umiddelbart etter at den organisatoriske ordningen er fullført, må lederen for det nye byrået, organisasjonen eller den administrative enheten umiddelbart instruere:

Registrer deg for å åpne nye eller gjenåpne kontoer for organisasjoner, ledere og sekretærer i systemet for å sikre utstedelse og mottak av dokumenter; registrer deg for å utstede segl og digitale signatursertifikater for spesialisert offentlig tjeneste i henhold til forskrifter.

Koordinere med de provinsielle historiske arkivene, enheten for systemadministrasjon og -drift og relevante enheter og enkeltpersoner for å motta dokumenter og dokumentdatabaser om uferdig arbeid under deres forvaltningsmyndighet for videre behandling.

Motta dokumenter, dokumentdatabaser under forvaltningsmyndighet og dokumenter på rom og lager i forvaltningsområdet; koordinere med Historiske Arkiver for å utvikle forretningsbehandlingsplaner for den aktuelle dokumentblokken.

Tell, forsegl og oppbevar dokumenter trygt i byråets arkiver og lager.

For etatens arkiver skal etatens arkivavdeling eller den som er tildelt arkivering ved etaten, organisasjonen eller enheten utføre følgende oppgaver:

Instruer enheter og enkeltpersoner til å samle og pakke filer og dokumenter og overlevere dem til sentraliserte lagerrom og varehus på forhånd; forberede varehus og nødvendige forhold for å oppbevare dokumenter mottatt fra enheter og enkeltpersoner på en sikker måte.

Tell, forsegl og oppbevar dokumenter på en sikker måte på kontoret eller i arkivet til etaten eller organisasjonen inntil dokumentene overleveres til det provinsielle historiske arkivet eller det kompetente etaten eller organisasjonen etter at organisasjonsstrukturen er omorganisert.

Koordinere med forvaltnings- og driftsenheten i det statistikksystemet for å bekrefte antallet dokumenter og dokumentdatabaser fra etater og organisasjoner i systemet.

Motta og ta vare på filer og dokumenter med uferdig arbeid separat i henhold til listen.

Send inn eller sammenstill, pakk tidligere utfylte og permanent bevarte dokumenter separat, klare for innsending til Historiske arkiver.

Send inn de pakkede dokumentene og filene og listen over uferdig arbeid i original stand.

For embetsmenn, offentlig ansatte og arbeidstakere, samle og pakke registre og dokumenter om utført arbeid og registre og dokumenter om ufullført arbeid; for ufullført arbeid er det nødvendig å lage en liste og tydelig angi: navn på arbeidet; navn på personen som er tildelt å håndtere det; antall eksisterende dokumenter og materialer; frist for behandling (hvis noen).

Før statistikk over poster og dokumenter om fullført arbeid og poster og dokumenter om ufullført arbeid på systemet; opprett en liste over arbeidsposter eller en liste over dokumenter om ufullført arbeid på systemet.

Send inn den originale pakken med dokumenter og filer og listen over uferdig arbeid på systemet til etatens eller enhetens arkiver, eller den personen som er ansvarlig for å samle inn dokumenter under omorganiseringen av apparatet.

Umiddelbart etter at den organisatoriske ordningen er fullført, er det nødvendig å raskt koordinere med Byråets arkiver og enheten som administrerer og driver systemet for å overlevere registre og dokumenter om uferdig arbeid til enheten eller personen som er ansvarlig for å fortsette å håndtere det.

Avslutning av kontoer til organisasjoner og enkeltpersoner for etater og organisasjoner som opphører driften umiddelbart etter at en beslutning om organisatorisk omstrukturering er tatt.

Når det gjelder enheten som administrerer og driver systemet, må Innenriksdepartementet identifisere og avgrense omfanget av dokumenter og dokumentdatabaser i systemet i henhold til hver konto for etaten, organisasjonen og individet; der det, basert på listen over uferdig arbeid fra enhetene og individene, bestemmes dataomfanget og lages en liste over kontoer for organisasjoner og individer med uferdig arbeid; og utarbeides en overleveringsplan når det er angitt.

Samle inn og rapporter til den provinsielle folkekomiteen og innenriksdepartementet om systemet med dokumentidentifikasjonskoder, filkoder og dokumentsymboler som for tiden brukes i systemet, som grunnlag for å fastsette dokumentidentifikasjonskoder, filkoder og dokumentsymboler for etater og organisasjoner etter at apparatet er omorganisert på en enhetlig og synkronisert måte, slik at duplisering unngås.

Umiddelbart etter at den organisatoriske ordningen er fullført, er det nødvendig å utføre følgende oppgaver raskt:

Avslutning av kontoer til organisasjoner og enkeltpersoner for etater og organisasjoner som opphører driften umiddelbart etter at en beslutning om organisatorisk omstrukturering er tatt.

Oppdater systemet med dokumentidentifikasjonskoder, filkoder og tekstsymboler for nye etater og organisasjoner for å sikre at systemet fungerer knirkefritt.

Åpne kontoer for nye etater, organisasjoner og enkeltpersoner, og sørg for tilkobling til tidligere relaterte dokumenter og dokumentdatabaser for å sikre at det ikke oppstår avbrudd i arbeidsbehandlingen på systemet.
Uttrekk og pakk dokumenter og dokumentdatabaser for inaktive etater, organisasjoner og enheter, og overlever dem til de provinsielle historiske arkivene eller kompetente etater og organisasjoner etter omstrukturering av apparatet.

Ha en plan for å bruke dokumenter og dokumentdatabaser i systemet for å betjene de presserende behovene til etater, organisasjoner og enkeltpersoner under prosessen med å omstrukturere apparatet.
Se hele teksten til offisiell melding nr. 414/BNV-VTLTNN i den vedlagte FILEN:

Kilde: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987