AI-applikasjoner effektiviserer administrative prosedyrer.

VNPTs IT-ingeniørteam distribuerer teknologiløsninger for å betjene kunder.

Oppgaven med å omorganisere det administrative apparatet og enhetene, spesielt omorganiseringen av administrative enheter på distrikts- og kommunenivå, er en viktig politikk med strategisk betydning for å effektivisere apparatet og forbedre effektiviteten og produktiviteten i ledelsen. Denne prosessen er og vil imidlertid gi opphav til betydelige utfordringer innen håndtering av administrative prosedyrer.

Spesielt har endringer i administrative grenser, navn og relaterte forskrifter forvirret innbyggere og bedrifter, noe som har ført til en økning i henvendelser og administrative prosedyrer. I tillegg, i forbindelse med nedbemanning av arbeidsstyrken, må tjenestemenn og offentlig ansatte samtidig tilpasse seg nye driftsprosedyrer og håndtere den økte mengden papirarbeid, noe som skaper betydelig press og øker risikoen for forsinkelser og feil.

For å effektivt håndtere disse utfordringene, sikre en smidig og transparent omstruktureringsprosess, minimere ulemper for innbyggere og bedrifter, og optimalisere administrative ressurser, har Vietnam Post and Telecommunications Group (VNPT) utviklet spesialiserte AI-applikasjoner for å støtte effektiv behandling av administrative prosedyrer i overgangsperioden.

«Personlige» tjenester for innbyggere og bedrifter.

«Citizen-Business Virtual Assistant» er en integrert AI-plattform som fungerer som et enkelt, intelligent digitalt kontaktpunkt, og gir omfattende støtte til innbyggere og bedrifter i alle administrative prosedyrer som følge av fusjonsprosessen.

Med sin automatiserte informasjonssvarfunksjon døgnet rundt bruker denne applikasjonen teknologi for naturlig språkbehandling (NLP) for å forstå og nøyaktig og umiddelbart svare på tusenvis av spørsmål fra innbyggere og bedrifter om nye administrative grenser, navneendringer og nødvendige dokumentjusteringer (husholdningsregistrering, borger-ID-kort, bedriftslisens, bruksrettsbevis for land osv.). Applikasjonen gir også informasjon om nye retningslinjer og forskrifter som oppstår etter fusjoner på en lettfattelig og personlig tilpasset måte for hver sak.

På den annen side, basert på informasjonen som brukeren oppgir (type dokument som skal endres, gammel/ny adresse, type virksomhet), vil AI automatisk identifisere de administrative prosedyrene som skal utføres og gi detaljerte trinnvise instruksjoner om hvilke dokumenter som skal utarbeides. Den vil også gi direkte lenker til de elektroniske skjemaene som skal fylles ut, og til og med hjelpe til med å automatisk fylle ut deler av informasjonen hvis dataene allerede er tilgjengelige fra den nasjonale databasen, noe som minimerer feil og sparer tid for innbyggerne.

Dette AI-systemet samler også automatisk inn, analyserer og oppdaterer de nyeste juridiske dokumentene og kunngjøringene fra departementer, avdelinger og kommuner knyttet til fusjoner, noe som sikrer at informasjonen alltid er nøyaktig og aktuell for innbyggere og bedrifter.

Takket være disse funksjonene vil AI-applikasjonen «Citizen-Business Virtual Assistant» redusere byrden av direkte spørsmål-og-svar-økter betydelig for tjenestemenn som er ansvarlige for å håndtere administrative prosedyrer, og frigjøre tid til å fokusere på behandling av komplekse filer som krever grundig evaluering.

Applikasjonen bidrar også til å forbedre tilfredsheten og opplevelsen til innbyggere og bedrifter, slik at de proaktivt kan søke etter informasjon og utføre administrative prosedyrer når som helst og hvor som helst, minimere ventetider og reise, og skape åpenhet og tillit. Spesielt sikrer applikasjonen konsistens og nøyaktighet av informasjon, begrense situasjoner der forskjellige steder gir forskjellige tolkninger, noe som forårsaker forvirring, og skape rettferdighet for alle parter.

AI bistår i behandling av administrative prosedyrer.

VNPT har også utviklet en rekke AI-applikasjoner som er dypt integrert i systemet for behandling av administrative prosedyrer for å hjelpe tjenestemenn og offentlig ansatte med å håndtere administrative prosedyrer mer effektivt i overgangsperioden.

For det første har vi AI-systemet som støtter intelligent dokumentklassifisering og -verifisering. Disse AI-ene bruker «datamaskinvisjon»-teknologi til automatisk å skanne, gjenkjenne og lese informasjon fra ulike typer dokumenter og filer; automatisk klassifisere filer, trekke ut data og kontrollere gyldigheten deres i henhold til de nye forskriftene og skjemaene for den sammenslåtte administrative enheten; deretter automatisk varsle om mangler, avvik eller ugyldige filer, noe som hjelper tjenestemenn med å oppdage problemer tidlig og be om rettidig tilleggsbehandling, noe som reduserer antallet returnerte filer.

Deretter bistår AI i beslutningstaking og dokumentbehandling. Denne AI-en analyserer data fra dokumenter, sammenligner dem med relevante forskrifter og foreslår løsninger eller neste steg for tjenestemenn. I komplekse saker kan AI-en fremheve punkter å merke seg eller gi relevante juridiske dokumenter som tjenestemenn kan referere til, noe som fremskynder vurderingsprosessen.

Til slutt finnes det AI-drevet automatisert rapportering og statistikk. Følgelig vil applikasjonen automatisk samle data fra prosessen med å motta og håndtere administrative prosedyrer (antall filer, gjennomsnittlig behandlingstid, hyppigst forekommende typer administrative prosedyrer, vanlige feil osv.).

Dette genererer visuelle statistiske rapporter i sanntid, som gir lokale ledere og avdelinger en omfattende oversikt over effektiviteten av administrative prosedyrer, noe som gjør det enklere å identifisere flaskehalser og gi rettidig veiledning og retning.

Resultater fra praktiske tester viser at disse AI-systemene har forbedret produktiviteten til tjenestemenn betydelig, redusert manuelle, repeterende og feilutsatte oppgaver, slik at tjenestemenn kan fokusere på sine profesjonelle plikter og løse mer komplekse problemer; sikre åpenhet og rettferdighet i administrative prosedyrer ettersom prosesser digitaliseres og kontrolleres av AI, minimere subjektiv forstyrrelse og negative risikoer; og gi nøyaktige og rettidige data for ledelsen, støtte grasrotledere og lokale ledere i å ta raske og effektive driftsbeslutninger basert på reelle data.

Opplev moderne, rask og effektiv digital administrasjon.

Pilotprogrammet for bruk av kunstig intelligens for å støtte administrative prosedyrer i Ho Chi Minh- byen i mai 2025 har gitt mange positive resultater. Mer spesifikt: tiden det tar å motta og svare på søknader har blitt betydelig redusert; innbyggere og bedrifter får mer nøyaktig støtte, noe som reduserer behovet for flere reiser; og tjenestemenn har fått flere verktøy for å behandle søknader mer proaktivt og effektivt.

AI-systemet har dermed støttet behandlingen av gjennomsnittlig 10 000–13 000 søknader sendt direkte av innbyggere hver dag, noe som sparer anslagsvis 1400 timer per dag, over 30 800 timer per måned og 369 600 timer per år i behandlingstid, tilsvarende arbeidet til omtrent 175 tjenestemenn.

I tillegg støtter AI-applikasjoner også behandlingen av gjennomsnittlig 5000–6000 nettbaserte søknader per dag, noe som sparer anslagsvis 550 timer per dag, 12 100 timer per måned og 145 200 timer per år i behandlingstid, tilsvarende arbeidet til nesten 70 tjenestemenn.

Videre kan innbyggere og bedrifter, når de overvåker fremdriften i administrative prosedyrer, slå opp og vise informasjonen sin på ChatBot-transaksjonsplattformen, noe som forbedrer den generelle opplevelsen. Bruken av kunstig intelligens på den offentlige tjenesteportalen og informasjonssystemet for administrative prosedyrer har optimalisert prosesser, redusert ventetider og behandlingskostnader, og sikret rask, transparent og dedikert service til publikum.

For VNPT er KI ikke bare en trend, men en langsiktig strategi som ble lansert veldig tidlig. VNPT forstår at det å mestre KI-teknologi ikke kan oppnås gjennom forhastede handlinger; det krever systematiske, bærekraftige og visjonære investeringer. VNPT har tydelig identifisert tre søyler som trenger investeringer: mennesker, infrastruktur og data. For at KI virkelig skal utvikle seg, er ikke finansiering alene nok; fleksible mekanismer, spesielle retningslinjer og en målrettet forpliktelse til handling er også nødvendig.

AI-teknologiene som utvikles av VNPT er pakket inn i spesifikke produkter og tjenester, tett integrert i det digitale økosystemet som distribueres for myndigheter, innbyggere og bedrifter. Det er takket være denne «gjør-det-gjør»-prosessen at VNPTs AI-teknologi stadig forbedres, og AI-personellet blir stadig mer modent.

Kommentar (0)