AI-applikasjon forbedrer effektiviteten av administrative prosedyrer

VNPTs team av IT-ingeniører distribuerer teknologiske løsninger for å betjene kunder. — VNPTs team av IT-ingeniører distribuerer teknologiløsninger for å betjene kunder.

Oppgaven med å omstrukturere apparatet og de administrative enhetene, spesielt omstruktureringen av administrative enheter på distrikts- og kommunenivå, er en viktig politikk med strategisk betydning for å effektivisere apparatet og forbedre effektiviteten og produktiviteten i forvaltningen. Denne prosessen er og vil imidlertid gi opphav til betydelige utfordringer innen forvaltningsprosesser.

Spesielt har endringen av administrative grenser, navn og relaterte forskrifter forårsaket forvirring og mangel på informasjon for folk og bedrifter, noe som har ført til en plutselig økning i behovet for spørsmål og svar og implementering av administrative prosedyrer. I tillegg, i forbindelse med effektivisering av lønnsprosessen, må teamet av tjenestemenn og embetsmenn både forstå de nye forretningsprosessene og håndtere det økende antallet dokumenter, noe som forårsaker stort press og potensiell risiko for forsinkelser og feil.

For å effektivt håndtere disse utfordringene, sikre at ordningsprosessen er smidig og transparent, minimere ulemper for enkeltpersoner og bedrifter, og optimalisere administrative ressurser, har Vietnam Posts and Telecommunications Group (VNPT) utviklet spesialiserte AI-applikasjoner for å støtte effektiv behandling av administrative prosedyrer i overgangsperioden.

«Personalisering» for å betjene mennesker og bedrifter

«Citizen - Business Virtual Assistant» er en integrert AI-plattform som fungerer som et enkelt, intelligent digitalt kontaktpunkt, og som gir omfattende støtte til innbyggere og bedrifter i alle administrative prosedyrespørsmål som oppstår i forbindelse med fusjonsprosessen.

Med muligheten til å automatisk svare på informasjon døgnet rundt, bruker denne applikasjonen teknologi for naturlig språkbehandling (NLP) for å forstå og svare nøyaktig og umiddelbart på tusenvis av spørsmål fra personer og bedrifter om nye administrative grenser, navneendringer og nødvendige dokumenter som må justeres (husholdningsregistrering, statsborgeridentifikasjon, forretningslisens, bruksrettsbevis for land osv.). Applikasjonen gir også informasjon om nye retningslinjer og forskrifter som oppstår etter fusjonen på en lettforståelig og personlig tilpasset måte for hver sak.

På den annen side, basert på informasjonen som brukeren oppgir (type dokument som skal endres, gammel/ny adresse, type virksomhet), vil AI automatisk identifisere de administrative prosedyrene som må utføres og gi detaljerte instruksjoner for hvert trinn og hvert dokument som må utarbeides, samtidig som den gir direkte lenker til de elektroniske skjemaene som må fylles ut, og til og med støtte for automatisk utfylling av deler av informasjonen hvis dataene allerede er tilgjengelige fra den nasjonale databasen, noe som minimerer feil og tid for folk.

Dette AI-systemet samler også automatisk inn, analyserer og oppdaterer de nyeste juridiske dokumentene og kunngjøringene fra departementer, avdelinger og lokaliteter knyttet til fusjoner, og sikrer at informasjonen alltid er nøyaktig og aktuell for folk og bedrifter.

Takket være funksjonene ovenfor vil AI-applikasjonen «Virtuell assistent for borgere - bedrifter» redusere byrden med direkte avhør betydelig for tjenestemenn med ansvar for å håndtere administrative prosedyrer, og frigjøre tid til å fokusere på behandling av komplekse dokumenter som krever grundig vurdering.

Applikasjonen bidrar også til å forbedre tilfredsheten og opplevelsen til folk og bedrifter, og hjelper dem med å proaktivt søke etter informasjon og utføre administrative prosedyrer når som helst og hvor som helst, noe som reduserer ventetid og reisetid, skaper åpenhet og tillit. Spesielt sikrer applikasjonen også ensartethet og nøyaktighet av informasjon, og begrenser situasjoner der hvert sted forklarer forskjellig, noe som forårsaker forvirring, og skaper rettferdighet for alle fag.

AI støtter behandling av administrative prosedyrer

VNPT utviklet også en serie AI-applikasjoner som er dypt integrert i systemet for behandling av administrative prosedyrer for å hjelpe tjenestemenn og offentlig ansatte med å behandle administrative prosedyrer mer effektivt i overgangsperioden.

Først og fremst finnes det et AI-system som støtter intelligent klassifisering og kontroll av poster. Disse AI-ene bruker «datamaskinvisjonsteknologi» til automatisk å skanne, gjenkjenne og lese informasjon fra dokumenter og poster; automatisk klassifisere poster, trekke ut data og kontrollere gyldigheten i henhold til nye forskrifter og former for administrative enheter etter sammenslåingen; og deretter automatisk advare om mangler, feil eller ugyldige poster, noe som hjelper tjenestemenn med å oppdage tidlig og be om rettidige tillegg, noe som reduserer antallet poster som må returneres.

Deretter kommer AI-er som støtter beslutningstaking og filbehandling. Disse AI-ene vil analysere data fra filene, sammenligne dem med relevante forskrifter for å foreslå løsninger eller neste steg for tjenestemenn. I komplekse saker kan AI peke på punkter å merke seg eller relevante juridiske dokumenter som tjenestemenn kan referere til, noe som fremskynder vurderingsprosessen.

Til slutt automatiserer AI rapportering og statistikk. Følgelig vil applikasjonen automatisk syntetisere data fra prosessen med å motta og behandle administrative prosedyrer (antall poster, gjennomsnittlig behandlingstid, hyppigst forekommende typer administrative prosedyrer, vanlige feil osv.).

Derfra kan du lage visuelle statistiske rapporter i sanntid, som hjelper lokale ledere, avdelinger, filialer og sektorer med å få en helhetlig oversikt over effektiviteten av administrative prosedyrer, enkelt identifisere flaskehalser for å gi rettidig veiledning.

Resultatene fra praktisk testing viser at disse AI-systemene har forbedret de ansattes produktivitet betydelig, redusert manuelle, repeterende og feilutsatte oppgaver, hjulpet de ansatte med å fokusere på profesjonelle oppgaver samt løse mer komplekse problemer; sikret åpenhet og rettferdighet i håndteringen av administrative prosedyrer når prosesser ble digitalisert og kontrollert av AI, minimert subjektiv intervensjon og negative risikoer; samtidig gitt nøyaktige og rettidige data til ledelsen, og støttet grasrotledere og lokale ledere i å ta raske og effektive lederbeslutninger, basert på reelle data.

Opplev moderne, rask og effektiv digital administrasjon

Pilotprosjektet med AI for å støtte behandling av administrative prosedyrer i Ho Chi Minh- byen i mai 2025 har gitt mange positive resultater. Mer spesifikt: Tiden det tar å motta og svare på folk har blitt betydelig redusert; folk og bedrifter får mer nøyaktig støtte, noe som reduserer behovet for å reise mange ganger; samtidig har tjenestemenn også flere verktøy for å støtte behandlingen av dokumenter mer proaktivt og effektivt.

AI-systemet har derfor støttet mottak av gjennomsnittlig 10 000–13 000 dokumenter sendt direkte av innbyggere hver dag, noe som har bidratt til å spare behandlingstiden med anslagsvis 1400 timer/dag, mer enn 30 800 timer/måned og 369 600 timer/år, tilsvarende arbeidet til rundt 175 betjenter.

I tillegg støtter AI-applikasjoner også mottak av gjennomsnittlig 5000–6000 nettbaserte søknader per dag, noe som bidrar til å spare behandlingstid med anslagsvis 550 timer per dag, mer enn 12 100 timer per måned og 145 200 timer per år, tilsvarende arbeidet til nesten 70 ansatte.

I tillegg, når folk og bedrifter overvåker fremdriften i administrative prosedyrer, kan de slå opp og vise folks informasjon om ChatBot-transaksjoner, noe som bidrar til å oppleve hele prosessen. Bruk av kunstig intelligens på den offentlige tjenesteportalen og informasjonssystemet for administrative prosedyrer har bidratt til å optimalisere prosessen, redusere ventetid og behandlingskostnader, sikre raske og transparente tjenester og betjene folk helhjertet.

For VNPT er AI ikke bare en trend, men også en langsiktig strategi som ble initiert veldig tidlig. Fordi VNPT forstår at det å mestre AI-teknologi ikke kan gjøres i en sprint, men krever systematiske, bærekraftige og visjonære investeringer. VNPT identifiserer tydelig tre søyler som trenger investeringer: mennesker, infrastruktur og data. For at AI virkelig skal utvikle seg, er ikke finansiering alene nok, men krever også fleksible mekanismer, spesielle retningslinjer og handlingskraft.

AI-teknologier utviklet av VNPT er alle pakket inn i spesifikke produkter og tjenester, tett integrert i det digitale økosystemet som distribueres for myndigheter, privatpersoner og bedrifter. Takket være denne «ekte arbeid - ekte bruk»-prosessen blir VNPTs AI-teknologi stadig mer perfeksjonert, og AI-personalavdelingen blir også stadig mer moden.

Kommentar (0)