Notariusz cyfrowy: Dlaczego ludzie wciąż mają wątpliwości?

Jednak dla wielu osób notarialne poświadczenie elektroniczne nadal pozostaje czymś dziwnym i… zawodnym.

Nawyk „świeżego podpisu, prawdziwego papieru”

Pan Dao Duy An, Sekretarz Generalny Wietnamskiego Stowarzyszenia Notariuszy, podkreślił, że biorąc pod uwagę fakt, iż około 8 milionów akt notarialnych każdego roku jest w całości konwertowanych na formę elektroniczną na okres przechowywania wynoszący 30 lat, możliwe jest zaoszczędzenie społeczeństwu setek miliardów VND na kosztach przechowywania i przetwarzania dokumentów.

Osoby dokonujące czynności notarialnych w kancelarii notarialnej Phung Quan w dzielnicy Yen Hoa w Hanoi . Zdjęcie: HH

Co więcej, elektroniczne przechowywanie danych jest nie tylko opłacalne, ale także stanowi narzędzie do wyszukiwania danych, analizowania, tworzenia statystyk i ostrzegania o ryzyku, co stanowi odpowiedź na działania administracji państwowej. Jednak, według reportera gazety Hanoi Moi, w wielu kancelariach notarialnych w Hanoi forma świeżego podpisu i prawdziwego dokumentu jest nadal bardzo popularna. Ludzie wciąż nie rozumieją i nie są gotowi na elektroniczną formę notarialnego poświadczania, zwłaszcza w przypadku transakcji dotyczących nieruchomości.

W kancelarii notarialnej Phung Quan w dzielnicy Yen Hoa w Hanoi, pani Nguyen Thi Hong, księgowa, powiedziała: „Słyszałam o cyfrowym poświadczaniu notarialnym, ale nadal wolę podpisywać dokumenty osobiście. Posiadanie poświadczonej notarialnie kopii z czerwoną pieczęcią nadal wydaje się o wiele bezpieczniejsze”.

Z podobnym nastawieniem pan Le Van Binh z okręgu Ha Dong powiedział: „Transakcja nieruchomości jest warta miliardy dongów. Jeśli istnieje ryzyko techniczne lub spór, mechanizm ustalania błędów i ponoszenia odpowiedzialności w przypadku elektronicznego poświadczenia notarialnego jest nadal niejasny. Obawiam się fałszerstwa lub utraty danych. W internecie wszystko może zostać zhakowane, więc dokonywanie transakcji online jest bardzo ryzykowne. Dlatego nie chcę się zmieniać”.

Według statystyk Departamentu Pomocy Sądowej ( Ministerstwa Sprawiedliwości ), liczba aktów notarialnych sporządzonych za pośrednictwem platform cyfrowych stanowi mniej niż 5% całkowitej liczby transakcji w całym kraju. Chociaż system infrastruktury technicznej został zasadniczo ukończony, większość osób i wiele organizacji notarialnych wciąż nie jest na to w pełni gotowych.

Potrzebny jest mechanizm zapewniający bezpieczeństwo prawne i zaufanie do rozwiązań cyfrowych

Według prawnika Le Quang Vunga, elektroniczne poświadczanie notarialne to nie tylko przejście od formy papierowej do środowiska online, ale także zmiana w sposobie zapewniania bezpieczeństwa prawnego. Zaufanie jest fundamentem każdej transakcji. Kiedy ludzie nie wierzą, że podpisy cyfrowe są tak samo cenne jak podpisy prawdziwe, nie będą zainteresowani uczestnictwem.

Pan Le Quang Vung przeanalizował, że podpisy cyfrowe są prawnie uznawane za równorzędne z podpisami odręcznymi. Jednak rozpowszechnianie i udzielanie wskazówek dotyczących ich stosowania jest nadal ograniczone. „Potrzebna jest silna kampania komunikacyjna, aby ludzie zrozumieli, że elektroniczne poświadczenia notarialne są bezpieczne, chronione prawem i przechowywane przez długi czas” – zasugerował.

Ponadto, opinie kancelarii notarialnych pokazują, że w wielu krajach elektroniczne poświadczanie dokumentów jest dozwolone dopiero po wprowadzeniu kompletnego krajowego mechanizmu uwierzytelniania elektronicznego. W naszym kraju infrastruktura identyfikacji cyfrowej jest nadal w budowie, a infrastruktura udostępniania danych między agencjami wciąż nie jest zsynchronizowana. Uwierzytelnianie tożsamości elektronicznych, integracja informacji między dowodami osobistymi, identyfikacją VNeID i systemem notarialnym nie przebiega w pełni „bezproblemowo”. To sprawia, że proces potwierdzania transakcji cyfrowych nadal musi być przeplatany czynnościami manualnymi, co wzbudza ostrożność zarówno klientów, jak i notariuszy.

Jak twierdzi Nguyen Thi Tho, wiceprezes wykonawczy Wietnamskiego Stowarzyszenia Notariuszy, aby skutecznie wdrożyć elektroniczne poświadczanie notarialne, musimy stawić czoła wielu wyzwaniom, takim jak konieczność ciągłego udoskonalania mechanizmu prawnego i jego synchronizacji z Prawem o notariuszach z 2024 r., Prawem o transakcjach elektronicznych z 2023 r. i powiązanymi dokumentami; infrastruktura techniczna musi gwarantować wysoki poziom bezpieczeństwa informacji i sieci; należy również skupić się na możliwości dostępu do technologii i konsensusu zespołu notariuszy i organizacji praktyki notarialnej w całym kraju.

Powyższa rzeczywistość pokazuje, że aby notariat elektroniczny naprawdę „wszedł w życie”, konieczne są dwa działania równolegle: wzmocnienie infrastruktury prawnej i promowanie zmian w świadomości społecznej. Po pierwsze, konieczne jest szybkie ukończenie prac nad ramami prawnymi dotyczącymi elektronicznych transakcji notarialnych, w szczególności mechanizmu przechowywania, weryfikacji i rozstrzygania sporów. Ponadto należy wprowadzić politykę zachęcającą kancelarie notarialne do inwestowania w platformy cyfrowe i wspierania kosztów utrzymania infrastruktury bezpieczeństwa informacji. Wraz z kształtowaniem się „zaufania cyfrowego”, tradycyjne czerwone pieczątki mogą być stopniowo zastępowane podpisami cyfrowymi na ekranie, które są szybsze, bardziej przejrzyste i nadal zachowują pełną moc prawną.

Źródło: https://hanoimoi.vn/cong-chung-so-vi-sao-nguoi-dan-van-con-de-dat-720618.html