Zmiana adresu: Co firmy muszą zrobić, aby uniknąć błędów i zbłądzenia

Od 1 lipca nastąpi dwustopniowa zmiana granic administracyjnych, która wiąże się z dużym nakładem pracy i wymaga od przedsiębiorstw starannego przygotowania, aby uniknąć ryzyka i zakłóceń w działaniu systemu.

Zmiana adresów administracyjnych będzie miała duży wpływ na działalność agencji, organizacji i przedsiębiorstw – zdjęcie ilustracyjne: HP

Od 1 lipca przejście z trójstopniowych granic administracyjnych na dwustopniowe spowoduje ogromną ilość pracy dla wszystkich zaangażowanych stron, od agencji zarządzających państwem, przez władze lokalne, po przedsiębiorstwa, a w szczególności dla systemów i usług technicznych wykorzystujących mapy i adresy.

Proces ten wymaga starannego przygotowania, aby uniknąć ryzyka, błędów i zakłóceń w działaniu.

Zidentyfikuj 6 wyzwań

Według pana On Nhu Binha, współzałożyciela i dyrektora generalnego EMDDI Joint Stock Company (platformy transportowej dla takich firm, jak Xanh SM, Taxi Group, Lado itp.), zmiana adresów administracyjnych będzie miała znaczący wpływ na działalność wielu przedsiębiorstw.

Szczególnie mocno dotknięte zostaną takie branże jak handel elektroniczny, transport (w tym taksówki, przewozy pasażerskie, dostawy, logistyka) i rynek nieruchomości.

Tymczasem przedsiębiorstwa z innych branż, zwłaszcza te wykorzystujące oprogramowanie do zarządzania na poziomie okręgu/gminy, będą potrzebowały więcej czasu, aby synchronicznie wdrożyć te zmiany.

Pan Binh przewiduje, że w trakcie procesu transformacji organizacje będą musiały zmierzyć się z sześcioma głównymi grupami wyzwań.

Po pierwsze, obciążenie pracą jest duże i istnieje ryzyko błędów i kar. Należy rozróżnić między „wykorzystywaniem adresów w codziennej działalności” a „wymaganiem konwersji i przechowywania adresów zgodnie z nowymi jednostkami administracyjnymi”.

Bez konkretnego planu i przewidywania pojawiających się sytuacji organizacje są narażone na zakłócenia w działaniu systemów, błędy i możliwe kary zgodnie z przepisami.

Po drugie, ryzyko związane z korzystaniem z zewnętrznych interfejsów API map. Obecnie wielu dostawców interfejsów API map nie potwierdziło jeszcze swojej zdolności do pełnej obsługi nowych adresów administracyjnych. Niektórzy rozpoczęli programy pilotażowe, ale ich dokładność nie została potwierdzona.

W związku z tym aplikacje wykorzystujące interfejsy API map stron trzecich muszą przewidywać ryzyko w przypadku podania nieprawidłowego adresu.

Po trzecie, użytkownikom trudno jest zidentyfikować równoważne adresy między starymi a nowymi. Konwersja może powodować zamieszanie. Na przykład, pan Binh podał przykład: w przeszłości łatwo było odróżnić „5 Quang Trung (Hoan Kiem)” od „5 Quang Trung (Ha Dong)”, ale w dwupoziomowym systemie adresów brak informacji o dzielnicy może łatwo powodować zamieszanie w komunikacji, dostawach i podróżach.

Po czwarte, ustandaryzuj dane adresowe. Konwersja jest skuteczna tylko wtedy, gdy dane wejściowe są ujednolicone. Jeśli adresy są wprowadzane chaotycznie, w niestandardowym formacie lub są wpisywane odręcznie w sposób niespójny, proces przetwarzania i konwersji staje się skomplikowany i kosztowny.

Po piąte, wymóg wystawiania faktur na nowy adres. Obecne przepisy wymagają wystawiania faktur na nowy adres administracyjny. Tymczasem niektóre systemy operacyjne mogą nadal korzystać ze starego adresu. W związku z tym firmy muszą dokonać przeglądu, zaktualizować informacje i skontaktować się z organami podatkowymi w celu uzyskania szczegółowych instrukcji, aby uniknąć błędów w deklaracjach i wystawianiu faktur.

Po szóste, ukryte koszty związane z transformacją. Aktualizacja systemów oprogramowania, dostosowywanie interfejsów API, modyfikacja oznakowania, ponowne drukowanie faktur i umów… – wszystkie te koszty mogą być znaczące, szczególnie w przypadku firm o dużej skali działalności lub z wieloma punktami styku z danymi adresowymi.

Przechowuj stare i nowe adresy równolegle

Aby zminimalizować koszty wynikające z powyższych ryzyk, pan Binh proponuje rozwiązania, do których organizacje mogą się odwołać. Przede wszystkim konieczne jest zaplanowanie konwersji danych w sposób kontrolowany, obejmujący sprawdzenie, porównanie i przetestowanie kroków przed oficjalnym wdrożeniem.

Jednoczesne przechowywanie zarówno starego, jak i nowego adresu na początku to również sposób na zapewnienie nieprzerwanego działania. Ponadto systemy powinny obsługiwać wyświetlanie obu formatów adresów lub przynajmniej umożliwiać użytkownikom sprawdzenie, który adres odpowiada nowemu.

Pomoże to użytkownikom stopniowo przyzwyczaić się do nowego adresu i ograniczyć zamieszanie. W szczególności aktualizacja faktur na nowy adres wymaga ścisłej współpracy z organami podatkowymi, aby zapewnić zgodność z przepisami i uniknąć ryzyka prawnego.

Na koniec pan Binh stwierdził, że obecnie, jeśli rząd może promować standaryzację i synchroniczne wdrażanie kodów pocztowych dla adresów administracyjnych dwupoziomowych, będzie to optymalne rozwiązanie podstawowe.

Pomaga to nie tylko zsynchronizować systemy między stronami (mapy, transport, administracja i handel), ale także zaoszczędzić sporo zasobów w przyszłości, gdyby zaszły jakieś inne zmiany.

HONG PHUC

Source: https://tuoitre.vn/doi-dia-chi-moi-viec-doanh-nghiep-can-lam-de-tranh-sai-mot-li-di-mot-dam-20250702121709135.htm