Kiedy urzędnicy gminni „uczą się na nowo”, jak lepiej służyć ludziom.

Po połączeniu prowincji w Centrach Obsługi Administracyjnej Publicznej gmin i okręgów na terenie całego województwa najczęstszym widokiem jest to, że urzędnicy jednocześnie przyjmują wnioski od obywateli, wymieniają się wiedzą fachową, aktualizują procedury przetwarzania na komputerach lub zapoznają się z nowymi, uruchomionymi programami.

Po reorganizacji jednostek administracyjnych i wdrożeniu dwupoziomowego modelu samorządu lokalnego, oddolny aparat władzy wkroczył w zupełnie nową fazę funkcjonowania. Wraz ze zmianami granic geograficznych, liczebności populacji i obciążenia pracą, oddolni urzędnicy stanęli również przed koniecznością wprowadzenia istotnych zmian w sposobie myślenia, umiejętnościach i metodach pracy.

Przywódcy okręgu Vinh Phuc zorganizowali spotkanie, aby omówić i wdrożyć środki mające na celu zbudowanie rządu bliskiego ludziom, rozumiejącego ludzi i służącego ludziom.

Za działaniami na rzecz reformy administracyjnej kryje się cichy, ale intensywny proces „ponownego uczenia się” urzędników na szczeblu gminnym. Wcześniej wiele zadań na szczeblu gminnym było realizowanych głównie tradycyjnymi metodami. Dokumenty papierowe stanowiły znaczną część, dane były rozproszone, a wymiana informacji między agencjami odbywała się głównie bezpośrednio lub za pośrednictwem dokumentów papierowych.

Jednak wraz z procesem transformacji cyfrowej kraju i koniecznością budowy administracji cyfrowej, większość obecnych procesów została przeniesiona do środowiska elektronicznego. Zapisy są digitalizowane, dokumenty podpisywane cyfrowo, dane są ze sobą połączone, a wiele procedur administracyjnych odbywa się online. Oznacza to, że urzędnicy muszą nie tylko doskonalić swoje umiejętności zawodowe, ale także biegle posługiwać się technologią.

Towarzysz Nguyen Ba Thuy, dyrektor Centrum Obsługi Administracji Publicznej Gminy Son Dong, powiedział: „Wiele specjalistycznych programów komputerowych nigdy wcześniej nie było używanych, więc pracownicy musieli uczyć się ich każdego dnia. Czasami musieliśmy studiować instrukcje obsługi, pracując, aby sprawnie wykonywać zadania dla ludzi. Bez aktualizacji wiedzy bardzo trudno byłoby nam wykonywać nasze obowiązki”.

Presja jest jeszcze większa dla starszych pracowników. Zadania takie jak przetwarzanie dokumentów online, podpisywanie cyfrowe, zarządzanie danymi elektronicznymi czy korzystanie ze wspólnych systemów informatycznych nie są mocną stroną wielu z nich. Jednak wymagania zawodowe nie pozwalają na spowolnienie tempa pracy.

Tymczasem, w wyniku reorganizacji jednostek administracyjnych, skala zarządzania w wielu miejscowościach znacznie wzrosła. Niektórzy urzędnicy muszą przejąć więcej obowiązków lub zarządzać większymi obszarami niż dotychczas. Obciążenie pracą wzrosło, ale jednocześnie wzrosły wymagania dotyczące jakości usług świadczonych mieszkańcom.

Towarzyszka Nguyen Thi Luong, dyrektor Centrum Usług Publicznych w okręgu Vinh Phuc, powiedziała: „Wcześniej byłam odpowiedzialna za lokalny sektor kultury, ale teraz na nowym stanowisku muszę przejąć wiele dodatkowych obowiązków, takich jak rozwój rolnictwa i rybołówstwa, zarządzanie rynkiem itp. Wymaga to ode mnie większego zaangażowania czasowego, duchowego, energetycznego i odpowiedzialności. W obszarach, w których nigdy wcześniej nie byłam zaangażowana, jedynym sposobem jest samokształcenie i badania, aby zdobyć wystarczającą wiedzę do pracy w zakresie kierowania, zarządzania i wdrażania zadań”.

Prowincja Phu Tho podąża właściwą drogą w maksymalizacji zadowolenia obywateli poprzez różnorodne formy opieki i usług.

Według danych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych , usprawnienia aparatu administracyjnego są wdrażane synchronicznie w całym kraju, aby poprawić efektywność i wydajność samorządów, zredukować liczbę stanowisk pośrednich i promować wdrażanie technologii w zarządzaniu państwem. Oznacza to, że każdy urzędnik musi szybciej się dostosowywać, działać bardziej proaktywnie i profesjonalnie.

Podczas gdy w przeszłości wielu obywateli przyzwyczaiło się do odbywania wielu podróży w celu wypełnienia dokumentów, obecnie sposób funkcjonowania urzędów administracji publicznej uległ znaczącym zmianom.

W wielu miejscowościach urzędnicy nie tylko czekają, aż ludzie przyjdą i dopełnią procedur, ale od samego początku aktywnie udzielają wskazówek, pomagają w wypełnianiu formularzy elektronicznych, wyjaśniają procedurę i monitorują postęp przetwarzania w systemie.

W wielu miejscach powstały także lokalne grupy zajmujące się technologiami cyfrowymi , mobilizujące członków związków zawodowych do pomagania osobom starszym i tym, którzy mają ograniczony dostęp do technologii, w wykonywaniu procedur online.

Towarzysz Nguyen Ngoc Thach – zastępca szefa Biura Komitetu Ludowego gminy Tam Hong, były urzędnik odpowiedzialny za przyjmowanie obywateli w Komitecie Ludowym dzielnicy Yen Lac (dawniej), powiedział: „Obecnie potrzeba nie tylko szybszego przetwarzania procedur, ale także lepszej obsługi obywateli. Reforma administracyjna to w istocie zmiana sposobu myślenia z zarządzania na świadczenie usług”.

Zmiana ta przejawia się w drobnych rzeczach, takich jak podejście do obywateli, sposób przeprowadzania ich przez formalności, umiejętność wyjaśniania przepisów prawnych w sposób łatwy do zrozumienia oraz duch towarzyszenia obywatelom w procesie rozwiązywania ich problemów.

Wielu młodych urzędników aktywnie rozwija dziś również umiejętności komunikacyjne, rozwiązywania problemów i korzystania z technologii. Dzieje się tak, ponieważ we współczesnym środowisku administracyjnym sama wiedza zawodowa nie wystarczy.

W wielu miejscowościach regularnie organizowane są szkolenia z zakresu transformacji cyfrowej, rozwoju umiejętności cyfrowych i aktualizacji nowych procesów biznesowych. W niektórych miejscach wdrożono nawet model „kompetencji cyfrowych”, który jest nie tylko skierowany do ogółu społeczeństwa, ale staje się również skutecznym środowiskiem edukacyjnym dla lokalnych władz.

Patrząc na obecną rzeczywistość operacyjną systemu, widać wyraźnie, że reforma administracyjna nie polega jedynie na reorganizacji czy usprawnieniu struktur. Co ważniejsze, polega na zmianie sposobu funkcjonowania samorządów.

Wraz ze wzrostem dostępu obywateli do informacji, rosną również ich wymagania dotyczące wysokiej jakości usług publicznych. Każdy opóźniony wniosek, każda nierozpatrzona skarga czy każda nieprawidłowa operacja w systemie elektronicznym może bezpośrednio wpłynąć na zaufanie społeczeństwa do aparatu administracyjnego.

Dlatego proces „ponownego uczenia się” dla dzisiejszych urzędników niższego szczebla nie polega jedynie na nauce obsługi programu komputerowego czy zapoznaniu się z nową procedurą. To także proces zmiany sposobu myślenia w zarządzaniu, wzmacniania poczucia odpowiedzialności i budowania kultury służenia ludziom.

Ta zmiana nie jest łatwa, zwłaszcza w kontekście rosnących wymagań zawodowych, przy jednoczesnym ograniczeniu zasobów ludzkich na szczeblu lokalnym. Jednak to właśnie pod wpływem tych nacisków stopniowo kształtuje się bardziej dynamiczny, profesjonalny i zorientowany na ludzi zespół urzędników.

Zmiany mogą nie być widoczne z dnia na dzień. Jednak za każdą operacją w systemie elektronicznym, każdym szkoleniem czy każdą godziną samodzielnej nauki lokalnych urzędników kryją się ciche wysiłki mające na celu usprawnienie działania aparatu rządowego.

To właśnie ten proces „ponownego uczenia się” przyczynia się do stworzenia kluczowego fundamentu nowoczesnego, przejrzystego i zorientowanego na ludzi systemu administracyjnego. Jest to również ostateczny cel reformy administracyjnej w nowej fazie rozwoju, w której wszystkie innowacje ostatecznie zmierzają do najwyższego celu: coraz lepszego służenia ludziom.

Quang Nam

Źródło: https://baophutho.vn/khi-can-bo-xa-hoc-lai-de-phuc-vu-dan-255100.htm