KPI – Dźwignia promująca innowacyjność i kreatywność pracowników

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych właśnie przedłożyło rządowi projekt rozporządzenia w sprawie oceny i klasyfikacji jakości pracy urzędników służby cywilnej, którego istotną nowością jest zastosowanie wskaźnika KPI (wskaźnika oceny wyników pracy) do pomiaru wyników pracy urzędników służby cywilnej w podziale na stanowiska. Każdy urzędnik służby cywilnej jest monitorowany i oceniany co miesiąc i kwartał, a nie tylko podsumowywany na koniec roku, jak dotychczas. Zastosowanie regionalnego wskaźnika KPI do pomiaru wyników pracy w podziale na stanowiska jest uważane za niezbędne do wdrożenia reformy administracyjnej.

Zmiana sposobu myślenia urzędników państwowych

Zgodnie z projektem dekretu wyniki KPI stanowią podstawę zarówno do klasyfikowania urzędników służby cywilnej na koniec roku, jak i podstawę oceny członków partii, pracy personelu pełniącego służbę, np. poprzez ustalenie, rotację, mianowanie, nagradzanie lub zwalnianie.

Ludzie przychodzą na zabiegi do Centrum Obsługi Administracji Publicznej w dzielnicy Thu Duc w Ho Chi Minh. Zdjęcie: VIET DUNG

Mgr Nguyen Nhat Khanh z Uniwersytetu Ekonomii i Prawa Uniwersytetu Narodowego w Ho Chi Minh City skomentował: „Zastosowanie KPI w sektorze publicznym to ważny, nowy punkt, pokazujący zmianę w myśleniu o zarządzaniu urzędnikami służby cywilnej. Stanowiska pracy odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu urzędnikami służby cywilnej, stanowią podstawę do określania potrzeb rekrutacyjnych, aranżowania personelu według możliwości, budowania standardów stanowisk oraz wdrażania szkoleń, planowania i postępowania. Zarządzanie według stanowiska pomaga w dokładniejszej ocenie urzędników służby cywilnej, a tym samym poprawia jakość administracji. W szczególności zastosowanie wskaźnika KPI do oceny wyników pracy znacząco zmieni sposób myślenia urzędników służby cywilnej, wywierając na nich presję, aby zawsze ciężko pracowali, aby sprostać wymaganiom stawianym im na stanowisku.

Mgr Nguyen Tuan Anh, ekspert w dziedzinie administracji publicznej, również uważa, że ​​stosowanie KPI w sektorze publicznym jest niezwykle istotne. Przeanalizował on, że cały kraj przechodzi reformę administracyjną, która wymaga usprawnienia aparatu, poprawy efektywności i skuteczności, a jednocześnie budowania rządu nastawionego na służbę. Dwupoziomowy model samorządu lokalnego wymaga jasno określonych obowiązków, uprawnień i rezultatów. KPI stają się narzędziem do pomiaru efektywności pracy każdego urzędnika i każdej agencji. Innymi słowy, KPI stanowią krok naprzód dla urzędników w kierunku zbliżenia się do nowoczesnych praktyk zarządzania. Przyczynia się to do zmiany sposobu myślenia urzędników z administracyjnego na usługowy, gdzie kadry aktywnie ćwiczą umiejętności zarządzania pracą, opanowują umiejętności cyfrowe i wykorzystują technologie.

Jawność i przejrzystość w ocenie i klasyfikacji

Mgr Nguyen Tuan Anh analizował, że stosując KPI, urzędnicy służby cywilnej muszą przejść od podejścia „robię to, aby to zrobić” do podejścia „robię to z jakością i pomiarem”, co zmotywuje ich do poprawy profesjonalizmu, zmniejszy zależność i połowiczną pracę. KPI będą również sprzyjać zdrowej konkurencji i promować budowanie kultury odpowiedzialności w służbie cywilnej. W szczególności osoby, które osiągają dobre wyniki, wykazują się inicjatywą i osiągają jasne rezultaty, zostaną docenione. Wręcz przeciwnie, przypadki stagnacji i unikania odpowiedzialności będą bardziej widoczne.

Urzędnicy okręgu Dong Hung Thuan (HCMC) zajmują się dokumentacją osób

Eksperci sugerują również, aby nie stosować sztywnych ram dla wszystkich, lecz kryteria powinny opierać się na konkretnych funkcjach i zadaniach danego stanowiska. Kryteria muszą być spójne między aspektami ilościowymi (liczba rekordów, postęp, terminowość) a jakościowymi (poziom zadowolenia pracowników, duch koordynacji). System KPI musi być elastyczny, dostosowywany do kontekstu, unikając mechanicznych pomiarów, które eliminują kreatywność. Ponadto, musi istnieć przejrzysty mechanizm monitorowania i weryfikacji wyników wdrażania KPI, w tym udział osób trzecich – takich jak ludzie czy niezależne agencje – aby ograniczyć „liczbowe” lub raportowanie osiągnięć.

Analizując pewne trudności, mgr Nguyen Nhat Khanh ocenił, że ocena KPI dla stanowisk, które nie generują konkretnych produktów i nie mają jasnej kwantyfikacji, stanowi duże wyzwanie, ale jest całkowicie możliwa przy zastosowaniu odpowiedniej metody. Zamiast mierzyć wydajność, stanowiska te należy oceniać na podstawie procesu pracy, jakości realizacji zadań i poziomu wkładu w ogólną efektywność jednostki. W szczególności można wykorzystać takie wskaźniki, jak terminowość realizacji prac, dokładność w doradztwie, poziom przestrzegania procedur czy poziom zadowolenia pracowników.

Eksperci uważają, że skuteczne wdrożenie KPI wymaga starannego przygotowania instytucji, zasobów ludzkich, baz danych i technologii informatycznych. Wymaga to od administracji służby cywilnej opracowania szczegółowego i odpowiedniego opisu stanowiska pracy. Jednocześnie konieczne jest pełne opisanie wymagań dla każdego stanowiska w zakresie kwalifikacji zawodowych, umiejętności, cech moralnych i umiejętności praktycznych, jakie powinni posiadać urzędnicy zajmujący to stanowisko. Wymaga to koordynacji Ministerstwa Spraw Wewnętrznych , ministerstw, oddziałów i jednostek samorządu terytorialnego w celu stworzenia podstaw do powszechnego i naukowego zastosowania KPI. Im bardziej szczegółowy opis stanowiska pracy, tym bardziej szczegółowe i efektywne będzie zastosowanie wskaźników KPI.

Zgodnie z projektem rozporządzenia przedłożonym rządowi przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych, ogólne kryteria dotyczące kwalifikacji, postaw, dyscypliny i kultury służby publicznej stanowią 30% całkowitej oceny, a wyniki osiągnięte za pomocą KPI stanowią 70%. Urzędnicy służby cywilnej są klasyfikowani pod względem jakości na podstawie miesięcznych i kwartalnych wyników monitorowania i oceny według 4 poziomów: poniżej 50 punktów, od 50 do 70 punktów, od 70 do 90 punktów i powyżej 90 punktów.

Urzędnicy służby cywilnej z wynikiem poniżej 50 punktów lub z naruszeniami dyscyplinarnymi lub degradacją moralną zostaną sklasyfikowani jako „niewypełniający swoich obowiązków” i mogą zostać przeniesieni lub zwolnieni. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych wyjaśniło, że mechanizm ten ma na celu stworzenie przejrzystego i obiektywnego narzędzia oceny, eliminującego osoby niespełniające wymagań, a jednocześnie zachęcającego urzędników do produktywnej, kreatywnej i efektywnej pracy.

Organizacja pozarządowa BINH

Źródło: https://www.sggp.org.vn/kpi-don-bay-thuc-day-can-bo-doi-moi-sang-tao-post812668.html