KPI – wykorzystanie innowacyjności i kreatywności pracowników.

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych właśnie przedłożyło rządowi projekt rozporządzenia w sprawie oceny i klasyfikacji jakości pracy urzędników służby cywilnej, którego istotną nowością jest zastosowanie KPI (Kluczowych Wskaźników Efektywności) do pomiaru wyników pracy urzędników służby cywilnej w zależności od zajmowanego stanowiska. Każdy urzędnik służby cywilnej będzie monitorowany i oceniany co miesiąc i kwartał, a nie jak dotychczas tylko na koniec roku. Stosowanie KPI w regionie do pomiaru wyników pracy na każdym stanowisku jest uważane za niezbędne do wdrożenia reformy administracyjnej.

Zmiana sposobu myślenia urzędników o pracy

Zgodnie z projektem dekretu wyniki KPI posłużą jako podstawa do klasyfikowania urzędników państwowych pod koniec roku, a także będą wykorzystywane jako podstawa do oceny członków Partii, pracy personelu czynnego, takiej jak rozmieszczenie, rotacja, mianowanie, pochwała lub zwolnienie.

Ludzie wykonujący procedury w Centrum Obsługi Administracji Publicznej w dzielnicy Thu Duc w Ho Chi Minh. Zdjęcie: VIET DUNG

Zdaniem mgr Nguyen Nhat Khanh z Uniwersytetu Ekonomii i Prawa Wietnamskiego Uniwersytetu Narodowego w Ho Chi Minh: Zastosowanie KPI w sektorze publicznym to istotny, nowy trend, odzwierciedlający zmianę w myśleniu o zarządzaniu urzędnikami służby cywilnej. Stanowiska pracy odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu urzędnikami służby cywilnej, stanowiąc podstawę do określania potrzeb rekrutacyjnych, przydzielania personelu w oparciu o kompetencje, ustalania standardów stanowisk oraz wdrażania szkoleń, planowania i wynagradzania. Zarządzanie według stanowisk pozwala na dokładniejszą ocenę urzędników służby cywilnej, a tym samym poprawę jakości administracji. W szczególności zastosowanie KPI w ocenie wyników pracy znacząco zmieni sposób myślenia urzędników służby cywilnej, wywierając na nich presję, aby stale dążyli do spełniania wymagań stanowiska.

Według Nguyen Tuan Anh, eksperta w dziedzinie administracji publicznej, posiadacza tytułu magistra, zastosowanie KPI w sektorze publicznym jest niezbędne. Wyjaśnił on, że cały kraj przechodzi obecnie reformę administracyjną, która wymaga usprawnienia aparatu administracyjnego, poprawy wydajności i efektywności oraz rozwoju administracji zorientowanej na usługi. Dwupoziomowy model samorządu lokalnego wymaga jasno określonych obowiązków, uprawnień i rezultatów. KPI stają się narzędziem do kwantyfikacji efektywności pracy każdego urzędnika i każdej agencji. Innymi słowy, KPI stanowią krok naprzód w zbliżaniu zarządzania w służbie cywilnej do nowoczesnych praktyk zarządzania. Przyczynia się to do zmiany sposobu myślenia urzędników z zarządzania na świadczenie usług, zachęcając ich do proaktywnego doskonalenia umiejętności zarządzania pracą, opanowywania umiejętności cyfrowych i korzystania z technologii.

Otwartość i transparentność w ocenie i rankingach.

Według Nguyen Tuan Anh, posiadacza tytułu magistra, stosowanie KPI zmusza urzędników do przejścia od prostego „wykonywania zadań” do „pracy z jakością i mierzalnymi wynikami”, co motywuje do podnoszenia profesjonalizmu i ograniczania samozadowolenia lub pracy bez zaangażowania. KPI sprzyjają również zdrowej konkurencji i promują kulturę odpowiedzialności w służbie publicznej. W szczególności osoby, które dobrze wykonują swoją pracę, wykazują inicjatywę i osiągają wyraźne rezultaty, zostaną docenione. Natomiast osoby opieszałe lub unikające odpowiedzialności zostaną wyraźniej wyeksponowane.

Urzędnicy państwowi w dzielnicy Dong Hung Thuan (Ho Chi Minh City) przetwarzają dokumenty w imieniu obywateli.

Eksperci zasugerowali również, aby zamiast stosować sztywne ramy dla wszystkich, kryteria opierały się na konkretnych funkcjach i zadaniach każdego stanowiska. Kryteria te powinny zapewniać równowagę między aspektami ilościowymi (liczba dokumentów, postęp prac, terminowość realizacji) a jakościowymi (poziom zadowolenia obywateli, duch koordynacji i współpracy). System KPI musi być elastyczny i dostosowywać się do kontekstu, unikając mechanicznych pomiarów, które tłumią kreatywność. Jednocześnie powinien istnieć przejrzysty mechanizm monitorowania i weryfikacji realizacji KPI, w tym udział stron trzecich – takich jak obywatele lub niezależne agencje – aby zapobiec „manipulacji liczbami” lub zawyżonym raportom o wynikach.

Analizując niektóre trudności, student studiów magisterskich Nguyen Nhat Khanh stwierdził, że ocena KPI dla stanowisk, które nie generują konkretnych produktów ani nie przynoszą jednoznacznych, mierzalnych rezultatów, stanowi poważne wyzwanie, ale jest w pełni osiągalne przy zastosowaniu odpowiedniej metody. Zamiast mierzyć wydajność, stanowiska te powinny być oceniane na podstawie procesu pracy, jakości realizacji zadań oraz poziomu wkładu w ogólną wydajność jednostki. W szczególności można wykorzystać wskaźniki takie jak terminowość realizacji prac, dokładność doradztwa, poziom zgodności procesu lub poziom zadowolenia klienta.

Eksperci uważają, że skuteczne wdrożenie KPI wymaga gruntownego przygotowania instytucjonalnego, kadrowego, baz danych i technologii informatycznych. Wymaga to od agencji zarządzających służbą cywilną opracowania szczegółowych i odpowiednich opisów stanowisk pracy. Jednocześnie opisy te muszą w pełni określać wymagania dla każdego stanowiska, w tym kwalifikacje zawodowe, umiejętności, cechy etyczne i umiejętności praktyczne, jakie powinien posiadać urzędnik służby cywilnej. Wymaga to koordynacji między Ministerstwem Spraw Wewnętrznych , innymi ministerstwami, sektorami i samorządami, aby stworzyć podstawę do powszechnego i naukowego zastosowania KPI. Im bardziej szczegółowy opis stanowiska pracy, tym bardziej szczegółowe i skuteczne będzie wdrożenie KPI.

Zgodnie z projektem rozporządzenia przedłożonym rządowi przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych, ogólne kryteria dotyczące charakteru, postawy, dyscypliny i kultury służby publicznej stanowią 30% całkowitej oceny, a wyniki osiągnięte za pomocą KPI stanowią 70%. Urzędnicy służby cywilnej są klasyfikowani na podstawie miesięcznych i kwartalnych wyników monitorowania i oceny według czterech poziomów: poniżej 50 punktów, 50-70 punktów, 70-90 punktów i powyżej 90 punktów.

Urzędnicy służby cywilnej z oceną pracy poniżej 50 punktów lub ci, którzy naruszyli dyscyplinę lub wykazali się degradacją moralną, zostaną sklasyfikowani jako „niewypełniający swoich obowiązków” i mogą zostać przeniesieni lub zwolnieni. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych wyjaśnia, że ​​mechanizm ten ma na celu stworzenie przejrzystego i obiektywnego narzędzia oceny, które odfiltruje osoby niespełniające wymagań, a jednocześnie zachęci urzędników do produktywnej, kreatywnej i wydajnej pracy.

Organizacja pozarządowa BINH

Źródło: https://www.sggp.org.vn/kpi-don-bay-thuc-day-can-bo-doi-moi-sang-tao-post812668.html