Alfândega da Região II: um exemplo de digitalização e reforma processual

Promover a transformação digital abrangente

Um representante de uma empresa de importação e exportação relatou a um repórter do jornal Indústria e Comércio, na Alfândega da Região II (Cidade de Ho Chi Minh ), que o processo atual de desembaraço aduaneiro mudou bastante em comparação com o passado.

Em vez de ter que carregar pilhas de papéis e percorrer vários balcões para concluir os procedimentos, as empresas só precisam sentar-se em frente ao computador, fazer login no sistema VNACCS/VCIS para poder lidar com quase todo o processo em um ambiente digital.

*Alfândega da Região II: Um exemplo positivo em digitalização e reforma de procedimentos.*

As declarações aduaneiras são feitas online 24 horas por dia, 7 dias por semana, as assinaturas digitais substituem as assinaturas manuscritas, os impostos e taxas são pagos através do portal eletrônico, todos os passos são convenientes e rápidos. Graças a isso, o tempo de processamento para declarações do Canal Verde é calculado em apenas alguns minutos, e para declarações do Canal Amarelo é reduzido para algumas horas, embora antes levasse vários dias. Os procedimentos duplicados e complexos que costumavam "entediar" as empresas também estão sendo gradualmente reduzidos.

Segundo avaliação da Divisão Aduaneira da Região II, esse resultado decorre dos esforços e da ênfase na promoção da transformação digital do setor aduaneiro em geral e da unidade em particular nos últimos tempos, com o objetivo de ampla digitalização e otimização das operações com base em dados e tecnologia inteligente.

Além de economizar tempo, o principal benefício da digitalização eletrônica é o aumento da transparência. Todas as operações são registradas no sistema, auxiliando as autoridades alfandegárias a verificar e recuperar informações com facilidade para realizar inspeções pós-desembaraço e lidar com irregularidades quando necessário.

O chefe da Divisão Aduaneira da Região II afirmou que, em paralelo com o VNACCS/VCIS, a Divisão também opera o sistema VASSCM, um sistema automatizado de gestão e supervisão aduaneira, que estabelece uma "infraestrutura digital" conectando a alfândega e as empresas em tempo real. Essa infraestrutura é a base para a implementação gradual do modelo moderno de gestão de sistemas aduaneiros avançados na região.

Outro passo importante no esforço de digitalização das alfândegas é a implementação do mecanismo nacional de janela única. Enquanto antes as empresas precisavam criar registros separados para cada órgão, como o tributário, o de quarentena, o de controle de qualidade, etc., agora elas só precisam enviar os dados para um portal de informações unificado.

As agências recebem e processam documentos no mesmo sistema, reduzindo a duplicação de documentos e diminuindo o tempo de espera. Na Divisão Aduaneira da Região II, esse mecanismo é implementado com estreita coordenação de unidades de inspeção especializadas, permitindo que as empresas "enviem uma vez, usem para várias finalidades" e acompanhem o andamento do processamento de documentos online.

Os líderes da unidade afirmaram que, seguindo a orientação da Decisão nº 628/QD-TTg, até o momento, a maioria dos procedimentos administrativos na área de licenciamento e inspeção especializada de mercadorias exportadas, importadas e em trânsito no Departamento são realizados por meio do Mecanismo Nacional de Janela Única; 100% dos procedimentos administrativos com alta demanda são atendidos por meio de serviços públicos online de nível 4, implementados em diversos dispositivos de acesso e integrados ao Portal Nacional de Serviços Públicos.

Nunca antes a legislação aduaneira foi tão acessível às empresas. Os regulamentos e procedimentos são totalmente públicos, transparentes, fáceis de consultar e monitorar a qualquer hora e em qualquer lugar, e não são mais uma "floresta de regulamentos" de difícil acesso como antes.

*Funcionários da Divisão de Alfândega da Região II participaram de um curso de capacitação sobre transformação digital e aplicação prática de IA no trabalho da administração pública.*

Além de aprimorar os processos digitais externamente, a Alfândega da Região II também é pioneira em uma forte transformação interna. O sistema centralizado de gestão aduaneira HCAS é considerado o "cérebro digital" que administra as operações da unidade, com 22 subsistemas funcionais, incluindo gestão de documentos, registros, bancos de dados de preços, análise de riscos, estatísticas, relatórios... de modo que a maior parte do trabalho de gestão interna foi digitalizada.

Dessa forma, o armazenamento e a recuperação de informações tornam-se mais rápidos e precisos, ajudando as instruções da liderança a serem comunicadas de forma rápida e eficiente a cada departamento e a cada funcionário.

Por outro lado, 100% dos funcionários e servidores públicos do Departamento agora possuem assinaturas digitais pessoais, processando o trabalho inteiramente em ambiente eletrônico, sem depender de registros em papel. Os líderes do Departamento incentivam os funcionários mais jovens a proporem proativamente iniciativas, aprimorarem processos e aplicarem novas tecnologias no processo de transformação digital, com o lema "considerando a satisfação das pessoas e das empresas como medida da qualidade do serviço".

Após um período de transformação, a eficiência do desembaraço aduaneiro na Alfândega da Região II foi significativamente aprimorada. O sistema de gestão de riscos agora utiliza algoritmos de análise de dados para classificar automaticamente as declarações em fluxos Verde, Amarelo e Vermelho.

Até o final do terceiro trimestre de 2025, a taxa de declarações sujeitas à inspeção física (canal vermelho) será de apenas cerca de 5% para importações e quase 2% para exportações, uma queda acentuada de dezenas de pontos percentuais em comparação com o mesmo período do ano passado.

Dessa forma, as autoridades alfandegárias podem concentrar recursos em remessas de alto risco, enquanto as empresas que cumprem a lei desfrutam de um processo de desembaraço aduaneiro simplificado, reduzindo os custos de armazenamento e minimizando o risco de atrasos na entrega.

"Conselhos" para reduzir congestionamentos e economizar custos para empresas

Recentemente, a Divisão Aduaneira da Região II participou de diversos projetos estratégicos com o objetivo de otimizar a cadeia logística e reduzir o congestionamento em importantes centros de tráfego.

Um exemplo típico é o Projeto "Facilitação do Comércio: Procedimentos aduaneiros na logística e prevenção de congestionamentos no Porto de Cat Lai". Por meio deste projeto, o Departamento propôs uma solução para construir um sistema moderno de serviços de utilidade pública, visando reduzir em até 70% o tempo de desembaraço aduaneiro, economizando cerca de 5 trilhões de VND em custos anuais para empresas e sociedade. Com o desembaraço mais rápido das mercadorias, os caminhões de contêineres não precisam esperar muito, e a pressão sobre a infraestrutura de tráfego regional também será significativamente reduzida.

Paralelamente, foi implementado o sistema eletrônico de cobrança de taxas portuárias na cidade de Ho Chi Minh, automatizando todo o processo de arrecadação de taxas pelo uso da infraestrutura portuária e integrando-o aos dados de declaração alfandegária. Esse sistema é capaz de processar até 15 milhões de declarações por ano, ajudando a cidade a arrecadar cerca de 3 trilhões de VND anualmente para reinvestir no desenvolvimento da infraestrutura portuária.

Além disso, a cobrança eletrônica de pedágio também ajuda a economizar custos com recursos humanos, reduzir o contato direto, evitando assim situações negativas e aumentando a transparência na aplicação da lei.

Aplicando tecnologias inovadoras

Apesar de ter alcançado muitos resultados impressionantes, a Divisão de Alfândega da Região II determinou que o que está atualmente disponível é apenas o primeiro passo na jornada rumo a um modelo aduaneiro inteligente até 2030.

No contexto da Indústria 4.0, recomenda-se que as autoridades alfandegárias de todos os países apliquem amplamente tecnologias inovadoras, como inteligência artificial (IA), big data, Internet das Coisas (IoT), blockchain, etc., nas principais etapas de seus negócios.

Acompanhando essa tendência, o Departamento elaborou um plano para a conversão para um sistema aduaneiro digital e um modelo aduaneiro inteligente para o período de 2025 a 2030, com a orientação de substituir gradualmente o sistema VNACCS/VCIS por uma nova plataforma que aplique amplamente as conquistas da Indústria 4.0. Espera-se que a Inteligência Artificial e o Big Data auxiliem o sistema de gestão de riscos a analisar comportamentos e identificar anomalias em declarações e registros comerciais de forma mais automática e precisa.

A IoT pode ser usada para monitorar o trajeto de mercadorias e veículos através de fronteiras em tempo real. O blockchain abre a possibilidade de uma troca de dados transparente e confiável com as autoridades alfandegárias dos países, garantindo a integridade de documentos como licenças e certificados de origem.

No futuro, tecnologias como drones para patrulhamento e monitoramento de áreas de fronteira ou realidade virtual (RV) no treinamento de pessoal profissional também podem ser pesquisadas e aplicadas, continuando a construir uma força alfandegária mais profissional, moderna e eficiente.

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