Assinatura digital: a “chave” para transações eletrônicas seguras e rápidas.

A assinatura digital é uma solução para autenticar e assinar documentos eletrônicos usando criptografia, permitindo a identificação do signatário, garantindo a integridade dos dados e o não repúdio após a assinatura. No Vietnã, a assinatura digital tornou-se uma ferramenta essencial para empresas e indivíduos em transações eletrônicas: declaração de impostos, emissão de faturas eletrônicas, assinatura de contratos, envio de registros administrativos, transações bancárias, etc. Este artigo apresenta de forma clara o conceito, os tipos de assinatura digital, suas aplicações práticas, os métodos de registro, os custos, as precauções de segurança e as recomendações para empresas e indivíduos.

O que é uma assinatura digital e qual o seu valor legal?

Uma assinatura digital é um valor eletrônico associado a dados eletrônicos (texto, arquivos, faturas, etc.), criado usando um algoritmo de criptografia de chave pública (PKI). Quando um documento é assinado digitalmente, o sistema cria um par de chaves (chave pública e chave privada). A chave privada é mantida em segredo pelo signatário para criar a assinatura; a chave pública é usada para verificar a assinatura e autenticar a origem e a integridade do documento.

Legalmente, as assinaturas digitais têm o mesmo valor de autenticação que as assinaturas e selos manuscritos em muitos tipos de transações eletrônicas, de acordo com as normas vigentes: assinatura de documentos, contratos e registros eletrônicos; são meios obrigatórios/aceitos em muitos procedimentos fiscais, alfandegários, declarações, faturas eletrônicas e serviços públicos online. Portanto, as assinaturas digitais ajudam as partes envolvidas na transação a terem uma base para comprovar a origem e evitar disputas sobre as assinaturas.

Tipos comuns de assinaturas digitais

Assinatura digital vinculada ao dispositivo (token/USB): a chave privada é armazenada no dispositivo token USB; ao assinar, é necessário conectar o token ao dispositivo e inserir o PIN.

Assinatura digital PKI no SIM (assinatura digital no SIM do telefone): chave privada armazenada no SIM do assinante de celular; conveniente para assinatura no telefone.

Assinatura digital em nuvem / assinatura eletrônica (assinatura eletrônica em plataforma na nuvem): a chave privada é mantida pelo provedor em um ambiente seguro (HSM). O usuário assina utilizando autenticação multifatorial (senha + OTP/biometria). Essa forma de assinatura está se tornando cada vez mais popular devido à sua praticidade, permitindo assinaturas rápidas na web e em dispositivos móveis.

Assinaturas digitais especializadas/de terceiros: fornecidas por provedores de serviços de certificação de assinatura digital, com serviços de gerenciamento e integração para empresas.

Aplicações práticas — onde as assinaturas digitais podem te ajudar?

Declarar impostos, enviar declarações eletrônicas, consultar e assinar declarações junto às autoridades fiscais.

Emissão e assinatura de faturas eletrônicas (obrigatório para muitas empresas).

Assinar contratos eletrônicos, documentos administrativos, relatórios, contratos de trabalho e contratos de venda.

Transações com órgãos estatais (serviços públicos online), registro de empresas, envio de documentos para licitações, procedimentos alfandegários.

Transações bancárias eletrônicas: autenticação de transações, aprovação de grandes transações, assinatura eletrônica de documentos.

Governança corporativa interna: procedimentos de assinatura e aprovação, aprovação de despesas, documentos contábeis, armazenamento de documentos eletrônicos com validade legal.

Benefícios excepcionais da assinatura digital

Economize tempo: assine, troque e aprove diretamente na plataforma eletrônica, sem necessidade de imprimir ou entregar pessoalmente.

Redução de custos: diminuição dos custos de impressão, armazenamento, transporte e gestão de documentos em papel.

Agilizar transações e comércio eletrônico: expandir as capacidades de assinatura remota e facilitar transações internacionais.

Segurança e legalidade: garante a integridade dos dados, autentica os signatários; documentos assinados digitalmente podem servir como testemunhas em litígios.

Ecológico: reduz o consumo de papel, economiza recursos.

Integração automática: fácil de conectar com sistemas ERP, CRM, softwares de contabilidade e sistemas de faturamento eletrônico.

Como registrar, emitir e usar assinaturas digitais (visão geral)

Escolha um provedor de serviços de certificação de assinatura digital de boa reputação. No Vietnã, existem muitos provedores comerciais que oferecem assinaturas digitais para empresas e indivíduos (serviços de token, SIM PKI, assinatura em nuvem). Escolha de acordo com suas necessidades: assinatura no computador (token USB), assinatura no celular (SIM PKI) ou assinatura multiplataforma (em nuvem).

Prepare os documentos: documentos legais (para empresas) ou carteira de identidade/CCCD/passaporte (para pessoas físicas), informações do representante legal, carta de autorização (se necessário).

Submeta o pedido e verifique a identidade: diretamente no ponto de emissão ou através do processo eletrónico KYC, caso o fornecedor o suporte.

Receba o dispositivo ou ative o serviço em nuvem: receba o token USB ou ative o SIM/aplicativo, receba a chave e o manual do usuário; configure o PIN/OTP.

Instale o software/driver: instale o driver de token e o software de assinatura ou faça login no portal de assinatura em nuvem para assinar documentos.

Assinatura e armazenamento: assine os documentos pelo método exigido; armazene a assinatura digital e/ou os arquivos de certificação em um sistema de armazenamento eletrônico para garantir a recuperação.

Custo de referência

Empresas: geralmente pagam uma taxa de inicialização + uma taxa de assinatura anual; o pacote pode incluir token USB, SIM PKI ou assinatura na nuvem. O preço depende do provedor, do número de certificados necessários e de serviços adicionais (integração, suporte).

Pessoal: planos mais baratos disponíveis; se usar um SIM PKI, pode ser adicionado à fatura do celular; planos de assinatura na nuvem disponíveis por usuário.

(Os custos reais variam de acordo com o fornecedor e a configuração do serviço; as empresas devem comparar vários fornecedores antes de contratar um.)

Riscos, limitações e precauções de segurança

Perda da chave privada: Se o token USB for perdido ou o SIM for comprometido, bloqueie o certificado imediatamente para evitar o uso indevido. Mantenha sempre seu PIN e código OTP em segurança e não compartilhe sua chave privada.

A legalidade depende da conformidade: para que um documento assinado digitalmente seja reconhecido legalmente, o processo de emissão, autenticação e certificação deve estar em conformidade com as normas e regulamentos aplicáveis.

Nota sobre compatibilidade: alguns sistemas administrativos e bancários possuem requisitos técnicos próprios (formato de assinatura, tempo de validade do certificado, padrão PKI). Antes de comprar, verifique a compatibilidade com o software/sistema que você utiliza.

Manutenção e backup: para assinaturas em nuvem, consulte o provedor sobre planos de backup, segurança do HSM e SLA; para tokens USB, mantenha várias cópias válidas dos registros de emissão (não faça backup de chaves privadas em um local inseguro).

Treinamento da equipe: erros de assinatura (assinar o documento errado) podem causar danos; é necessário orientar sobre os procedimentos de assinatura, arquivamento e verificação.

Recomendações para empresas e indivíduos

Empresas: avaliem as necessidades de assinatura (número de assinaturas por dia, assinatura em dispositivos móveis ou computadores, integração de sistemas), escolham o tipo de assinatura apropriado (token se alta segurança for necessária; nuvem se conveniência e integração de API forem necessárias). Comparem pelo menos 3 fornecedores em termos de segurança, recursos de integração, serviço pós-venda e preço. Estabeleçam processos internos (quem assina, armazena e verifica).

Pessoal: Se você costuma assinar contratos, declarar impostos ou realizar transações bancárias, é recomendável ter uma assinatura digital (PKI SIM ou na nuvem) para maior praticidade. Mantenha seu PIN/OTP em segurança e atualize sua senha regularmente.

Ambas as recomendações: antes de assinar um contrato importante, verifique novamente os dados a serem assinados; guarde o original com a assinatura digital em um local seguro; bloqueie o certificado imediatamente se houver suspeita de que ele foi comprometido.

Questões legais e de conformidade: em caso de dúvida sobre a validade legal em um caso específico (litígio, transação especial), consulte um especialista jurídico para garantir que a assinatura digital e o processo utilizado atendam aos requisitos de comprovação em um tribunal ou autoridade competente.

Concluir

A assinatura digital é uma ferramenta fundamental na transformação digital, ajudando a otimizar processos, reduzir custos e aumentar a segurança das transações eletrônicas. Com o desenvolvimento da assinatura em nuvem e da Infraestrutura de Chaves Públicas SIM (PKI), a aplicação da assinatura digital torna-se cada vez mais conveniente, adequada tanto para pequenas e médias empresas quanto para usuários individuais. No entanto, para maximizar os benefícios e minimizar os riscos, é necessário escolher um fornecedor confiável, cumprir o processo de emissão/certificação e implementar uma gestão interna rigorosa.

Fonte: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/chu-ky-so-chia-khoa-cho-giao-dich-dien-tu-an-toan-va-nhanh-chong-168593.html