Eficácia da solução “Anexar imagens com hiperlinks”

QTO - No Banco de Políticas Sociais (CSXH) da província de Quang Tri, dezenas de iniciativas e soluções práticas surgem anualmente, aprimorando gradualmente a qualidade, a produtividade e a eficiência do capital de crédito para políticas públicas. Uma delas é a "Solução para aplicar o recurso de anexar imagens com hiperlinks no Microsoft Word para ilustrar evidências em relatórios, visando a superação de problemas e erros existentes", desenvolvida pelos autores Ho Van Quan e Dao Nhat Khanh Quoc. Trata-se de uma solução tecnológica simples, porém com benefícios práticos para a gestão interna e a elaboração de relatórios.

Essa ideia para aprimorar o processo de relatórios internos foi "concebida" a partir das práticas de trabalho do Sr. Ho Van Quan, Diretor do Escritório de Transações, e do Sr. Dao Nhat Khanh Quoc, Chefe da Equipe de Síntese, do Banco de Políticas Sociais Huong Hoa.

Sabe-se que, desde o final de 2022, o Sr. Quoc foi designado para chefiar a inspeção e o controle internos do Banco de Políticas Sociais de Huong Hoa, após um período de consolidação de seu trabalho em Ca Mau . Essa função exige que ele domine todos os registros e documentos da unidade para sintetizá-los e reportá-los aos superiores.

No entanto, na realidade, o processo de reporte e correção de erros após a inspeção ainda apresenta muitas deficiências. Embora a unidade corrija e salve rapidamente as imagens de apoio, os arquivos do relatório de correção e as imagens ilustrativas são frequentemente enviados separadamente. Isso causa dificuldades significativas para quem elabora o relatório, para a equipe que o recebe e para o trabalho de monitoramento e verificação dos erros corrigidos.

“A partir dessa situação, tanto o Sr. Quan quanto eu percebemos que precisávamos de uma solução para otimizar o envio de relatórios de correção de erros com imagens ilustrativas, combinando ciência , lógica e tecnologia para trazer conveniência, melhorar a produtividade e a eficiência do trabalho”, compartilhou o Sr. Quoc.

O grupo de autores trocou ideias e discutiu os detalhes da iniciativa - Foto: TP

A principal diferença da iniciativa reside na utilização do recurso de anexar fotos por meio de hiperlink, em vez de inseri-las diretamente. Esse método contribui para a redução do tamanho do arquivo do relatório, facilitando o envio e o armazenamento, sem comprometer a visualização: basta pressionar Ctrl + clicar para que a "evidência" seja exibida imediatamente.

Utilizando o recurso de anexar imagens por caminho no Microsoft Word, a equipe de autores inseriu imagens ilustrativas específicas para cada item e conteúdo, de forma a facilitar a visualização, compreensão, verificação e rastreamento. Especificamente, após a correção dos erros, a equipe salvou um documento do Word separado em uma pasta com um nome fácil de lembrar. Ao mesmo tempo, as imagens ilustrativas que comprovavam a correção foram salvas em uma subpasta dentro da pasta recém-criada. Em seguida, as imagens foram nomeadas de forma fácil de entender para facilitar a localização e a anexação delas no documento do relatório.

Nos itens corrigidos do relatório, destaque (selecione) o conteúdo, clique com o botão direito do mouse, selecione "Link", selecione a imagem ilustrativa na caixa "Procurar em" e, em seguida, selecione a imagem correspondente ao conteúdo corrigido e clique em "OK". "Após a conclusão, compacte a pasta contendo o documento do relatório e a imagem ilustrativa e envie-a. A unidade receptora salva o arquivo, descompacta-o, abre o arquivo e clica em cada item do relatório para visualizar a imagem anexada correspondente", explicou o Sr. Quoc.

O Sr. Quan afirmou que esta iniciativa foi implementada pelo grupo de autores em cerca de um mês e meio. Após a sua implementação, ajudou o Banco de Políticas Sociais de Huong Hoa a monitorar o processo de correção de problemas e erros existentes de forma sequencial, clara e objetiva. Dessa forma, é fácil identificar qual conteúdo foi corrigido e qual não foi.

Graças a esta iniciativa, o processo de fornecimento de documentos comprobatórios anexados ao relatório tornou-se científico e transparente. O destinatário do relatório corrigido pode verificar facilmente as "evidências" que foram corrigidas, contribuindo para um aumento de cerca de 40% a 50% na produtividade e eficiência do trabalho em comparação com o processo anterior. "Esta iniciativa não se aplica apenas à área de inspeção e controle interno, mas também a outras áreas do Banco de Políticas Sociais Huong Hoa, com resultados notáveis. No futuro, continuaremos a incentivar e motivar os funcionários da unidade a desenvolverem iniciativas úteis e a implementá-las na prática, para que as operações do banco possam evoluir cada vez mais", afirmou o Sr. Quan.

Além da iniciativa acima mencionada, nos últimos tempos, muitas soluções e iniciativas dos funcionários e colaboradores do Banco de Política Social surgiram e foram amplamente aplicadas, contribuindo para o funcionamento cada vez mais eficaz do Banco Provincial de Política Social. Graças a essas melhorias, a unidade alcançou resultados positivos na implementação de metas importantes, como: aumentar o crescimento do saldo credor, minimizar a inadimplência e os atrasos no pagamento das dívidas e aprimorar a eficácia da comunicação e da gestão dos grupos de poupança e empréstimo.

Dessa forma, empréstimos com condições preferenciais foram concedidos a famílias de baixa renda e beneficiários de políticas públicas de maneira oportuna e eficaz, apoiando-os a investir, desenvolver a economia e sair da pobreza de forma sustentável. Iniciativas eficazes e adequadas criam uma forte força motriz, motivando os funcionários e colaboradores de todo o sistema do Banco Provincial de Políticas Sociais a inovar constantemente e a se esforçar para contribuir.

Truc Phuong

Fonte: https://baoquangtri.vn/xa-hoi/202510/hieu-qua-tu-giai-phap-dinh-kem-hinh-anh-bang-sieu-link-ket-ab94b22/