Direitos e responsabilidades das empresas familiares ao utilizarem faturas de entrada

No contexto de políticas fiscais e de faturas eletrônicas cada vez mais rigorosas, compreender as normas legais, os direitos e as responsabilidades ao utilizar faturas de entrada não só ajuda as empresas a operar de forma transparente e legal, como também estabelece as bases para a transição para um mecanismo de declaração e dedução de impostos no novo período.

De acordo com o Decreto 123/2020/ND-CP sobre faturas e documentos, as faturas são documentos contábeis emitidos por organizações e pessoas físicas que vendem bens e prestam serviços, registrando informações sobre a venda de bens e serviços, expressas na forma de faturas eletrônicas ou impressas pelas autoridades fiscais. As faturas de entrada são faturas que empresas ou pessoas jurídicas recebem ao adquirir bens e serviços do vendedor, com valor que comprova os custos válidos, servindo para fins contábeis e de dedução fiscal.

Em alguns casos especiais, é permitido apresentar uma lista de bens e serviços adquiridos em vez de uma fatura, como na compra de produtos agrícolas e aquáticos diretamente dos produtores, na compra de sucata, produtos artesanais, solo, rocha, areia e cascalho extraídos manualmente, ou bens de famílias e indivíduos com renda abaixo do limite de isenção de impostos.

Com relação aos assuntos de aplicação, o Decreto 123/2020/ND-CP (alterado pelo Decreto 70/2025/ND-CP) estipula que todas as organizações e indivíduos que vendem ou compram bens e prestam serviços, incluindo pessoas físicas e jurídicas, são obrigados a emitir, gerenciar e utilizar notas fiscais. Ao vender bens ou prestar serviços, o vendedor deve emitir uma nota fiscal para entregar ao comprador, inclusive nos casos de bens promocionais, brindes, consumo interno ou pagamento em substituição de salário. A nota fiscal deve ser emitida no momento correto da transferência da propriedade dos bens ou da conclusão do serviço, independentemente de o pagamento já ter sido recebido ou não.

Para exportação de mercadorias (incluindo o processamento para exportação), o prazo de emissão de faturas eletrônicas de comércio eletrônico, faturas eletrônicas de valor agregado ou faturas eletrônicas de venda será determinado pelo vendedor, mas nunca poderá ser superior ao próximo dia útil a partir da data em que as mercadorias forem liberadas pela alfândega, de acordo com as leis aduaneiras.

A utilização de faturas traz muitos benefícios para empresas familiares. As faturas de entrada ajudam a comprovar a validade das despesas, identificar claramente a origem das mercadorias, proteger os direitos nas transações e em caso de fiscalização pelas autoridades. Para empresas familiares que pagam impostos por meio de declaração ou retenção na fonte, as faturas de entrada também servem de base para a dedução do imposto sobre o valor acrescentado (IVA).

No entanto, as empresas familiares também devem cumprir a obrigação de gerir as faturas. Embora as empresas familiares que prestam serviços não sejam obrigadas a implementar o regime contabilístico, devem manter registos e documentos que comprovem a origem das mercadorias, especialmente quando solicitarem a utilização de faturas individuais ou quando a entidade fiscalizadora realizar inspeções. Para as empresas familiares que declaram impostos, a preparação e o armazenamento de faturas e documentos são obrigatórios. A partir de 1 de janeiro de 2026, as empresas familiares com um rendimento anual igual ou superior a 3 mil milhões de VND devem implementar integralmente o regime contabilístico, de faturas e de documentação, conforme previsto na lei.

As empresas familiares com receita anual superior a 200 milhões de VND e até 3 bilhões de VND, caso optem pelo regime de dedução do IVA, desde que cumpram as normas relativas à contabilidade, faturas e documentos, e se registrem voluntariamente para o regime de dedução (IVA de saída menos IVA de entrada dedutível), devem implementar o regime contabilístico e conservar as faturas de entrada.

Infrações no uso de notas fiscais, como compra e venda de notas fiscais falsas, uso de notas fiscais ilegais, notas fiscais descontinuadas ou que não correspondam às transações reais, serão tratadas de acordo com o Decreto nº 125/2020/ND-CP, que regulamenta as sanções administrativas por infrações tributárias e de notas fiscais, e o Decreto nº 102/2021/ND-CP, que altera os Decretos sobre sanções administrativas por infrações nas áreas de impostos, notas fiscais, alfândega, seguros, loterias...

Além disso, os estabelecimentos comerciais que não possuírem notas fiscais para comprovar a origem das mercadorias poderão ser multados de acordo com o Decreto 98/2020/ND-CP sobre sanções administrativas por infrações às atividades comerciais, produção e comercialização de produtos falsificados e proibidos e proteção dos direitos do consumidor (alterado pelo Decreto 24/2025/ND-CP), com multas que variam de 300.000 VND a 50 milhões de VND, dependendo do valor das mercadorias em questão, podendo ainda ter as mercadorias confiscadas ou destruídas.

De acordo com as disposições da Circular 219/2013/TT-BTC, que regulamenta a Lei do Imposto sobre o Valor Acrescentado, alterada pelo Artigo 10, parágrafo 1º, da Circular 26/2015/TT-BTC, que regulamenta o imposto sobre o valor acrescentado, a administração tributária e altera diversos artigos sobre faturas de venda de bens e serviços, as condições para a dedução do imposto sobre o valor acrescentado incluem a existência de uma fatura legal para bens e serviços adquiridos e um comprovante de pagamento não monetário para bens e serviços com valor igual ou superior a 20 milhões de VND. Na ausência de uma fatura legal, o estabelecimento comercial não poderá deduzir o imposto sobre o valor acrescentado.

É importante destacar que as empresas familiares que pagam o imposto em parcela única não são obrigadas a manter livros contábeis, mas ainda precisam armazenar faturas, contratos e documentos que comprovem a legalidade dos bens e serviços, especialmente quando operam em mercados fronteiriços, postos de fronteira ou zonas econômicas de fronteira. Por outro lado, as empresas familiares que declaram impostos devem cumprir integralmente os regimes de contabilidade, faturamento e documentação previstos na legislação tributária vigente.

O cumprimento das normas de faturamento não é apenas uma obrigação, mas também uma medida para proteger os direitos das empresas, garantir a transparência nas atividades comerciais, prevenir riscos legais e facilitar a transição para um modelo moderno de gestão tributária.

De acordo com a VNA

Fonte: https://baothanhhoa.vn/quyen-loi-va-trach-nhiem-cua-ho-kinh-doanh-khi-su-dung-hoa-don-dau-vao-267602.htm