Consolidarea managementului documentelor și al lucrărilor de arhivă în procesul de reorganizare a aparatului sistemului politic.

Este strict interzisă deținerea, transferul sau distrugerea ilegală de documente și baze de date de documente; nu este permisă deteriorarea sau pierderea documentelor și bazelor de date de documente în timpul procesului de reorganizare a aparatului.

La 19 martie 2025, Ministerul Afacerilor Interne a emis Deplasarea Oficială nr. 414/BNV-VTLTNN către Comitetele Populare din provincii și orașe administrate central privind consolidarea gestionării documentelor și a activităților de arhivă în procesul de reorganizare a aparatului sistemului politic, conform Concluziei nr. 127-KL/TW a Biroului Politic.

Este strict interzisă deținerea, transferul sau distrugerea ilegală de documente și baze de date cu documente.

Pentru a asigura o activitate continuă și fără probleme a documentelor și arhivelor, pentru a asigura gestionarea în siguranță a documentelor înainte, în timpul și după finalizarea reorganizării sistemului politic , conform Concluziei nr. 127-KL/TW din 28 februarie 2025 a Biroului Politic și a Secretariatului privind implementarea cercetării și propunerea de continuare a reorganizării sistemului politic, îndeplinirea responsabilității gestionării de stat a documentelor și arhivelor, Ministerul Afacerilor Interne solicită Președintelui Comitetului Popular al provinciei sau orașului administrat central să direcționeze urgent implementarea unui număr de sarcini urgente pentru consolidarea gestionării documentelor și arhivelor în procesul de reorganizare a aparatului administrației publice locale, după cum urmează:

În primul rând, respectați în mod corespunzător și pe deplin reglementările legale privind documentele și arhivele, îndeplinind următoarele cerințe:

În primul rând, toate documentele și bazele de date de documente formate în timpul activităților agențiilor și organizațiilor trebuie gestionate centralizat, uniform și în siguranță, în funcție de fiecare arhivă în parte; documentele și bazele de date de documente ale oricărei agenții sau organizații trebuie numărate și colectate în funcție de arhiva agenției sau organizației respective.

În al doilea rând, agenția sau organizația își va închide arhivele de la data încetării activității. Agenția sau organizația nu va emite documente administrative sub autoritatea sa de la data la care decizia autorității competente privind fuziunea sau încetarea activității intră în vigoare.

În al treilea rând, înainte și pe durata aranjamentului organizatoric, documentele și bazele de date trebuie să continue să fie păstrate în arhivele Arhivelor Istorice Provinciale și ale Arhivelor Agenției (sau ale locației unde sunt păstrate) ale unității administrative anterioare aranjamentului.

În al patrulea rând, este strict interzisă deținerea, transferul sau distrugerea ilegală a documentelor și a bazelor de date cu documente; nu este permisă deteriorarea sau pierderea documentelor și a bazelor de date cu documente în timpul procesului de reorganizare a aparatului.

În al doilea rând, arhivele istorice provinciale sunt responsabile de primirea și coordonarea cu șefii agențiilor, organizațiilor și unităților administrative pentru a continua conservarea la fața locului sau conservarea temporară a tuturor documentelor de arhivă și a bazelor de date cu documente din provincie și pentru a preda documentele, în conformitate cu autoritatea lor de gestionare, noilor agenții, organizații și unități administrative, după încheierea aranjamentului organizațional.

În al treilea rând, predarea documentelor și a bazelor de date de documente după încheierea aranjamentului organizatoric se realizează în conformitate cu prevederile legii privind autoritatea de gestionare a arhivelor.

În al patrulea rând, implementarea cu strictețe a reglementărilor legale privind gestionarea și utilizarea sigiliilor și certificatelor de semnătură digitală în serviciul public; protejarea secretelor de stat și asigurarea securității informațiilor, documentelor și datelor la îndeplinirea sarcinilor statistice, la ambalarea, predarea, conservarea și utilizarea acestora în procesul de reorganizare a aparatului.

Emiterea documentelor care reglementează lista codurilor de identificare pentru documente, înregistrări și simboluri textuale ale noilor agenții și organizații

Pentru Comitetele Populare din provincii și orașe administrate central, Ministerul Afacerilor Interne recomandă ca Președintele Comitetului Popular Provincial să fie responsabil, în calitate de șef, de implementarea managementului de stat al arhivelor din localitate, în limitele atribuțiilor și competențelor sale; asigurând siguranța documentelor și a bazelor de date de documente aflate sub autoritatea lor de gestionare, în conformitate cu prevederile legii, pe tot parcursul procesului de reorganizare a aparatului.

Emiteți urgent Directiva Președintelui Comitetului Popular Provincial privind consolidarea managementului de stat al documentelor și activităților de arhivă.

Elaborarea unui plan de reorganizare a arhivelor istorice ale statului la nivel provincial în cadrul Proiectului de rearanjare și reorganizare a unităților administrative la toate nivelurile și de construire a unui model de organizare a administrației locale pe două niveluri, prezentarea acestuia autorităților competente pentru evaluare și implementare.

Imediat după finalizarea aranjamentului organizatoric, este necesar să se îndeplinească prompt următoarele sarcini:

În primul rând, să se emită un document care să reglementeze lista codurilor de identificare pentru documentele, înregistrările și simbolurile textuale ale noilor agenții și organizații aflate în administrare.

În al doilea rând, se vor îndruma șefii noilor agenții și organizații să primească documentele și bazele de date aflate sub autoritatea lor de management; șefii noilor unități administrative la nivel local să primească documentele în camerele și depozitele din zona de management gestionată temporar de Arhivele Istorice Provinciale.

În al treilea rând, să se îndrume unitatea care gestionează și operează Sistemul să implementeze soluții tehnice pentru a asigura continuitatea și continuarea activităților de emitere a documentelor și de decontare a lucrărilor ale agențiilor și organizațiilor aflate sub conducerea sa.

În al patrulea rând, direcționați dezvoltarea de proiecte și planuri pentru gestionarea și procesarea operațiunilor de afaceri pentru documentele compilate anterior.

În al cincilea rând, asigurarea resurselor necesare pentru îndeplinirea sarcinilor administrative și de arhivă în siguranță și fără probleme înainte, în timpul și după aranjamentul organizațional.

În al șaselea rând, raportați stadiul implementării Ministerului Afacerilor Interne, pentru ca acesta să îl sintetizeze și să îl raporteze Guvernului .

Emiterea Planului de implementare a Directivei Președintelui Comitetului Popular Provincial privind consolidarea gestionării documentelor și a activității de arhivă.

Pentru Departamentul de Interne, se recomandă Președintelui Comitetului Popular Provincial să emită o Directivă privind consolidarea gestionării documentelor și a arhivelor în procesul de reorganizare a aparatului sistemului politic local.

Emiterea unui Plan pentru implementarea Directivei Președintelui Comitetului Popular Provincial privind consolidarea gestionării documentelor și a arhivelor în procesul de reorganizare a aparatului sistemului politic local.

Arhivele Istorice Provinciale desemnează funcționari pentru organizarea de grupuri de lucru la agenții, organizații și unități pentru a primi, coordona conservarea la fața locului a documentelor și delimita baza de date a documentelor în Sistem.

Să dispună Arhivelor Istorice Provinciale să ia măsuri proactive pentru a colecta înregistrări păstrate permanent care au fost editate complet la agențiile și organizațiile care sunt sursa documentelor depuse la Arhivele Istorice Provinciale.

Se recomandă Președintelui Comitetului Popular Provincial să asigure resurse suficiente pentru a asigura siguranța documentelor și a bazelor de date cu documente din încăperi și depozite care au fost confirmate și sigilate de Arhivele Istorice Provinciale până la predarea acestora către agenția sau organizația de management responsabilă, după reorganizarea aparatului.

Imediat după finalizarea aranjamentului organizatoric, este necesar să se îndeplinească prompt următoarele sarcini:

Recomandați Președintelui Comitetului Popular Provincial să promulge prompt o listă de coduri de identificare pentru documentele, înregistrările și simbolurile textuale ale agențiilor și organizațiilor formate după reorganizarea aparatului aflat sub sfera sa de gestionare.

Înainte de reorganizarea aparatului, trebuie să prezinte Comitetului Popular Provincial planuri și proiecte pentru gestionarea și prelucrarea documentelor agențiilor și organizațiilor.

Coordonarea cu unitatea de management și operare a sistemului pentru a dezvolta un plan de predare, a integra documentele și bazele de date cu documente în sistem.

Dacă este necesar, consultați Departamentul de Arhive și Evidențe de Stat cu privire la planul de gestionare și procesare a blocului de documente și a bazei de date cu documente care au fost compilate înainte de a aranja structura organizatorică.

Îndrumați și răspundeți periodic la întrebările agențiilor, organizațiilor și persoanelor cu privire la documente și arhive înainte, în timpul și după restructurarea organizațională.

Confirmați predarea documentelor și a bazelor de date cu documente ale agențiilor și organizațiilor înainte de reorganizarea aparatului.

Pentru arhivele istorice provinciale, Ministerul Afacerilor Interne recomandă angajarea unor funcționari care să îndrume operațiunile de numărare, aranjare, ambalare, sigilare, confirmare a volumului și stării documentelor pe hârtie și a documentelor pe alte suporturi de informații (dacă există), precum și recepționarea și coordonarea conservării la fața locului sau a conservării centralizate temporare a documentelor agențiilor și organizațiilor.

Coordonați cu unitatea de management și operare a Sistemului pentru a determina numărul de documente digitale și a delimita baza de date de documente din Sistemul fiecărei agenții, organizații și unități administrative.

Întocmiți o listă cu toate documentele și bazele de date de documente păstrate în prezent la Arhivele Istorice Provinciale; continuați să asigurați siguranța, integritatea și utilizabilitatea documentelor și bazelor de date de documente de la Arhivele Istorice Provinciale până când documentele și bazele de date de documente sunt predate agențiilor și organizațiilor competente după reorganizarea structurii organizatorice.

Sintetizați cantitatea, starea documentelor, baza de date cu documente și raportați-o către Departamentul de Interne pentru a raporta Ministerul de Interne.

Imediat după finalizarea aranjamentului organizatoric, este necesar să se îndeplinească prompt următoarele sarcini:

Punctul de contact organizează și confirmă predarea documentelor și a bazelor de date cu documente ale agențiilor și organizațiilor înainte de aranjamentul organizațional către agenția sau organizația de management competentă după aranjamentul organizațional.

Consiliați Departamentul de Interne să elaboreze planuri și proiecte pentru gestionarea și gestionarea documentelor și a bazelor de date cu documente care au fost compilate de agenții și organizații înainte de reorganizarea aparatului.

Coordonarea cu agențiile și organizațiile relevante pentru a organiza implementarea proiectelor și planurilor de gestionare și procesare a documentelor și bazelor de date care au fost compilate înainte de reorganizarea aparatului.
Colectarea dosarelor cu perioadă de păstrare permanentă, care au fost complet editate anterior la agențiile și organizațiile care sunt sursa documentelor depuse la Arhivele Istorice Provinciale. În cazul în care nu există o arhivă specializată, Arhivele Istorice Provinciale vor recomanda Departamentului de Interne amenajarea de încăperi și depozite pentru a asigura siguranța documentelor colectate în timpul procesului de reorganizare a aparatului.

Înregistrați-vă pentru a deschide conturi noi sau a redeschide conturi ale organizațiilor, liderilor și secretarilor în Sistem pentru a asigura emiterea și primirea documentelor.

Pentru șefii agențiilor, organizațiilor și unităților administrative, Ministerul Afacerilor Interne solicită șefilor agențiilor, organizațiilor și președinților comitetelor populare la nivel de district și comună să fie responsabili de asigurarea securității documentelor și a bazelor de date de documente aflate sub autoritatea lor de gestionare, în conformitate cu prevederile legii, pe parcursul procesului de restructurare a aparatului, până la predarea documentelor și a bazelor de date de documente către Arhivele Istorice Provinciale și agențiile și organizațiile competente după restructurarea aparatului.

Instruiți unitățile și persoanele fizice să compileze și să ambaleze înregistrările și documentele privind lucrările finalizate și înregistrările și documentele privind lucrările neterminate (faceți o listă cu lucrările neterminate ale fiecărei unități).

Desemnați unități și persoane pentru a sintetiza și a întocmi o listă a lucrărilor neterminate ale agenției sau organizației; atașați dosarele și documentele, ambalajele separate și colectate pentru a le trimite la Arhivele agenției.

Dirige arhivele agenției de statistică, ambalează documentele în arhive și îndrumă unitățile și persoanele fizice pentru compilarea și ambalarea dosarelor și documentelor nedepuse în arhive; primește dosare și documente de la unități și persoane fizice și adună-le în arhive și în depozitele și depozitele centralizate. Este necesar să se acorde atenție, să se colecteze separat și să se aibă note clare pentru dosare și documente despre lucrările neterminate.

Amenajați depozitele, echipamentele și resursele umane necesare pentru a proteja și păstra în siguranță documentele până la predarea acestora către autoritatea sau organizația competentă pentru gestionare, după reorganizarea aparatului.

Se vor îndruma unitatea care gestionează și operează sistemul statistic să confirme numărul de documente și baze de date cu documente ale lucrărilor finalizate și nefinalizate; se va delimita datele din sistem sau se va extrage acestea pe dispozitive de stocare și se va asigura siguranța și integritatea documentelor și bazelor de date până la predarea lor către arhivele istorice provinciale sau către agențiile și organizațiile competente, după restructurarea aparatului.

Președintele Comitetului Popular Districtual însărcinează Departamentul de Interne cu sarcina de a oferi consultanță privind amenajarea depozitelor și a echipamentelor necesare pentru colectarea și conservarea centralizată a documentelor agențiilor specializate din subordinea Comitetului Popular Districtual; de a aranja forțe pentru protejarea securității documentelor până la predarea acestora către agenția sau organizația de management competentă, după încheierea aranjamentului organizațional.

Imediat după finalizarea aranjamentului organizațional, șeful noii agenții, organizații sau unități administrative trebuie să dispună prompt:

Înregistrați-vă pentru a deschide sau redeschide conturi noi ale organizațiilor, liderilor și secretarilor în Sistem pentru a asigura emiterea și primirea documentelor; înregistrați-vă pentru a emite sigilii și certificate de semnătură digitală pentru servicii publice specializate, conform reglementărilor.

Coordonați-vă cu Arhivele Istorice Provinciale, unitatea de management și operare a sistemului și unitățile și persoanele relevante pentru a primi documente și baze de date de documente privind lucrările neterminate aflate sub autoritatea lor de management, în vederea unei soluționări ulterioare.

Primește documente, baze de date de documente aflate sub autoritatea de gestionare și documente în camere și depozite din zona de gestionare; coordonează-te cu Arhivele Istorice pentru a dezvolta planuri de procesare a activității pentru blocul de documente respectiv.

Numărați, sigilați și depozitați în siguranță documentele în arhivele și depozitele agenției.

Pentru arhivele agenției, departamentul de arhive al agenției sau persoana desemnată pentru arhivare în cadrul agenției, organizației sau unității va îndeplini următoarele sarcini:

Instruiți unitățile și persoanele să compileze și să ambaleze dosarele și documentele și să le predea în avans în depozite și depozite centralizate; pregătiți depozitele și condițiile necesare pentru a păstra în siguranță documentele primite de la unități și persoane.

Numără, sigilează și păstrează în siguranță documentele în biroul sau arhiva agenției sau organizației până la predarea acestora Arhivelor Istorice Provinciale sau agenției sau organizației competente după reorganizarea structurii organizatorice.

Coordonați-vă cu unitatea de management și operare a Sistemului Statistic pentru a confirma numărul de documente și baze de date cu documente ale agențiilor și organizațiilor din Sistem.

Primește și păstrează separat dosarele și documentele lucrărilor neterminate conform listei.

Trimiteți sau compilați, ambalați separat înregistrările completate anterior și păstrate permanent, gata pentru trimiterea la Arhivele Istorice.

Trimiteți documentele și fișierele ambalate și lista lucrărilor neterminate în starea lor originală.

Pentru funcționarii publici, angajații publici și lucrători, compilați și împachetați evidențele și documentele privind lucrările finalizate și evidențele și documentele privind lucrările neterminate; pentru lucrările neterminate, este necesar să se întocmească o listă și să se precizeze clar: denumirea lucrării; numele persoanei desemnate să o gestioneze; numărul documentelor și materialelor existente; termenul limită de gestionare (dacă există).

Păstrați statistici ale înregistrărilor și documentelor privind lucrările finalizate și ale înregistrărilor și documentelor privind lucrările neterminate în Sistem; creați o listă de înregistrări de lucrări sau o listă de documente privind lucrările neterminate în Sistem.

Depuneți pachetul original de documente și dosare și lista lucrărilor neterminate asupra Sistemului la arhivele agenției sau unității sau la persoana responsabilă de colectarea documentelor în timpul procesului de reorganizare a aparatului.

Imediat după finalizarea aranjamentului organizatoric, este necesar să se coordoneze prompt cu Arhivele Agenției și cu unitatea care gestionează și operează Sistemul pentru a preda înregistrările și documentele privind lucrările neterminate unității sau persoanei responsabile de continuarea gestionării acestora.

Închiderea conturilor organizațiilor și persoanelor fizice pentru agențiile și organizațiile care își încetează activitatea imediat după luarea unei decizii privind restructurarea organizațională.

În ceea ce privește unitatea care gestionează și operează Sistemul, Ministerul Afacerilor Interne trebuie să identifice și să delimiteze domeniul de aplicare al documentelor și bazelor de date cu documente din Sistem în funcție de fiecare cont al agenției, organizației și persoanei; în cadrul căruia, pe baza listei lucrărilor neterminate ale unităților și persoanelor, să se determine domeniul de aplicare al datelor și să se întocmească o listă a conturilor organizațiilor și persoanelor cu lucrări neterminate; să se pregătească un plan de predare atunci când i se solicită.

Colectarea și raportarea către Comitetul Popular Provincial și Departamentul de Interne a sistemului de coduri de identificare a documentelor, coduri de dosar și simboluri de documente utilizate în prezent în Sistem, pentru a servi drept bază pentru stabilirea codurilor de identificare a documentelor, a codurilor de dosar și a simbolurilor de documente ale agențiilor și organizațiilor, după reorganizarea aparatului într-un mod unificat și sincronizat, evitând duplicarea.

Imediat după finalizarea aranjamentului organizatoric, este necesar să se îndeplinească prompt următoarele sarcini:

Actualizați sistemul de coduri de identificare a documentelor, coduri de dosare și simboluri textuale ale noilor agenții și organizații pentru a asigura buna funcționare a sistemului.

Deschideți conturi pentru noi agenții, organizații și persoane fizice, asigurând conexiunea cu documentele și bazele de date cu documente conexe anterior pentru a asigura nicio întrerupere a procesării lucrărilor în Sistem.
Extrage și ambalează documentele și bazele de date cu documente ale agențiilor, organizațiilor și unităților inactive și le predă Arhivelor Istorice Provinciale sau agențiilor și organizațiilor competente după restructurarea aparatului.

Să existe un plan de utilizare a documentelor și a bazelor de date cu documente din Sistem pentru a satisface nevoile urgente ale agențiilor, organizațiilor și persoanelor în timpul procesului de restructurare a aparatului.
Vă rugăm să consultați textul integral al Deplasării Oficiale nr. 414/BNV-VTLTNN în FIȘIERUL atașat:

Sursă: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987