Ca Mau anvisar att dokumentdigitalisering måste vara selektiv i tid och att dokument som behöver digitaliseras, och inte bör digitaliseras i massor, för att undvika slöseri.

På eftermiddagen den 21 april 2025 hade kamrat Nguyen Duc Hien, ständig biträdande sekreterare för Ca Maus provinsiella partikommitté, ett arbetsmöte med representanter för ledningen för rådgivande och stödjande organ inom den provinsiella partikommittén, Faderlandsfrontens kommitté och sociopolitiska organisationer på provinsiell nivå, distriktspartikommittéer, stadspartikommittéer och partikommittéer direkt underställda den provinsiella partikommittén om arbetet med arkivering, hantering av dokument, dokumentdatabaser och digitalisering av dokument i samband med omorganisationen av det politiska systemets apparat.

Mötesplats

Vid arbetsmötet informerades deltagarna om sekretariatets officiella rapport nr 64-CV/TW, daterad 10 april 2025 om arkivering och hantering av dokument och dokumentdatabaser i samband med organisering av det politiska systemets och administrativa enheters apparat på lokal nivå; officiell rapport nr 14204-CV/VPTW, daterad 9 april 2025 från partikontoret, som vägleder ett antal innehållsförteckningar om digitalisering av dokument vid organisering av administrativa enheter samt ett antal relaterade dokument.

Representanter för vissa myndigheter och enheter rapporterade om resultaten inom arkivering, hantering av dokument, dokumentdatabaser och digitalisering av arkiv för myndigheter och enheter; samtidigt reflekterade de över svårigheterna och problemen med personal, utrustning och ekonomi som rör arkivering, hantering av dokument, dokumentdatabaser och digitalisering av dokument i samband med omorganisationen av apparaten...

Representanten för inspektionskommittén i Ca Mau-provinsen rapporterade om den aktuella statusen för arkiverade dokument vid inspektionskommittén för den provinsiella partikommittén; implementeringen av digitalisering och tillämpning av den centrala inspektionskommitténs programvara för dokumenthantering under den senaste tiden: Följaktligen har de inspektions- och övervakningsregister som lagrats hos myndigheten ordnats och indexerats, 5914/9396 inkommande dokument har digitaliserats, 2700/3176 utgående dokument har digitaliserats (period 2020-2025); specialiserade avdelningar uppdaterar framställningar och ärendeakter till den centrala inspektionskommitténs programvara; för inspektionskommittén på distriktsnivå redigerar och digitaliserar de dokument och ärendeakter (enhet 01 har slutfört redigering och digitalisering), uppdatering av framställningar och filer till den centrala inspektionskommitténs programvara på distriktsnivå har inte gjorts, programvaran fungerar inte stabilt och vissa platser är inte anslutna; Samtidigt rapporterade man ett antal svårigheter och problem i processen att redigera och digitalisera dokument: Brist på skannrar och säkra USB-minnen för att kopiera konfidentiella dokument och inledningsvis stötte man på svårigheter med att uppdatera register i den centrala inspektionskommitténs programvara. " Information om partiorganisationer och partimedlemmar har inte synkroniserats med databasen, vilket har lett till svårigheter att uppdatera fälten för partiorganisationskod och partimedlemskod, på grund av bristande information; programvaran för framställningar tillåter inte att man bifogar framställningsfiler till systemet, vilket kräver manuell inmatning, vilket tar mycket tid ... ".

Kamrat Nguyen Duc Hien, ständig biträdande sekreterare för Ca Maus provinsiella partikommitté, avslutade: Genom rapporten har digitaliseringen av arkiverade dokument från vissa myndigheter och enheter inte uppfyllt förväntningarna. Han uppmanade rådgivande och stödjande myndigheter i den provinsiella partikommittén, myndigheter, enheter och partiorganisationer direkt underställda den provinsiella partikommittén att identifiera digitaliseringen av dokument som ett brådskande behov och att prioritera resurser för att snabbt redigera och digitalisera dokument för att säkerställa den föreskrivna tiden enligt centralkommitténs anvisningar. Att inte skylla på konfidentiella dokument, det ena eller det andra, för att undvika förseningar i digitaliseringen av dokument. Han föreslog att ledarna för myndigheter och enheter behöver mötas för att noggrant diskutera metoder, implementeringsmetoder, slutförandetid och behovet av att etablera team, rekrytera fler kadrer och tjänstemän samt tydligt fördela uppgifter för att gemensamt redigera och digitalisera dokument. Observera att vid digitalisering är det nödvändigt att välja tidsram och dokument som behöver digitaliseras. Digitalisera inte massivt, eftersom digitaliseringen, när digitaliseringen är klar men inte utnyttjas, delas eller används i arbetet, inte kommer att vara effektiv utan också slösaktig. Ge provinspartiets kansli i uppdrag att ge vägledning om digitalisering av dokument, samtidigt som det sammanfattar svårigheter, problem och förslag från myndigheter och enheter, och rapporterar till provinspartiets ständiga kommitté för att få instruktioner om hur de ska tas bort, vilket hjälper partiorganisationer, myndigheter och enheter att snart slutföra redigerings- och digitaliseringsarbetet i enlighet med föreskriven anda och tid.

Khanh Hung

Källa: https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html