รับรองว่าเอกสารและเอกสารสำคัญต่างๆ จะดำเนินไปอย่างราบรื่นเมื่อจัดระเบียบอุปกรณ์

คำแนะนำขั้นตอนสำหรับประชาชนก่อนใช้บริการสาธารณะออนไลน์ที่ศูนย์บริการการบริหารสาธารณะกรุง ฮานอย สาขาเตยโฮ ภาพ : ไหมฮัว

คำสั่งระบุอย่างชัดเจนว่า การปฏิบัติตาม ข้อสรุปหมายเลข 127-KL/TU ลงวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2025 ของโปลิตบูโรและสำนักงานเลขาธิการเกี่ยวกับการดำเนินการวิจัยและการเสนอให้ดำเนินการจัดระเบียบกลไกของระบบการเมืองต่อไป เอกสารหมายเลข 414/BNV-VTLTNN ลงวันที่ 19 มีนาคม 2568 ของ กระทรวงมหาดไทย เรื่องการเสริมสร้างการบริหารจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมือง ตามข้อสรุปหมายเลข 127-KL/TU ของโปลิตบูโรและสำนักงานเลขาธิการ

เพื่อให้การทำงานของเอกสารและเอกสารสำคัญเป็นไปอย่างราบรื่นและต่อเนื่อง โดยให้มั่นใจว่ามีการจัดการเอกสารอย่างปลอดภัยก่อน ระหว่าง และหลังจากเสร็จสิ้นการจัดระเบียบระบบ การเมือง ประธานคณะกรรมการประชาชนเมืองจึงขอให้หัวหน้าแผนก สาขา และหัวหน้าหน่วยงานและองค์กรต่างๆ ส่งเอกสารไปยังหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์เมือง ประธานคณะกรรมการประชาชนประจำเขต อบต. ประธานคณะกรรมการประชาชนของตำบล ตำบล และเมือง มีหน้าที่รับผิดชอบในการดูแลให้การทำงานด้านเอกสารและเอกสารสำคัญต่างๆ เป็นไปอย่างราบรื่นและต่อเนื่อง รวมทั้งจัดการเอกสารอย่างปลอดภัยก่อน ระหว่าง และหลังจากเสร็จสิ้นการจัดเตรียมองค์กร บังคับใช้กฎเกณฑ์การบริหารจัดการและการใช้งานตราประทับและใบรับรองลายเซ็นดิจิทัลสำหรับบริการสาธารณะอย่างเคร่งครัด ปกป้องความลับของรัฐ

ห้ามมิให้มีการครอบครอง โอน หรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด; ไม่ให้เกิดความเสียหายหรือสูญหายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสาร; ห้ามนำหรือส่งเอกสาร ฐานข้อมูลเอกสารที่จัดเก็บในรูปแบบใดๆ ออกนอกสถานที่จัดเก็บเอกสาร เว้นแต่ได้รับอนุญาตจากผู้มีอำนาจตามที่กฎหมายกำหนด

กำกับดูแลหน่วยงานและบุคคลให้รวบรวมสถิติและบันทึกรายการและเอกสารเกี่ยวกับงานที่เสร็จสิ้นแล้ว บันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นจะถูกบรรจุ ปิดผนึก และรวบรวมไว้ในห้องเก็บของส่วนกลางหรือคลังสินค้า

ควรสังเกตว่าเอกสารของหน่วยงานหรือองค์กรใดๆ จะต้องได้รับการจัดทำรายการและรวบรวมตามเอกสารสำคัญของหน่วยงานหรือองค์กรนั้นๆ สำหรับบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จให้รวบรวมไว้แยกต่างหากและมีบันทึกย่อที่ชัดเจน

พร้อมกันนี้ยังรับผิดชอบการจัดเตรียมคลังสินค้า อุปกรณ์ ทรัพยากรบุคคล และเงื่อนไขอื่น ๆ ที่จำเป็นเพื่อรองรับการรวบรวม การปกป้อง และการเก็บรักษาเอกสารอย่างปลอดภัยในระหว่างกระบวนการจัดระเบียบเครื่องมือ จนกระทั่งเอกสารถูกส่งมอบให้กับหน่วยงานหรือองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่เพื่อการจัดการหลังจากการจัดระเบียบใหม่

ส่งเอกสารการอนุรักษ์ถาวรที่กรอกครบถ้วนและแก้ไขแล้วไปที่หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์เมืองตามบทบัญญัติของกฎหมาย

ประสานงานกับศูนย์เก็บเอกสารประวัติศาสตร์ประจำเมือง เพื่อจัดการเอกสารอื่นๆ เป็นการชั่วคราว จนกว่าเอกสารดังกล่าวจะถูกส่งมอบให้หน่วยงานหรือองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่จัดการภายหลังจากจัดระเบียบเครื่องมือใหม่

พร้อมทั้งสั่งการให้หน่วยงานและบุคลากรประสานงานกับหน่วยงานที่ปฏิบัติงานระบบฐานข้อมูลสถิติ ระบุตำแหน่งข้อมูลในระบบหรือดึงข้อมูลไปยังอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล และรักษาความสมบูรณ์ของเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารให้ปลอดภัยจนกว่าจะส่งมอบให้หน่วยงานและองค์กรที่มีอำนาจหน้าที่ภายหลังจากจัดระเบียบเครื่องมือใหม่

ปิดเอกสารสำคัญของหน่วยงานและองค์กรนับจากวันสิ้นสุดการดำเนินงาน; หน่วยงานและองค์กรที่ไม่ออกเอกสารทางการบริหารภายใต้ขอบเขตอำนาจหน้าที่ของตนตั้งแต่วันที่มีผลใช้บังคับของการตัดสินใจควบรวมกิจการหรือยุติการดำเนินงาน

ประธานคณะกรรมการประชาชนระดับอำเภอ ตำบล และเทศบาล จะสั่งให้คณะกรรมการประชาชนระดับตำบล ตำบล และเทศบาล รวบรวมสถิติ และจัดทำรายการบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่เสร็จสิ้น บันทึกและเอกสารเกี่ยวกับงานที่ยังไม่เสร็จสิ้น บรรจุและปิดผนึก จัดเตรียมคลังสินค้า อุปกรณ์ ทรัพยากรบุคคล และเงื่อนไขอื่น ๆ เพื่อให้แน่ใจว่ามีการรวบรวม การคุ้มครอง และความปลอดภัยของเอกสารของหน่วยงาน

คำสั่งเน้นย้ำว่าทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการจัดเตรียมองค์กรแล้ว หัวหน้าหน่วยงาน องค์กร หรือหน่วยงานบริหารใหม่จะต้องสั่งให้มีการลงทะเบียนการเปิดบัญชีใหม่หรือการเปิดบัญชีใหม่ขององค์กรและบุคคลต่างๆ บนระบบการจัดการเอกสารและการบริหารของเมืองโดยทันที ระบบบริการสาธารณะ; ลงทะเบียนออกตราสัญลักษณ์และใบรับรองดิจิทัลสำหรับบริการสาธารณะเฉพาะทางตามกฎหมาย; ประสานงานกับหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์เมือง หน่วยงานบริหารงานระบบ และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อรับเอกสารและฐานข้อมูลเอกสาร ตามอำนาจดำเนินการตามกฎหมาย

สามารถดูข้อความเต็มของคำสั่งได้ที่นี่ chi-thi-06.pdf

ที่มา: https://hanoimoi.vn/bao-dam-cong-tac-van-thu-luu-tru-duoc-thong-suot-khi-sap-xep-to-chuc-bo-may-698653.html