วิธีปรับแต่ง Outlook ให้จัดการอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่า Gmail

เรียนรู้เคล็ดลับการปรับแต่ง Outlook 10 ข้อนี้เพื่อทำความสะอาดกล่องจดหมายเข้าของคุณโดยอัตโนมัติ บล็อกการติดตาม และใช้ทางลัด Gmail เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณให้สูงสุด

แม้ว่าปัจจุบัน Gmail จะเป็นผู้นำตลาด แต่ Microsoft Outlook ก็ยังมีฟีเจอร์ทรงพลังมากมายที่สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมาก อย่างไรก็ตาม เครื่องมือที่มีประโยชน์หลายอย่างใน Outlook ไม่ได้เปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น ทำให้ผู้ใช้พลาดโอกาสในการเปลี่ยนกล่องจดหมายที่รกให้กลายเป็นพื้นที่ทำงานระดับมืออาชีพ ด้านล่างนี้คือเคล็ดลับสำคัญบางประการที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการอีเมลของคุณ

เพิ่มความเป็นส่วนตัวและป้องกันการติดตาม

ธุรกิจต่างๆ มักใช้ "พิกเซลติดตาม" ที่ซ่อนอยู่ในอีเมลเพื่อตรวจสอบว่าคุณเปิดอีเมลเมื่อใด เพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวของคุณบน Outlook.com ให้ไปที่ การตั้งค่า (ไอคอนรูปเฟือง) > เมล > อีเมลขยะ ภายใต้ ตัวเลือกด้านความปลอดภัย ให้เลือก บล็อกไฟล์แนบ รูปภาพ และลิงก์จากผู้ที่ไม่ได้อยู่ในรายการผู้ส่งและโดเมนที่ปลอดภัยของฉัน วิธีนี้จะช่วยป้องกันการติดตามอย่างลับๆ และการพยายามหลอกลวงทางอีเมล

นอกจากนี้ คุณสามารถไปที่ เมล > เค้าโครง เพื่อปิด "ไม่แสดงรูปภาพผู้ส่ง" และในแท็บ การจัดการข้อความ ให้ยกเลิกการเลือกตัวเลือกแสดงโลโก้ผู้ส่งที่เกี่ยวข้องกับการช้อปปิ้ง เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลสำคัญจะไม่สูญหาย ให้เพิ่มที่อยู่อีเมลที่เชื่อถือได้ลงใน ผู้ส่งที่ปลอดภัย ในเมนูการตั้งค่าเดียวกัน

จัดการกล่องจดหมายเข้าของคุณให้สะอาดโดยอัตโนมัติด้วยฟีเจอร์ Sweep

ฟีเจอร์ Sweep เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยล้างอีเมลจากผู้ส่งเฉพาะรายโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่า Outlook ให้เก็บเฉพาะอีเมลธุรกรรมธนาคารในช่วง 10 วันที่ผ่านมา และเก็บอีเมลที่เก่ากว่านั้นไว้ในที่เก็บถาวรโดยอัตโนมัติ

ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกอีเมล คลิกแท็บ หน้าแรก แล้วเลือก "กวาดล้าง " หน้าต่างที่มีตัวเลือกการประมวลผลหลักสี่ตัวเลือกจะปรากฏขึ้น:

อินเทอร์เฟซนี้ช่วยให้คุณตั้งค่าฟีเจอร์ Sweep เพื่อย้ายหรือลบอีเมลโดยอัตโนมัติตามกฎที่กำหนดไว้

• ย้ายข้อความทั้งหมดออกจากกล่องจดหมายเข้า
• ย้ายข้อความทั้งหมดทั้งปัจจุบันและอนาคต
• เก็บเฉพาะข้อความล่าสุดเท่านั้น
• ย้ายข้อความที่เก่ากว่า 10 วันโดยอัตโนมัติ

เร่งความเร็วในการประมวลผลด้วยท่าทางการปัดนิ้วและทางลัด Gmail

ในแอปบนมือถือ คุณสามารถปรับแต่งท่าทางการปัดซ้ายหรือขวาเพื่อลบ เก็บถาวร หรือติดธงอีเมลได้ โดยไปที่ การตั้งค่า > อีเมล > ตัวเลือกการปัด สำหรับผู้ใช้คอมพิวเตอร์ที่คุ้นเคยกับแป้นพิมพ์ลัดของ Google โปรแกรม Outlook อนุญาตให้เปลี่ยนไปใช้แป้นพิมพ์ลัดของ Gmail ได้ใน การตั้งค่า > ทั่วไป > การเข้าถึง > แป้นพิมพ์ลัด

ฟีเจอร์หนึ่งที่น่าสนใจคือ "ขั้นตอน ด่วน " เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณรวมการกระทำหลายอย่างเข้าไว้ในคลิกเดียว เช่น การทำเครื่องหมายอีเมลว่าอ่านแล้วและย้ายไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวร คุณสามารถตั้งค่าได้ที่ เมล > ขั้นตอนด่วน

ควบคุม AI และฟีเจอร์เสริมต่างๆ

หากคุณต้องการความปลอดภัยของข้อมูลอย่างสมบูรณ์และไม่ต้องการใช้ Copilot AI คุณสามารถไปที่ การตั้งค่า > Copilot เพื่อปิดใช้งานคุณสมบัตินี้ได้ นอกจากนี้ ในส่วน ความเป็นส่วนตัวและข้อมูล คุณควรปิดใช้งานตัวเลือกสำหรับการรวบรวมข้อมูลการวินิจฉัยและการวิเคราะห์เนื้อหา เพื่อให้แน่ใจว่า Microsoft จะไม่รวบรวมข้อมูลจากอีเมลของคุณ

สุดท้ายนี้ ให้เปิดใช้งานฟีเจอร์ ยกเลิก การส่งใน เมล > เขียนและตอบกลับ คุณสามารถตั้งค่าหมดเวลาได้สูงสุด 30 วินาที เพื่อให้คุณสามารถเรียกคืนอีเมลที่ส่งผิดที่หรือผิดพลาดก่อนที่จะถูกส่งออกไปจริง

การโฆษณา

แหล่งที่มา: https://baonghean.vn/cach-toi-uu-hoa-outlook-de-quan-ly-email-hieu-qua-hon-gmail-10338732.html