การประชุมอบรมเชิงปฏิบัติการการทำงานเฉพาะทางด้านงานเอกสาร ปี 2567

การประชุมครั้งนี้มีตัวแทนผู้นำหน่วยงานต่างๆ และเจ้าหน้าที่ ข้าราชการ และลูกจ้างของหน่วยงานในสังกัด กระทรวงอุตสาหกรรมและการค้า กว่า 150 คนเข้าร่วม ผู้สื่อข่าวในการประชุมครั้งนี้ ได้แก่ รองศาสตราจารย์ ดร. หวู ถิ ฟุง อาจารย์อาวุโส อดีตหัวหน้าภาควิชาจดหมายเหตุและการจัดการสำนักงาน มหาวิทยาลัยสังคมศาสตร์และมนุษยศาสตร์ มหาวิทยาลัยแห่งชาติเวียดนาม กรุงฮานอย

นางสาวเจิ่น ถิ ถั่น มี รองหัวหน้าสำนักงานกระทรวงอุตสาหกรรมและการค้า กล่าวเปิดการประชุมว่า งานด้านเอกสารและจดหมายเหตุมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่ง โดยมุ่งหวังให้มั่นใจว่าข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรได้รับการจัดส่งอย่างทันท่วงทีสำหรับผู้นำ ผู้บริหาร และการปฏิบัติงานในหน้าที่และภารกิจต่างๆ และส่งผลโดยตรงต่อการแก้ปัญหา คุณภาพ และประสิทธิภาพการดำเนินงานของแต่ละหน่วยงานและหน่วยงาน การดำเนินงานด้านเอกสารและจดหมายเหตุที่ดีจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานของหน่วยงานต่างๆ และช่วยให้หน่วยงานต่างๆ สามารถใช้ประโยชน์และนำเอกสารไปใช้ได้อย่างสะดวกเมื่อจำเป็น

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา รัฐสภา และรัฐบาลได้ออกเอกสารทางกฎหมายและเอกสารแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับการดำเนินงานด้านเอกสารและจดหมายเหตุจำนวนมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง รัฐบาลได้ออกพระราชกฤษฎีกาฉบับที่ 30/2020/ND-CP เพื่อควบคุมประเด็นต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานเอกสาร รัฐสภา เพิ่งผ่านร่างพระราชบัญญัติว่าด้วยจดหมายเหตุ พ.ศ. 2567 (แก้ไขเพิ่มเติมพระราชบัญญัติว่าด้วยจดหมายเหตุ พ.ศ. 2554) ซึ่งจะมีผลบังคับใช้ในวันที่ 1 กรกฎาคม พ.ศ. 2568 พร้อมด้วยหนังสือเวียนและเอกสารแนวทางปฏิบัติอื่นๆ

ในระยะหลังนี้ ผู้นำกระทรวงอุตสาหกรรมและการค้าได้ให้ความสำคัญและกำกับดูแลการออกกฎระเบียบและข้อบังคับเกี่ยวกับงานเอกสารและจดหมายเหตุ ยกตัวอย่างเช่น มติเลขที่ 1748/QD-BCT ลงวันที่ 1 กรกฎาคม 2563 ของกระทรวงอุตสาหกรรมและการค้าว่าด้วยงานเอกสารและจดหมายเหตุ และมติเลขที่ 453/QD-BCT ลงวันที่ 12 กุมภาพันธ์ 2563 ว่าด้วยการประกาศใช้ระเบียบข้อบังคับเกี่ยวกับงานเอกสารและจดหมายเหตุ... นอกจากนี้ สำนักงานกระทรวงยังได้ให้คำแนะนำอย่างแข็งขัน และคณะข้าราชการและลูกจ้างของรัฐมีความตระหนักรู้ในการปฏิบัติตามกฎระเบียบเกี่ยวกับงานเอกสารและจดหมายเหตุเป็นอย่างดี

อย่างไรก็ตาม จากการตรวจสอบระบบเอกสารสำหรับงานจัดเก็บเอกสารจริง หน่วยงานต่างๆ ยังคงสับสน การส่งเอกสารและเอกสารจดหมายเหตุของหน่วยงานต่างๆ ภายใต้กระทรวงฯ ยังคงมีปัญหาอยู่มาก การบังคับใช้กฎหมายเกี่ยวกับงานจัดทำเอกสารยังไม่ได้รับการรับประกันให้เป็นไปตามระเบียบ ข้าราชการ และพนักงานรัฐวิสาหกิจยังไม่เข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงความรับผิดชอบของบุคลากรในการจัดทำเอกสารตามระเบียบ เพื่อนำส่งเอกสารไปยังหอจดหมายเหตุของหน่วยงานหรือหอจดหมายเหตุของหน่วยงานเป็นระยะ

ด้วยเหตุนี้ รองหัวหน้าสำนักงาน Tran Thi Thanh My จึงเน้นย้ำว่าเจ้าหน้าที่ ข้าราชการ และพนักงานของรัฐที่รับผิดชอบงานด้านเอกสารต้องมีความเข้าใจอย่างมั่นคงเกี่ยวกับกฎระเบียบในเอกสารทางกฎหมาย เพื่อนำไปปฏิบัติได้อย่างถูกต้องและครบถ้วน และแนะนำบุคคลและกลุ่มต่างๆ ในหน่วยงานให้ปฏิบัติตามมาตรฐานและกฎระเบียบที่กำหนดไว้

การประชุมฝึกอบรมเชิงลึกเรื่องงานเอกสารและจดหมายเหตุ ประจำปี พ.ศ. 2567 จัดขึ้นเพื่อเสริมสร้างความตระหนักรู้แก่ข้าราชการ ข้าราชการ และลูกจ้างของกระทรวงอุตสาหกรรมและการค้า เกี่ยวกับความหมายและความรับผิดชอบของการปฏิบัติงานเอกสารและจดหมายเหตุ พร้อมกันนี้ ยังได้ให้คำแนะแนวเพิ่มเติมเกี่ยวกับกฎหมาย เพื่อให้ข้าราชการ ข้าราชการ และลูกจ้างสามารถจัดทำและนำส่งบันทึกการทำงานไปยังหอจดหมายเหตุของหน่วยงานได้ตามมาตรฐาน สนับสนุนหน่วยงานในการจัดทำบันทึกการทำงาน จัดเรียง และนำส่งบันทึกการทำงานให้สอดคล้องกับกฎระเบียบปัจจุบัน นอกจากนี้ ยังช่วยเหลือหน่วยงานและนักศึกษาในการเอาชนะความยากลำบากในการบังคับใช้กฎระเบียบเกี่ยวกับการจัดทำและนำส่งบันทึกการทำงาน

ตลอดการฝึกอบรม ผู้เข้ารับการฝึกอบรมได้รับฟังผู้สื่อข่าวแลกเปลี่ยนและให้คำแนะนำเกี่ยวกับความรู้และแนวปฏิบัติเกี่ยวกับงานเอกสารและจดหมายเหตุ รวมถึงแบ่งปันประสบการณ์และแนวทางแก้ไขปัญหาอุปสรรคในการจัดทำเอกสาร สร้างความตระหนักรู้และชี้แจงความรับผิดชอบของบุคลากรในการดำเนินการจัดทำเอกสาร ส่งเสริมการพัฒนาและปรับปรุงรูปแบบการทำงานให้เป็นมาตรฐาน เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานด้านบริการสาธารณะ ในส่วนของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ผู้แทนกรมพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์และเศรษฐกิจดิจิทัลได้นำเสนอความรู้เพื่อพัฒนาทักษะการบริการสาธารณะ ความสามารถในการนำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายในองค์กรไปประยุกต์ใช้ และการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการจัดการเอกสารราชการ

การประชุมฝึกอบรมนี้คาดว่าจะช่วยให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมปรับปรุงระดับการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานเอกสารและการเก็บถาวรได้ดีขึ้นเรื่อยๆ ทำให้เกิดรูปแบบการทำงานที่ทันสมัย เป็นมืออาชีพ และมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะช่วยส่งเสริมการปฏิรูปการบริหารในอนาคต

ที่มา: https://moit.gov.vn/tin-tuc/phat-trien-nguon-nhan-luc/hoi-nghi-tap-huan-cong-tac-chuyen-sau-ve-cong-tac-van-thu-luu-tru-nam-2024.html