คุณควรใช้อีเมล์หรือโทรศัพท์เพื่อการทำงานเมื่อใด?

หลายๆ คนคิดว่าอีเมลและโทรศัพท์มีหน้าที่ในการทำงานเหมือนกัน แต่ในความเป็นจริงแล้ว วิธีการสื่อสารแต่ละอย่างก็มีข้อดีและข้อเสียของตัวเอง

เมื่อใดควรใช้อีเมล์

การใช้อีเมลเพื่อส่งเอกสารและเอกสาร: นี่เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์หากคุณต้องการจัดเก็บและส่งไฟล์และเอกสารสำคัญให้กับเพื่อนร่วมงานหนึ่งคนหรือมากกว่า นอกจากนี้ หากคุณต้องการสรุปรายงานหรือนำเสนอข้อเสนอต่อหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงาน อีเมลเป็นวิธีการสื่อสารข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ ครบถ้วน และถูกต้องที่สุด

การยืนยัน: อีกวิธีหนึ่งในการใช้อีเมลคือใช้เป็นเอกสารยืนยัน ซึ่งคล้ายกับบันทึกหรือจดหมาย แต่ในกรณีนี้ คุณต้องเขียนข้อความที่เฉพาะเจาะจงและให้ข้อมูล และรอให้อีกฝ่ายตอบกลับหลังจากพิจารณาอย่างรอบคอบแล้ว

ผู้ใช้ยังสามารถใช้อีเมล์เพื่อยืนยันการเดินทาง เข้าร่วมการประชุม หรือตัดสินใจที่สำคัญได้

การแบ่งปันข้อมูล: ผู้เชี่ยวชาญด้านอาชีพกล่าวว่าอีเมลเป็นวิธีที่สะดวกและยืดหยุ่นในการแบ่งปันเอกสาร ลิงก์ ไฟล์ PDF รูปภาพ... ให้กับผู้ที่ต้องการ ขณะเดียวกัน ผู้รับยังสามารถตรวจสอบและค้นคว้าข้อมูลได้อย่างง่ายดาย

การจัดการเวลา: อีเมลมีประโยชน์หากคุณต้องทำงานกับผู้คนที่อยู่คนละเขตเวลาหรือต่างตารางเวลา ผู้รับสามารถตรวจสอบข้อความในเวลาที่สะดวกและติดต่อกลับได้ตามตารางเวลาของตนเอง

แต่จะต้องเน้นย้ำว่าข้อมูลที่ส่งผ่านอีเมลไม่จำเป็นต้องได้รับการตอบกลับทันที แต่จะสร้างสถานการณ์การสื่อสารที่ดี เพื่อให้ทั้งผู้ส่งและผู้รับมีข้อมูลที่ครบถ้วนและมีเวลาตอบสนองที่เหมาะสม

คุณควรใช้อีเมล์หรือโทรศัพท์เพื่อการทำงานเมื่อใด?

โทรศัพท์ช่วยให้ผู้ใช้แสดงข้อมูลและอารมณ์ได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ภาพประกอบ: Linkedin

ฉันควรใช้โทรศัพท์เมื่อไร?

บางคนคิดว่าการสื่อสารทางอีเมลมีประสิทธิภาพเทียบเท่ากับการสื่อสารด้วยเสียง แต่งานวิจัยกลับชี้ว่าไม่เป็นเช่นนั้น ในปี 2021 นักวิจัย Amit Kumar และ Nicholas Epley พบว่าการโต้ตอบด้วยเสียง เช่น การโทรศัพท์ การแชทด้วยเสียง และ วิดีโอ แชท สามารถสร้างความสัมพันธ์ทางสังคมที่แข็งแกร่งกว่าวิธีอื่นๆ กล่าวอีกนัยหนึ่ง การพูดคุยแทนการส่งอีเมลหรือส่งข้อความมีประโยชน์ทางสังคมอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง:

รับข้อมูลอย่างรวดเร็ว: คุณสามารถรับสายโทรศัพท์ได้ทุกที่ทุกเวลาเพื่อยืนยันความปลอดภัยของข้อมูล อัปเดตบัญชี เปลี่ยนรหัสผ่าน แทนที่จะต้องรอการตอบกลับทางอีเมล

การสร้างความสัมพันธ์: ไม่มีอะไรทดแทนการสื่อสารและสร้างความสัมพันธ์กับคนๆ หนึ่งแบบเห็นหน้ากันได้ ผ่านทางโทรศัพท์ คุณสามารถได้ยินเสียง น้ำเสียง การแสดงออก และน้ำเสียงของอีกฝ่าย ซึ่งเป็นวิธีการสื่อสารที่แตกต่างอย่างสิ้นเชิงจากอีเมล ซึ่งก็คือการส่งเนื้อหานั่นเอง

การแจ้งเตือนตารางงานเร่งด่วน: สำหรับเรื่องเร่งด่วนที่ต้องแจ้งและดำเนินการทันที จำเป็นต้องโทรศัพท์แจ้ง นอกจากนี้ คุณยังสามารถรับสายได้ทุกที่ ขอเพียงมีสัญญาณโทรศัพท์

หากคุณส่งอีเมล์ ก็ไม่แน่ใจนักว่าอีกฝ่ายจะได้รับหรือไม่หากไม่ได้ออนไลน์อยู่

ใช้ในการสนทนาที่ละเอียดอ่อน: บางครั้งการคุยโทรศัพท์ก็ดีกว่าการส่งอีเมล เพราะคุณสามารถแสดงความคิดใหม่ๆ สารภาพกับใครบางคน หรือตัดสินใจโดยไม่ทิ้งร่องรอยไว้ในรูปแบบอีเมลหรือข้อความ

นอกจากนี้ ระดับเสียง จังหวะ และรูปแบบการพูดยังช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจคุณมากขึ้น แสดงความปรารถนาดี และหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดที่ไม่จำเป็นหากใช้เพียงคำพูดเท่านั้น

ตามรายงานของ VNE

แหล่งที่มา