Ca Mau, belge dijitalleştirmesinin zaman açısından seçici olması gerektiğini ve dijitalleştirilmesi gereken belgelerin israfı önlemek için toplu olarak dijitalleştirilmemesi gerektiğini belirtiyor.

21 Nisan 2025 öğleden sonra, Ca Mau İl Parti Komitesi Daimi Sekreter Yardımcısı Yoldaş Nguyen Duc Hien, İl Parti Komitesi danışma ve destek kuruluşlarının liderlerinin, Anavatan Cephesi Komitesinin ve il düzeyindeki sosyo-politik örgütlerin, ilçe Parti Komitelerinin, şehir Parti Komitelerinin ve İl Parti Komitesine doğrudan bağlı Parti Komitelerinin temsilcileriyle, siyasi sistem aygıtının yeniden düzenlenmesi sürecinde arşivleme, belge yönetimi, belge veri tabanları ve belgelerin dijitalleştirilmesi çalışmaları hakkında bir çalışma toplantısı gerçekleştirdi.

Toplantı sahnesi

Çalışma oturumunda delegelere, yerel düzeyde siyasi sistem ve idari birimlerin düzenlenmesi ve örgütlenmesi sürecinde belgelerin ve belge veri tabanlarının arşivlenmesi ve yönetimine ilişkin 10 Nisan 2025 tarihli ve 64-CV/TW sayılı Sekreterya Resmi Yazısı; idari birimlerin düzenlenmesinde belgelerin dijitalleştirilmesine ilişkin bir dizi içeriğe rehberlik eden 9 Nisan 2025 tarihli ve 14204-CV/VPTW sayılı Merkez Parti Ofisi Resmi Yazısı ve bir dizi ilgili belge hakkında bilgi verildi.

Bazı kurum ve birim temsilcileri, kurum ve birimlerin arşivleme, belge yönetimi, belge veri tabanları ve arşivlerin dijitalleştirilmesinde elde edilen sonuçları aktarırken; aynı zamanda, yeniden yapılanma sürecinde arşivleme, belge yönetimi, belge veri tabanları ve belgelerin dijitalleştirilmesine hizmet eden personel, ekipman ve finans konularında yaşanan zorluk ve sorunları dile getirdiler...

Ca Mau Eyaleti Teftiş Komitesi temsilcisi, İl Parti Komitesi Teftiş Komitesi'ndeki arşivlenmiş belgelerin mevcut durumu hakkında rapor verdi; geçmiş dönemde Merkezi Teftiş Komitesi'nin kayıt yönetimi yazılımının dijitalleştirilmesi ve uygulanması: Buna göre, Ajans'ta saklanan teftiş ve denetim kayıtları düzenlenmiş, indekslenmiş, 5914/9396 gelen belge dijitalleştirilmiş, 2700/3176 giden belge dijitalleştirilmiştir (2020-2025 dönemi); uzmanlaşmış birimler dilekçeleri ve dava dosyalarını Merkezi Teftiş Komitesi yazılımına güncelliyor; ilçe düzeyindeki teftiş komitesi için belgeleri ve dava dosyalarını düzenliyor ve dijitalleştiriyorlar (01 birim düzenleme ve dijitalleştirmeyi tamamladı), ilçe düzeyindeki dilekçeleri ve dosyaları Merkezi Teftiş Komitesi yazılımına güncelleme yapılmadı, yazılım istikrarlı bir şekilde çalışmıyor ve bazı yerler bağlı değil; Aynı zamanda, belgelerin düzenlenmesi ve dijitalleştirilmesi sürecinde bir dizi zorluk ve sorun yaşandığını bildirdi: Gizli belgelerin kopyalanması için tarayıcı ve güvenli USB eksikliği ve Merkez Teftiş Kurulu yazılımındaki kayıtların güncellenmesinde başlangıçta zorluklarla karşılaşılması. "Parti örgütleri ve parti üyelerine ilişkin bilgiler veritabanıyla senkronize edilmediğinden, parti örgüt kodu ve parti üye kodu alanlarının güncellenmesinde zorluklar yaşanmakta, bilgi eksikliği; dilekçe yazılımı dilekçe dosyalarının sisteme eklenmesine izin vermemekte, manuel giriş gerektirmekte ve bu da çok zaman almaktadır ... ".

Ca Mau İl Parti Komitesi Daimi Sekreter Yardımcısı Yoldaş Nguyen Duc Hien, şu sonuca vardı: Rapora göre, bazı kurum ve birimlerin arşiv belgelerinin dijitalleştirilmesi beklentileri karşılamamıştır; İl Parti Komitesi'nin danışma ve destek birimlerinden, doğrudan İl Parti Komitesi'ne bağlı kurum, birim ve parti örgütlerinden, belgelerin dijitalleştirilmesini acil bir ihtiyaç olarak belirlemelerini ve Merkez Komitesi'nin talimatı doğrultusunda öngörülen süreyi sağlamak için belgeleri derhal düzenlemek ve dijitalleştirmek için kaynaklara öncelik vermelerini; ve belgelerin dijitalleştirilmesinde gecikme yaşanmaması için gizli belgelere, şu veya bu belgeye yüklenmemelerini talep etti. Kurum ve birim liderlerinin, yöntemleri, uygulama yöntemlerini, tamamlanma süresini ve ekipler oluşturma, daha fazla kadro ve memur istihdam etme ve belgeleri ortaklaşa düzenlemek ve dijitalleştirmek için görevleri açıkça atama ihtiyacını dikkatlice görüşmek üzere bir araya gelmeleri gerektiğini önerdi; Dijitalleştirme sırasında, dijitalleştirilmesi gereken zaman dilimini ve belgeleri seçmenin gerekli olduğunu unutmayın. Toplu olarak dijitalleştirme yapmayın, çünkü dijitalleştirme tamamlanıp da kullanılmadığında, paylaşılmadığında veya işlerde kullanılmadığında, dijitalleştirme etkili olmayacağı gibi israf da olacaktır. İl Parti Komitesi Ofisi'ne belgelerin dijitalleştirilmesi konusunda rehberlik sağlama görevini verin, aynı zamanda kurum ve birimlerin zorluklarını, sorunlarını ve önerilerini özetleyin ve bunları kaldırma talimatları için İl Parti Komitesi Daimi Komitesi'ne rapor verin. Bu sayede parti örgütlerinin, kurumların ve birimlerin düzenleme ve dijitalleştirme çalışmalarını öngörülen ruh ve zamana uygun olarak en kısa sürede tamamlamalarına yardımcı olun.

Khanh Hung

Kaynak: https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html