Ефективність рішення «Прикріплення зображень за допомогою гіперпосилань»

QTO – У Банку соціальної політики (CSXH) провінції Куангчі щороку народжуються десятки практичних ініціатив та рішень, які поступово покращують якість, продуктивність та ефективність використання кредитного капіталу для політики. Одним з них є «Рішення щодо застосування функції додавання зображень з гіперпосиланнями в Microsoft Word для ілюстрації доказів у звітах щодо подолання існуючих проблем та помилок» групи авторів Хо Ван Куана та Дао Нят Хань Куока. Це просте технологічне рішення, яке приносить практичні переваги у внутрішньому управлінні та звітності.

Ця ідея щодо покращення процесу внутрішньої звітності була «задумана» з практики роботи пана Хо Ван Куана, директора Управління транзакцій, та пана Дао Нят Хань Куока, керівника команди синтезу Банку соціальної політики Хийонг Хоа.

Відомо, що з кінця 2022 року пана Куока було призначено відповідальним за внутрішню інспекцію та контроль у Банку соціальної політики Хийонг Хоа, після періоду посилення його роботи в Камау . Ця робота вимагає від нього опанування всіх записів та документів підрозділу для їх узагальнення та звітування перед керівництвом.

Однак, насправді, процес звітування та виправлення помилок після перевірки все ще має багато недоліків. Хоча підрозділ швидко виправляв та зберігав супровідні зображення, файли звіту про виправлення та ілюстративні зображення часто надсилаються окремо та окремо. Це створює значні труднощі для особи, яка складає звіт, персоналу, який отримує звіт, та роботи з моніторингу та повторної перевірки виправлених помилок.

«З цієї ситуації ми з паном Куаном зрозуміли, що нам потрібне рішення для оптимізації надсилання звітів про виправлення помилок з ілюстративними зображеннями, створюючи наукові дані , логіку та застосовуючи технології для забезпечення зручності, підвищення продуктивності та ефективності роботи», – поділився пан Куок.

Група авторів обмінялася думками та обговорила особливості ініціативи - Фото: TP

Основна відмінність ініціативи полягає у використанні функції додавання фотографій через гіперпосилання замість безпосередньої вставки фотографій. Цей метод допомагає зменшити розмір файлу звіту, легко надсилати та зберігати, але водночас забезпечує візуальність: користувачам потрібно лише натиснути Ctrl + Click, і «докази» відобразяться миттєво.

Використовуючи функцію вкладення зображень за шляхом у Microsoft Word, група авторів вставила окремі ілюстративні зображення для кожного елемента та вмісту у найпростіший для перегляду, розуміння, перевірки та відстеження спосіб. Зокрема, після виправлення помилок підрозділ зберіг окремий документ Word у папці з легкою для запам'ятовування назвою. Водночас, ілюстративні зображення, що підтверджують виправлення, збережіть у підпапці у щойно створеній папці. Далі, назвіть зображення у зрозумілій формі, щоб їх було легше знаходити та вкладати у звітний документ.

У виправлених елементах звіту виділіть (виберіть) вміст, потім клацніть правою кнопкою миші, виберіть «Посилання», виберіть ілюстративне зображення в полі «Шукати в», потім виберіть зображення, що відповідає виправленому вмісту, натисніть «ОК». «Після завершення стисніть папку, що містить документ звіту та ілюстративне зображення, і надішліть її. Приймаючий блок зберігає його, розпакує, потім відкриває файл і натискає на кожен вміст у звіті, щоб переглянути відповідне додане зображення», – описав пан Куок.

Пан Куан зазначив, що цю ініціативу було реалізовано групою авторів приблизно за 1,5 місяці. Після впровадження вона допомогла Банку соціальної політики Хыонг Хоа контролювати процес виправлення існуючих проблем і помилок у послідовній, чіткій та чіткій системі. Звідси легко розпізнати, який контент було виправлено, а який ні.

Завдяки цій ініціативі процес надання підтверджуючих документів, що додаються до звіту, стає науковим та зрозумілим. Одержувач виправленого звіту може легко перевірити виправлені «докази», що сприяє підвищенню продуктивності праці та ефективності роботи приблизно на 40-50% порівняно зі старим процесом. «Ця ініціатива застосовується не лише у сфері внутрішнього інспектування та контролю, але й в інших сферах Банку соціальної політики Хийонг Хоа та досягла вражаючих результатів. Надалі ми продовжуватимемо заохочувати та мотивувати персонал підрозділу докладати зусиль для розробки корисних ініціатив та їх застосування на практиці, щоб діяльність банку могла розвиватися день у день», – підтвердив пан Куан.

Окрім вищезгаданої ініціативи, останнім часом було розроблено та широко застосовано багато рішень та ініціатив посадових осіб та співробітників Банку соціальної політики, що допомагає Провінційному банку соціальної політики працювати все ефективніше. Завдяки цим удосконаленням підрозділ досяг позитивних результатів у досягненні важливих цілей, таких як: збільшення темпів зростання кредитного балансу, мінімізація безнадійної та простроченої заборгованості, а також підвищення ефективності комунікації та управління ощадними та позиковими групами...

Завдяки цьому, пільгові кредити надавалися бідним домогосподарствам та одержувачам полісів своєчасно та ефективно, допомагаючи їм інвестувати, розвивати економіку та стійко виходити з бідності. Хороші та доцільні ініціативи створюють потужну рушійну силу, мотивуючи посадовців та працівників усієї системи Провінційного банку соціальної політики постійно впроваджувати інновації та докладати зусиль для внеску.

Трук Фуонг

Джерело: https://baoquangtri.vn/xa-hoi/202510/hieu-qua-tu-giai-phap-dinh-kem-hinh-anh-bang-sieu-link-ket-ab94b22/