Переваги оцифрування даних про цивільний стан

Електронна система реєстрації та управління актами цивільного стану останнім часом не лише створила зручність для людей, але й підвищила ефективність державного управління актами цивільного стану. Завдяки цій функції вищий орган управління актами цивільного стану може легко перевіряти та контролювати реєстрацію актів цивільного стану підпорядкованого органу реєстрації актів цивільного стану, оперативно виявляти та виправляти помилки в процесі реєстрації.

Прагнучи до задоволення людей

В середині серпня 2025 року пан Нгуєн Ван Там, який проживає в Гамлет 1, комуна Лонг Фу, місто Кантхо , звернувся до Центру адміністративних послуг комуни, щоб подати заявку на виправлення реєстрації домогосподарства. Коли він прибув, він приніс лише оригінали документів, що посвідчують особу, та заповнив форму, надану співробітником з реєстрації домогосподарств комуни. Процес заповнення зайняв близько 15 хвилин. Пан Там схвильовано сказав: «Співробітники тут з ентузіазмом скеровували мене, працювали швидко та допомогли мені заповнити файл для виправлення реєстрації домогосподарства».

Електронні дані цивільного стану зменшують навантаження на систему правосуддя – посадовців із питань цивільного стану. Фото: Кім Нгок

Пан Нгуєн Тхань Зуй, який проживає в селі Бунг Тхум, комуна Лонг Фу, щойно завершив процедуру визнання батьківства. Завдяки електронній системі управління реєстрацією домогосподарств, замість того, щоб витрачати час на пошук паперових документів для порівняння, співробітнику відділу юстиції та реєстрації домогосподарств комуни потрібно лише увійти до електронної системи реєстрації та управління домогосподарствами, щоб знайти інформацію про реєстрацію домогосподарства пана Зуя для вирішення; результати він отримав невдовзі після...

З 1 липня 2025 року по теперішній час Центр обслуговування державних адміністрацій комуни Лонг Фу отримав 204 заявки, з яких 177 було отримано онлайн, 27 – особисто та поштою. Центр опрацював 203 заявки достроково, а 1 заявка все ще обробляється.

Пан Хо Куок Хунг, заступник голови Народного комітету комуни Лонг Фу, директор Центру державного управління комуни, сказав: «Комуна повною мірою використовує інформаційні технології, використання електронної системи реєстрації та управління актами цивільного стану для реєстрації та управління актами цивільного стану. Крім того, Народний комітет комуни оперативно опублікував у Центрі положення про реєстрацію актів цивільного стану з питань, що належать до компетенції комуни. Посадовці юстиції завжди здійснюють свої повноваження та процедури відповідно до закону, не спричиняючи переслідувань чи незручностей людям».

У районі О Мон робота з отримання та вирішення адміністративних документів у сфері цивільного стану також зазнала значних змін, що отримало високу підтримку від населення. Пан Нгуєн Конг Чан, державний службовець відділу юстиції та цивільного стану Народного комітету району, сказав: «Наразі дані про цивільний стан оцифровані, ми не витрачаємо багато часу на перевірку, тому отримання та вирішення адміністративних документів про цивільний стан людей відбувається швидко».

Покращення якості державних послуг

Раніше ведення книг реєстрації домогосподарств у місті здійснювалося переважно методом зберігання інформації в паперових книгах. Цей метод добре зберігає оригінальні дані, інформація є конфіденційною, але обсяг книг та записів реєстрації домогосподарств, що зберігаються, дуже великий. Щороку відділ реєстрації домогосподарств зобов'язаний відкрити нову книгу реєстрації народжень, книгу реєстрації шлюбів, книгу реєстрації смертей, книгу реєстрації усиновлення та книгу реєстрації опікунства. Крім того, для кожного типу відповідної реєстрації домогосподарства зберігаються записи та документи, такі як записи про реєстрацію народжень повинні містити свідоцтво про народження, форму реєстрації народження; записи про шлюб повинні містити форму реєстрації шлюбу та свідоцтво про сімейний стан. Події реєстрації домогосподарств записуються в окремій книзі, що призводить до розпорошення даних реєстрації окремих домогосподарств, що ускладнює пошук...

Люди реєструють свою домогосподарську реєстрацію в Центрі обслуговування державних адміністрацій округу О Мон. Фото: Чан Хунг

Електронна система реєстрації та управління актами цивільного стану є основою електронної бази даних цивільного стану, включаючи програмне забезпечення для реєстрації та управління актами цивільного стану, а також прикладне програмне забезпечення та послуги, розроблені та створені Міністерством юстиції . За даними Департаменту юстиції міста Кантхо, це програмне забезпечення надає установам можливість реєструвати, керувати реєстрацією актів цивільного стану, оновлювати, оцифровувати, стандартизувати та керувати даними про цивільний стан, а також ефективно використовувати електронну базу даних цивільного стану.

Згідно з нормативними актами, агентство реєстрації актів цивільного стану використовує Електронну систему реєстрації та управління актами цивільного стану для оновлення інформації в Електронній базі даних актів цивільного стану, включаючи: інформацію про цивільний стан фізичних осіб та інформацію про цивільний стан батьків, матерів, дружин або чоловіків фізичних осіб у разі змін, пов'язаних з (шлюб, зміна, виправлення цивільного стану, додавання інформації про цивільний стан, повторне визначення етнічної приналежності; визнання батька, матері, дитини; опікунство; усиновлення; реєстрація смерті); запис у книзі актів цивільного стану змін цивільного стану відповідно до рішень та постанов компетентних державних органів; запис у книзі актів цивільного стану цивільного стану громадян В'єтнаму, що було вирішено компетентними іноземними органами.

За словами пані Нгуєн Тхі Фуонг Тху, начальника відділу адміністративної та судової підтримки міського управління юстиції, застосування електронної системи реєстрації та управління актами цивільного стану значно скорочує час, який посадовці відділів юстиції та управління актами цивільного стану витрачають на звітування періодичних статистичних даних. Лише кілька операцій у програмному забезпеченні матимуть конкретні дані, замість того, щоб, як раніше, рахувати кожну сторінку в книзі цивільного стану. Що стосується функцій, то інструменти пошуку, друку та налаштування параметрів в електронній системі реєстрації та управління актами цивільного стану працюють дуже ефективно, швидко та з високою точністю. Програмне забезпечення також має дуже позитивну гнучкість, зокрема, посадовці відділів юстиції та управління актами цивільного стану можуть спочатку вводити інформацію про результати обробки записів про цивільний стан осіб, які перебувають у проекті, а потім перевіряти правильність та передавати до офіційного архіву. Коли електронна система реєстрації та управління актами цивільного стану буде синхронно розгорнута по всій країні, люди зможуть запитувати копії будь-де, незалежно від адміністративних кордонів...

Застосування електронної системи реєстрації та управління актами цивільного стану задовольнило потребу у своєчасному та точному використанні та обміні даними про цивільний стан. Агентства, департаменти та відділення, залежно від своїх повноважень, можуть отримувати доступ до даних про цивільний стан громадян та використовувати їх для виконання спеціалізованих завдань, сприяючи спрощенню адміністративних процедур, покращенню якості державних адміністративних послуг, ефективнішому державному управлінню та економії коштів для людей, оскільки їм не потрібно багато разів і в різних місцях подорожувати.

Розгортання електронної бази даних цивільного стану значною мірою сприяє створенню повного, точного та вичерпного джерела даних про населення. Звідси, це розширює доступ людей до послуг соціального захисту, таких як освіта та охорона здоров'я, та сприяє впровадженню політики місцевого розвитку...

Оцифрування даних цивільного стану – це не лише стратегічний крок на шляху національної цифрової трансформації, але й приносить практичні переваги як людям, так і державним органам управління. Це важлива основа для побудови електронного урядування, підвищення ефективності адміністративного управління та покращення якості державних послуг. Місто Кантхо постійно докладає зусиль для оцифрування та вдосконалення даних цивільного стану, сприяючи сталому розвитку країни в цифрову епоху.

Чан Хунг - Кім Нгок

Джерело: https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html