Переваги оцифрування даних реєстру цивільного стану

Електронна система реєстрації та управління актами цивільного стану не лише полегшила громадянам роботу, але й підвищила ефективність державного управління реєстрацією актів цивільного стану. Завдяки цій зручності органи цивільного стану вищого рівня можуть легко перевіряти та контролювати діяльність органів нижчого рівня з реєстрації актів цивільного стану, оперативно виявляючи та виправляючи помилки в процесі реєстрації.

Прагнучи задоволеності громадян.

В середині серпня 2025 року пан Нгуєн Ван Там, який проживає в будинку Hamlet 1 комуни Лонг Фу міста Кантхо , звернувся до Центру державних адміністративних послуг комуни, щоб подати заявку на виправлення своїх цивільних даних. Він приніс лише оригінальні документи, що посвідчують особу, та заповнив форму, надану співробітником Служби юстиції та цивільної реєстрації комуни; процес зайняв близько 15 хвилин. Пан Там із задоволенням сказав: «Співробітники тут з ентузіазмом допомагали мені, їхня робота була швидкою та ефективною, і вони допомогли мені заповнити мою заяву на виправлення цивільної реєстрації».

Електронні дані реєстрації актів цивільного стану зменшують навантаження на посадовців юстиції та органів реєстрації актів цивільного стану. Фото: Кім Нгок.

Пан Нгуєн Тхань Зуй, який проживає в селі Бунг Тхум комуни Лонг Фу, також нещодавно завершив процедуру визнання батьківства. Завдяки електронній системі реєстрації актів цивільного стану, замість того, щоб витрачати час на пошук паперових документів для перевірки, посадовцям юстиції та реєстрації актів цивільного стану комуни потрібно було лише увійти до електронної системи реєстрації та управління актами цивільного стану, щоб знайти інформацію про реєстрацію пана Зуя та обробити запит; результати він отримав невдовзі після цього…

З 1 липня 2025 року по теперішній час Центр державних адміністративних послуг комуни Лонг Фу отримав 204 заявки, зокрема 177 онлайн та 27 особисто та поштою. Центр опрацював 203 заявки достроково, а 1 заявка все ще обробляється.

Пан Хо Куок Хунг, заступник голови Народного комітету комуни Лонг Фу та директор Центру державних адміністративних послуг комуни, заявив: «Комуна максимально використовує інформаційні технології та електронну систему реєстрації та управління актами цивільного стану в процесі реєстрації та управління актами цивільного стану. Крім того, Народний комітет комуни публічно опублікував у Центрі положення про реєстрацію актів цивільного стану з питань, що належать до компетенції комуни. Посадовці з реєстрації актів цивільного стану завжди діють у межах своїх повноважень та дотримуються процедур, передбачених законом, без переслідувань чи незручностей для людей».

У районі О Мон процес отримання та обробки адміністративних документів у сфері реєстрації актів цивільного стану також зазнав багатьох позитивних змін, отримавши високе схвалення від людей. Пан Нгуєн Конг Чань, співробітник відділу реєстрації актів цивільного стану Народного комітету району, сказав: «Наразі дані реєстрації актів цивільного стану оцифровані, тому ми не витрачаємо багато часу на перевірку, а процес отримання та обробки адміністративних документів, пов’язаних із реєстрацією актів цивільного стану для людей, є швидким».

Покращення якості державних послуг

Раніше управління реєстрацією актів цивільного стану в місті переважно спиралося на зберігання інформації в паперових реєстрах. Хоча цей метод забезпечував збереження оригінальних даних та конфіденційність, він призвів до величезного обсягу записів та файлів цивільної реєстрації. Щороку агентству цивільної реєстрації доводилося відкривати нові книги реєстрації народжень, шлюбів, смертей, усиновлення та опікунства. Крім того, існували окремі файли та документи для кожного типу реєстрації актів цивільного стану, такі як файли реєстрації народжень, що вимагали свідоцтва про народження та форми реєстрації народження; та файли реєстрації шлюбів, що вимагали форми реєстрації шлюбу та свідоцтва про шлюбний стан. Кожна подія реєстрації актів цивільного стану реєструвалася в окремому реєстрі, що призводило до розпорошення та труднощів у пошуку індивідуальних даних реєстрації актів цивільного стану.

Мешканці реєструють свій цивільний стан у Центрі державних адміністративних послуг району О Мон. Фото: Чан Хунг

Електронна система реєстрації та управління актами цивільного стану є основою електронної бази даних реєстрації актів цивільного стану, що охоплює програмне забезпечення для реєстрації та управління, а також інше прикладне та сервісне програмне забезпечення, розроблене та розроблене Міністерством юстиції . За даними Департаменту юстиції міста Кантхо, це програмне забезпечення надає установам засоби для реєстрації, управління, оновлення, оцифрування, стандартизації та управління даними реєстрації актів цивільного стану, а також для ефективного використання електронної бази даних реєстрації актів цивільного стану.

Згідно з нормативними актами, агентство реєстрації актів цивільного стану використовує Електронну систему реєстрації та управління актами цивільного стану для оновлення інформації в Електронній базі даних реєстрації актів цивільного стану, включаючи: інформацію про реєстрацію актів цивільного стану фізичних осіб та інформацію про реєстрацію актів цивільного стану їхніх батьків, подружжя або партнера у разі змін, пов'язаних з (шлюб, зміни, виправлення до реєстрації актів цивільного стану, доповнення до інформації про реєстрацію актів цивільного стану, повторне визначення етнічної приналежності; визнання батьківства; опікунство; усиновлення; реєстрація смерті); запис до книги реєстрації актів цивільного стану змін до реєстрації актів цивільного стану відповідно до рішень та рішень компетентних державних органів; та запис до книги реєстрації актів цивільного стану питань реєстрації актів цивільного стану громадян В'єтнаму, які були вирішені компетентними органами іноземних держав.

За словами пані Нгуєн Тхі Фуонг Тху, начальника відділу адміністративної та судової підтримки міського департаменту юстиції, застосування електронної системи реєстрації та управління актами цивільного стану значно скорочує час, який посадові особи реєстру актів цивільного стану витрачають на звітування періодичних статистичних даних. Лише кількома кліками в програмному забезпеченні можна отримати конкретні дані, замість того, щоб, як раніше, рахувати кожну сторінку в книзі реєстрації актів цивільного стану. Що стосується функціональності, то пошук, друк та налаштування параметрів електронної системи реєстрації та управління актами цивільного стану працюють дуже ефективно, швидко та з високою точністю. Програмне забезпечення також пропонує значну гнучкість; зокрема, посадові особи реєстру актів цивільного стану можуть спочатку вносити інформацію про результати обробки справ громадян у чернетку, а потім перевіряти точність, перш ніж передавати її до офіційного архіву. Коли електронна система реєстрації та управління актами цивільного стану буде впроваджена по всій країні, громадяни зможуть запитувати копії записів з будь-якого місця, незалежно від адміністративних кордонів…

Застосування електронної системи реєстрації та управління актами цивільного стану задовольнило потребу у своєчасному та точному доступі до даних реєстрації актів цивільного стану та їх обміні. Залежно від наданих їм повноважень, установи та департаменти можуть отримувати доступ до даних реєстрації актів цивільного стану громадян та використовувати їх для спеціалізованих заходів, що сприяє спрощенню адміністративних процедур, покращенню якості державних послуг, підвищенню ефективності державного управління та економії коштів громадян, усуваючи необхідність багаторазових поїздок до різних місць.

Впровадження електронної бази даних цивільного стану відіграє вирішальну роль у створенні повного, точного та всебічного джерела даних про населення. Це, у свою чергу, розширює доступ людей до послуг соціального забезпечення, таких як освіта та охорона здоров'я, та сприяє впровадженню політики місцевого розвитку.

Оцифрування даних цивільної реєстрації є не лише стратегічним кроком на шляху національної цифрової трансформації, але й приносить практичні переваги як громадянам, так і державним органам управління. Це вирішальна основа для побудови електронного урядування, підвищення адміністративної ефективності та підвищення якості державних послуг. Місто Кантхо постійно прагне оцифрувати та завершити свої дані цивільної реєстрації, сприяючи сталому розвитку країни в цифрову епоху.

Чан Хюнг - Кім Нгок

Джерело: https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html