Хошимін посилює управління та оцифровує записи після реорганізації адміністративних одиниць

Голова Народного комітету міста Хошимін щойно розпорядився управлінням документацією та архівами після перерозподілу адміністративних одиниць та реорганізації установ та організацій у місті.

Посадовці округу переглядають та редагують файли та документи партійного блоку. Фото: ВАН МІНЬ

Зокрема, установи та організації повинні переглянути та заповнити книгу реєстрації та базу даних для управління вихідними та вхідними документами; і водночас проштампувати заповнений комплект вихідних документів, перш ніж подавати печатку до поліцейського органу, де зареєстровано зразок печатки.

Агентства та організації, створені після реорганізації, повинні видати положення щодо документообігу відповідно до Постанови 30/2020 та інструкцій Департаменту державного архіву та документації. У положеннях необхідно визначити формат та методи подання документів, створення нових реєстрів, відкриття нових систем нумерації та позначення вхідних та вихідних документів, починаючи з номера 01.

Щодо архівної роботи, Голова Народного комітету міста Хошимін звернувся до керівників департаментів, відділень та секторів з проханням отримати записи, архіви та бази даних від відповідних департаментів та відділень провінції Біньзионг (старий) та Ба Ріа - Вунгтау (старий); записи та документи будуть продовжувати зберігатися для забезпечення їхньої безпеки. Зокрема, координувати з Департаментом внутрішніх справ розробку та подання до Народного комітету міста Хошимін роботи з редагування, ремонту, відновлення та створення бази даних архівів.

Голова Народного комітету району, комуни або спеціальної зони отримує записи та документи від старої адміністративної одиниці та має відповідний план експлуатації та правила для обслуговування людей та підприємств.

Голова Народного комітету міста Хошимін також доручив директору Центру цифрової трансформації міста Хошимін підготувати сервери, інфраструктуру зберігання даних, забезпечити інформаційну безпеку; розробити плани інтеграції, використовувати спільні дані, забезпечити взаємозв'язок для обслуговування політичної системи, установ, організацій та окремих осіб.

Голова Народного комітету міста Хошимін доручив директору поліцейського департаменту міста Хошимін керувати розсекречуванням, збереженням та передачею конфіденційних документів і секретних пристроїв зберігання; забезпечувати безпеку та пожежну безпеку на складах тимчасового зберігання під час процесу організації. Зокрема, розслідувати та суворо розглядати випадки навмисного привласнення, знищення, незаконного придбання або передачі документів.

КАМ НУОНГ

Джерело: https://www.sggp.org.vn/tphcm-siet-chat-quan-ly-so-hoa-ho-so-sau-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post802992.html