الجهود المبذولة لضمان أعمال التوثيق والأرشيف عند ترتيب التنظيم

عبء عمل ضخم

في هذه الأيام، أصبح حجم العمل الذي يتحمله أمناء الأرشيف في الأرشيف التاريخي الإقليمي (56 شارع نجوين ثين ثوات، حي تان تيان، مدينة نها ترانج) كبيرًا للغاية. يواصل الناس أخذ السجلات للاستغلال؛ يقوم الأشخاص بترتيب كل ورقة من الورق بعناية لقصها لتكون بمثابة دعامة للمستندات الأرشيفية؛ باحث عن المستندات للحصول على نسخة من المستندات والمصادقة عليها عبر الإنترنت. وتم حشد بقية الموظفين لتوجيه عملية تحرير وترتيب الوثائق.

قامت مجموعة العمل التابعة لإدارة السجلات والمحفوظات الحكومية بمسح منطقة تان تيان، مارس 2025.

في منطقة تان تيان، على الرغم من وجود مستودع منفصل للتخزين المؤقت للوثائق، فإن حجم المخزون الذي يحتاج إلى نقله إلى المستودع للتسليم كبير جدًا أيضًا، في حين أن مسؤولي المنطقة ليسوا على دراية بهذه المهنة. وفقاً لتقرير إدارة الشؤون الداخلية بالمدينة. نها ترانج، بحلول نهاية عام 2024، يجب على إدارات ومكاتب المدينة العاملة في المنطقة المشتركة بين الوكالات نقل مقارها الرئيسية لتسليم الموقع لبناء المركز الإداري للمدينة. نها ترانج. باستثناء الملفات المحررة والمرتبة على الرفوف، يتم تعبئة الملفات والوثائق المتبقية في أكياس وصناديق وتخزينها في العديد من الأماكن. يعمل معظم الموظفين المدنيين والموظفين العموميين في وقت واحد في الأعمال الكتابية والأرشيفية، ولكن ليس لديهم فهم جيد لخبرتهم ومهنتهم، وبالتالي فإن إدارة وتخزين السجلات لا تتوافق مع اللوائح. على الرغم من أن لجنة الشعب بالمنطقة مسؤولة عن ترتيب المستودعات لجمع الوثائق وحفظها، إلا أنها بعد انتهاء العملية لا تستطيع إدارة هذه المستودعات، ولا تستطيع ترتيب الأموال اللازمة للحفاظ على الوثائق وحفظها بشكل آمن.

قالت السيدة فو ثي ثوي نجا - مديرة مركز الأرشيف التاريخي الإقليمي إن الأرشيف التاريخي الإقليمي لا يملك حاليًا مستودعًا متخصصًا، وقد رتبت المقاطعة مستودعًا مؤقتًا في 56 شارع نجوين ثين ثوات بمساحة ^{279 مترًا مربعًا} . قام المركز برقمنة 62,154 ملفاً من وثائق اللجنة الشعبية الإقليمية (من يوليو 1989 إلى 1996)، و59,615 ملفاً من وثائق مجلس المحاكاة والمكافآت الإقليمي؛ يتم حاليًا الحفاظ على 163 مجموعة وثائقية مع أكثر من 1256 مترًا من أرفف الوثائق، أي ما يعادل 43539 سجلًا ووثيقة ورقية ذات قيمة دائمة. حتى الآن، لم يعد لدى الأرشيف التاريخي الإقليمي مساحة لاستقبال الوثائق المقدمة، لذا تحتاج المقاطعة إلى الاهتمام بترتيب أرشيفات إضافية لتلبية الحاجة إلى التخزين المركزي للوثائق بعد إعادة هيكلة الجهاز. كما أن الوكالات الإقليمية لديها العديد من الملفات من عام 2016 وما قبله والتي لم يتم تحريرها بالكامل ويتم تعبئتها وتخزينها في أرشيفات الوكالة. على مستوى المنطقة، يتم تجميع وثائق الوحدات المندمجة وتخزينها في المستودعات والمكاتب؛ ولم تقم بعض المناطق بعد بتنظيم مرافق تخزين مركزية. بعد انتهاء الأنشطة على مستوى المنطقة، لا تزال عملية التخزين المركزي تواجه صعوبات من حيث تكاليف الصيانة وحماية المستودعات والموارد البشرية لاستغلال الوثائق بعد الترتيب بسبب نقص التحرير. وعلى مستوى البلدية، الوضع مماثل. في المحافظة بأكملها، فقط 12/129 بلدية وقسم ومدينة أكملت تحرير الوثائق.

الجهد المبذول لتنفيذ المهمة

في مارس 2025، عمل وفد عمل من إدارة السجلات والمحفوظات الحكومية ( وزارة الداخلية ) في خان هوا على إدارة السجلات والمحفوظات في عملية إعادة تنظيم جهاز النظام السياسي. وبعد إجراء مسح ميداني، توصل الوفد إلى أن الصعوبات التي تواجهها منطقة خان هوا هي صعوبات مشتركة بين العديد من المناطق في جميع أنحاء البلاد. وقد قدم الوفد التوجيه بشأن وضع خطة لإدارة ومعالجة الوثائق وقواعد البيانات قبل وأثناء وبعد ترتيب الوحدة الإدارية؛ تعليمات بشأن الإحصائيات والتغليف والختم وتسليم المستندات وتقسيم البيانات على النظام والتدابير اللازمة لضمان سلامة المستندات المؤرشفة وأمن المعلومات...

المخزن الموجود في 56 Nguyen Thien Thuat ممتلئ.

قال السيد فو تشي فونغ - مدير وزارة الداخلية، إن الوزارة اقترحت أن تستمر إدارة السجلات والمحفوظات الحكومية في توجيه وإزالة العقبات أمام المقاطعة. وفي الوقت نفسه، توصي اللجنة الشعبية الإقليمية بإصدار التوجيه رقم 04 بتاريخ 10 أبريل 2025 بشأن تعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في المقاطعة أثناء عملية إعادة هيكلة الجهاز؛ إعادة تنظيم الوحدات الإدارية وبناء على ذلك يجب تجميع وتجميع الوثائق وقواعد البيانات الخاصة بأية جهة أو منظمة وفقا لأرشيفات تلك الجهة أو المنظمة. وعلى الهيئات والمنظمات إغلاق أرشيف وحداتها اعتباراً من تاريخ انتهاء أعمالها؛ عدم إصدار وثائق إدارية بموجب تفويض من تاريخ نفاذ قرار الجهة المختصة بشأن التنظيم. قبل ذلك، أثناء ترتيب الجهاز التنظيمي، وترتيب وإعادة تنظيم الوحدات الإدارية، يجب الاستمرار في حفظ الوثائق وقواعد البيانات في الأرشيف التاريخي الإقليمي وأرشيفات الوكالة (أو الموقع الذي يتم حفظها فيه) للوحدة الإدارية قبل الترتيب. يُمنع منعًا باتًا حيازة أو نقل أو إتلاف الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية بشكل غير قانوني؛ التلف والتشتت وفقدان الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية أثناء عملية تنظيم الجهاز. يجب أن يتم تسليم الوثائق وقواعد بيانات الوثائق بعد إعادة الهيكلة التنظيمية وفقًا للأنظمة. تطبيق اللوائح بشكل صارم فيما يتعلق بإدارة واستخدام الأختام والشهادات الرقمية للخدمة العامة؛ حماية سرية معلومات المستندات وقواعد بيانات المستندات أثناء الإحصائيات والتعبئة والتسليم والتخزين...

نجوين فو

المصدر: https://baokhanhhoa.vn/xa-hoi/202504/no-luc-dam-bao-cong-tac-van-thu-luu-tru-khi-sap-xep-to-chuc-bo-may-0f55d28/